En realidad, ya es viejo, pero sigue siendo tan actual como siempre: el GoBD. Hasta ahora ha habido un periodo transitorio, pero a partir del 1 de enero de 2017 se aplicarán en su totalidad.
Los "Principios para la correcta llevanza y conservación de libros, registros y documentos en formato electrónico, así como para el acceso a los datos" (GoBD) concretan los requisitos de las autoridades fiscales para el uso de las TI en la contabilidad y otros registros. En concreto, esto significa que cualquier persona que utilice sistemas electrónicos de cualquier forma con fines comerciales que suministren los datos correspondientes que sean relevantes para la contabilidad financiera, entre otras cosas, se ve afectada. Esto incluye los sistemas electrónicos de gestión de cajas y mercancías, así como los sistemas de archivo y gestión de datos.
Los GoBD fueron emitidos por el Ministerio Federal de Finanzas (BMF) en una carta fechada el 14 de noviembre de 2014, y son válidos desde el 1 de enero de 2015. Sin embargo, desde entonces hay un periodo transitorio, lo que significa que los sistemas de caja que no cumplan con los requisitos o lo hagan parcialmente podrán ser utilizados hasta el 31 de diciembre de 2016 como máximo.
Estos cambios
Uno de los principales cambios que entran en vigor como consecuencia del GoBD es, por ejemplo, que las contabilizaciones de las facturas recibidas deben realizarse en un plazo de ocho a diez días. A continuación, las reservas pueden almacenarse en un archivo si éste tiene las mismas opciones de evaluación cualitativa y cuantitativa que el sistema productivo.
Es importante con el archivo electrónico que se garantice la inmutabilidad. Un simple archivo en el sistema de archivos no cumple los requisitos de inmutabilidad sin medidas adicionales. Por lo tanto, quien no trabaje exclusivamente con documentos en papel necesita un archivo electrónico que cumpla los requisitos del GoBD. Los documentos deben almacenarse en él durante el período de conservación de forma completa, disponible en todo momento, inmediatamente legible y legible por máquina.
Para garantizar la inmutabilidad, deben utilizarse soportes de datos inalterables (medios WORM). En cuanto al software, hay que integrar las copias de seguridad, los bloqueos, los registros fijos y el registro automático, que están flanqueados por las restricciones de acceso por parte de la organización de la empresa. Por lo tanto, almacenar los datos en el propio sistema de TPV no es suficiente.
Por cierto: si el sistema de TPV se sustituye durante el período de retención, los datos originales deben migrar a un sistema de archivo en un procedimiento documentado. No se permite la reimpresión.
Documentos originales
El GoBD también estipula que todos los documentos relevantes para los impuestos deben conservarse en el original (excepto los documentos en papel, estos pueden ser escaneados y pueden sustituir al original). Como ejemplo, el Ministerio Federal de Finanzas menciona las facturas o extractos de cuenta que se reciben en formato PDF o de imagen. La conversión a otro formato sólo es admisible si no se restringe la evaluabilidad por parte de la máquina y no se realiza ningún cambio en el contenido.
Inalterabilidad
Sin embargo, no basta con que los documentos archivados sean inalterables. Todos los documentos archivados deben contar con un índice rastreable y único. "La conservación del vínculo entre el índice y el documento electrónico debe garantizarse durante todo el periodo de conservación", afirma el GoBD. Posteriormente, debe garantizarse que los documentos electrónicos se gestionen bajo el índice asignado y puedan encontrarse con él en cualquier momento. En la medida en que se realice una conversión a un formato propio u otro formato o se siga procesando un documento en papel que ya ha sido archivado electrónicamente, ambas versiones electrónicas deben archivarse, ambas deben gestionarse bajo el mismo índice y la versión convertida debe marcarse como tal.
Retención
Pero no todo debe conservarse. Los documentos pueden ser destruidos a menos que se requiera su conservación en el original en virtud de normas no fiscales o fiscales. Tampoco es necesario conservar los correos electrónicos que sirvan para transmitir un documento de relevancia fiscal.
¿Quién es el responsable?
Por cierto, la responsabilidad de cualquier error en la aplicación del GoBD recae en el empresario, incluso si se ha externalizado el tratamiento de datos o se ha contratado a un proveedor de servicios. Los certificados y atestados de terceros también sirven únicamente como criterio de decisión.
Los GoBD se publicaron mediante una carta del Ministerio Federal de Finanzas el 14 de noviembre de 2014. La normativa está vigente desde el 1 de enero de 2015 y sustituye a los Principios de Acceso a los Datos y Verificabilidad de los Documentos Digitales (GDPdU) y a los Principios de los Sistemas Informáticos Contables Adecuados (GoBS).
Los GDPdU se aplican a la evaluabilidad de las máquinas, a la documentación de los procedimientos, al sistema de control interno y al archivo electrónico, así como al acceso a los datos por parte de las autoridades fiscales. Esto aclara que la documentación de procedimiento es obligatoria.
[ http://bit.ly/gobd_bfm ]
Las empresas están obligadas a poner a disposición de las autoridades fiscales los datos de su contabilidad financiera, patrimonial y de nóminas, así como los correspondientes datos maestros y enlaces, de forma que puedan ser evaluados por máquina para su fiscalización. La autoridad fiscal tiene tres opciones:
- Acceso directo a los datos: Aquí, la autoridad fiscal tiene derecho a tomar un acceso de lectura directa a través del sistema de procesamiento de datos de la empresa a todos los datos sujetos a las obligaciones de registro y retención.
- Acceso directo a los datos: Aquí, una evaluación de la máquina de todos los datos sujetos a las obligaciones de registro y retención puede ser solicitada por la empresa o un tercero.
- Transferencia de soportes de datos: Aquí, todos los datos sujetos a requisitos de registro y conservación deben ser proporcionados a la autoridad fiscal con todos los datos de la tabla y los enlaces necesarios para la evaluación en un soporte de datos que pueda ser evaluado por máquina.
¿Por qué el GoBD?
El GoBD presta especial atención al registro electrónico de los ingresos en efectivo, que a menudo no se registran en su totalidad o se modifican posteriormente con software de manipulación. Por lo tanto, existe una amplia normativa sobre el sistema de control interno y la documentación de procedimiento.
En el ámbito de los recibos de caja, la GoBD sólo se aplica a los registros digitales con sistemas de caja registradora, cajas registradoras, cajas registradoras de PC, cajas registradoras de pesaje y taxímetros. No se aplican a la gestión manual del efectivo, como las cajas registradoras de los comercios abiertos.
El GoBD detallado se puede encontrar en http://bit.ly/gobd_bfm.