El mundo de la oficina será diferente cuando las restricciones de la pandemia se reviertan definitivamente. Según una encuesta de Bitkom, el 58% de los encuestados utilizaba total o parcialmente las oficinas domésticas a finales de mayo. A finales de junio, finaliza la obligación del gobierno federal.
El 30 de junio, finaliza la obligación del gobierno federal en cuanto a la oficina de origen. Entonces se podría ordenar a millones de empleados que volvieran a la oficina por completo. Que esto ocurra parece poco probable después del éxito involuntario del Ministerio del Interior. Aunque no todo el mundo está hecho para la oficina en casa, los últimos 15 meses han demostrado que funciona. Sí, hay discusiones sobre los costes indirectos, pero realmente no se oye hablar de empresas que van a la quiebra porque su plantilla no trabaja en la oficina.
¿Con la oficina de nuevo en marcha?
Es probable que muchas empresas se queden sin argumentos si hay un deseo en la plantilla de continuar con el trabajo móvil en parte. Pero, ¿qué pasa con los que, por diversas razones, prefieren trabajar en la oficina? ¿O incluso empleados cuyo trabajo es simplemente inviable desde casa? Un nuevo entorno de oficina debe abarcar todas estas constelaciones y ofrecerles un entorno atractivo.
No se trata de una cosa u otra, sino de ambas. Una oficina híbrida que combina las ventajas para todos. Si quieres, puedes trabajar en casa una parte de la semana y venir a la oficina a propósito. Los que prefieran acudir a la oficina durante toda la semana siempre serán bienvenidos.
Una oficina híbrida es algo más que un lugar de trabajo físico. Especialmente cuando el contacto personal directo entre colegas ya no es posible en el día a día, es EL lugar de encuentro de la empresa. Es un lugar donde se construyen y cultivan las relaciones sociales y se vive la cohesión de la empresa, a pesar de los modelos de trabajo flexibles.
Nuevos conceptos de espacio y presencia
No hay un camino de oro para las empresas, porque la transformación a una oficina híbrida requiere planificación y una evaluación honesta de lo que funcionó bien y lo que no funcionó tan bien en el periodo de crisis.
Un punto de partida serían los nuevos conceptos de espacio: los despachos individuales se convierten en salas de reuniones y las salas de reuniones en lugares de trabajo en equipo. De esta manera, nadie tiene que sentarse solo todo el tiempo a menos que sea absolutamente necesario. Especialmente si las empresas no tienen oficinas abiertas, deberían convertir el mayor número posible de salas en lugares de trabajo múltiples para varios departamentos. Otra forma de crear variedad es mezclar regularmente la disposición de los asientos: no más puestos de trabajo fijos y no sentarse siempre juntos en el mismo equipo. Así se evita un exceso de pensamiento en silos.
Quien llega a la oficina, por ejemplo, nunca debe sentarse en el mismo sitio varios días seguidos. El tamaño de la empresa también determina lo que es factible. Los elementos de gamificación pueden complementar esto. Por ejemplo, quien haya recorrido otros cinco departamentos en medio año recibe un incentivo. Es como una tarjeta de sellos en la cafetería de la esquina.
Enfócate en la colaboración y en reunirte en la oficina
Las franjas horarias dedicadas a reuniones más pequeñas, incluso en horario laboral, son otra forma de promover el intercambio. ¿Por qué no hacer una pausa para el café en la que pueda llamar a su colega de la oficina en casa directamente en la tableta? ¿O incluso una merienda en la que cada semana un departamento diferente le cuente algo sobre sí mismo? Cuanto más se piensa en esta dirección como empresa, más ideas surgen. La oficina híbrida es muy dinámica. Por eso, no sólo se permite probar las cosas, sino que incluso hay que hacerlo.
El fin de las soluciones provisionales supone oportunidades para el comercio de las TIC
Sin embargo, un concepto de oficina tan dinámico necesita una cierta base tecnológica. Esto comienza con los propios puestos de trabajo a distancia. Si las empresas establecen cada vez más y conscientemente estructuras de oficinas híbridas, esto significa también una actualización técnica permanente de la oficina en casa. Las soluciones provisionales, como el uso de ordenadores privados, pueden justificarse cada vez menos.
En cambio, esto significa que los empleados necesitarán en casa el mismo hardware, o al menos uno similar, que en la oficina. Aquí es de esperar una gran necesidad de monitores, ordenadores portátiles, periféricos o incluso impresoras. No todo el mundo puede o quiere integrar una oficina entera entre sus propias cuatro paredes: Así que los dispositivos compactos en particular se volverán interesantes.
La comunicación debe ser posible de forma rápida y sin problemas
Al fin y al cabo, especialmente en las empresas más pequeñas, la posibilidad de limitarse a visitar a los colegas en persona está desapareciendo. En la oficina híbrida, siempre debe ser posible comunicarse adecuadamente sin ningún problema. Algunas empresas especifican aquí cómo se debe utilizar el canal. Además de las soluciones de mensajería y videoconferencia, el buen teléfono de siempre en forma de telefonía en la nube también podría generalizarse.
Al principio de la crisis, muchas empresas tenían muy pocos puntos de acceso VPN. Aunque esta situación ha mejorado en parte, demasiados accesos simultáneos pueden poner a prueba las capacidades informáticas y de red de la empresa. Por lo tanto, las herramientas de colaboración basadas en la nube que no requieren una conexión VPN, como las salas de datos o las soluciones de transferencia segura de datos, están resultando especialmente interesantes. De este modo, se puede reducir el número de conexiones VPN necesarias y aumentar la seguridad de los datos al mismo tiempo.
Los cambios necesitan inversiones específicas
Ahora es el momento adecuado para que muchas empresas utilicen la experiencia adquirida con el anterior acuerdo provisional para adaptar su estructura de trabajo y alinearla con los nuevos requisitos. De este modo, todas las partes interesadas de la empresa pueden beneficiarse. Para los proveedores de hardware y software, ahora es el momento de adaptarse a estas nuevas necesidades.
Fuente de la imagen: FTAPI Software GmbH