El año 2020 también sacudió a fondo el sector de las impresoras y los servicios de impresión gestionados. De repente, los sistemas de impresión de las empresas se quedaban sin utilizar, mientras que al mismo tiempo se demandaban pequeñas impresoras para la oficina doméstica. La tendencia va a continuar.
Todavía estamos a kilómetros de distancia de una oficina sin papel, pero las ventas mundiales de impresoras llevan años disminuyendo. La industria ha reaccionado a esto y considera que incluso las impresoras y, especialmente, los sistemas multifuncionales son sólo una parte de un flujo de trabajo documental en gran medida digital. Y para ello, los fabricantes y el canal quieren proporcionar a los clientes las herramientas adecuadas, gustosamente como servicio. Porque la mayoría de los proveedores de MPS hace tiempo que se han dado cuenta de que ya no pueden limitarse a suministrar consumibles y mantener los dispositivos si quieren seguir en el negocio.
El camino hacia la digitalización es tan sencillo como complejo. Un buen asesoramiento y un buen servicio son necesarios para mantener bajos los costes de seguimiento y evitar malas inversiones. Este servicio es importante y nos complace proporcionarlo. Nuestros clientes deben estar preparados para invertir de forma sensata por adelantado para que haya una reducción significativa de los costes posteriores y los procesos operativos puedan ser mapeados de la forma más eficiente posible.
La pandemia de Covid 19 hizo que muchos empresarios enviaran al mayor número posible de empleados fuera de las oficinas y a la oficina en casa. En este caso, las empresas que ya habían establecido procedimientos para el tratamiento digital de los documentos tenían ventaja. En este caso, basta con tener una sala de correo con personal que digitalice las cartas entrantes u otros impresos, los asigne y los guarde para su posterior tratamiento digital, lo que también es posible desde la oficina en casa. En cambio, las empresas que aún no han avanzado tanto se han visto obligadas a introducir los procedimientos correspondientes a la velocidad del rayo, lo que resulta difícil, o a equipar a los empleados de la oficina doméstica con dispositivos multifunción. Los dispositivos para grupos de trabajo más grandes, por otro lado, tuvieron menos demanda porque habrían estado en oficinas vacías.
Como resultado, el mercado global de impresoras y equipos multifunción disminuyó un 7,5% en el primer trimestre de 2020 y un 10,2% en el segundo trimestre de 2020, según IDC. En el tercer trimestre del año, las ventas se recuperaron un poco con un aumento del 8,6%, según los investigadores del mercado. Sin embargo, según otro estudio de IDC, este movimiento ascendente aún no ha llegado al mercado alemán.
Según las cifras de IDC sobre el mercado de impresoras de Europa Occidental, la demanda en Alemania se ralentizó más que la media de Europa Occidental, especialmente en el segundo trimestre de 2020. En el tercer trimestre, la cadena en Alemania todavía tuvo que aceptar un descenso moderado del 3,8%, mientras que otros países ya pudieron registrar de nuevo un aumento significativo. Según IDC, los equipos multifunción de tinta y los monoláser de bajo coste tuvieron una demanda especial. Se dice que algunos fabricantes están teniendo problemas con el suministro de dispositivos en este momento, lo que probablemente se deba a los elevados costes de transporte desde Asia.
La disminución del volumen de impresión requiere nuevas estrategias
El volumen de impresión ha disminuido fuertemente en varios sectores, por ejemplo en la restauración, la hostelería y la aviación. También en las escuelas, las impresoras estuvieron paradas durante mucho tiempo. En cambio, en las administraciones públicas y en el sector sanitario se imprimió más, pero no lo suficiente para amortiguar el descenso. Esto afectó principalmente a los proveedores de servicios de impresión gestionados, que no se beneficiaron de los equipos multifunción de consumo que muchas empresas adquirieron para las oficinas domésticas de sus empleados. Para las empresas de MPS, esto debería ser un motivo para pensar aún más en modelos de facturación que dependan menos de los clics y se centren en cambio en la gestión de impresoras y documentos. Los modelos basados en la nube que no requieren un servidor de impresión central son especialmente adecuados para las impresoras multifunción en la oficina doméstica.
Debido a Covid-19, las soluciones MPS tienen que ser más flexibles. Los modelos de facturación rígidos ("contratos por clic") con páginas gratuitas que caducan porque no hay nadie en la oficina han quedado definitivamente obsoletos.
Porque, aunque la pandemia haya terminado, una mayor parte de los puestos de trabajo seguirán estando en la oficina doméstica. Según IDC Research, antes de Covid-19, el 14,4 de todos los empleados con trabajos de oficina en el mundo trabajaban en una oficina en casa. A finales de octubre de este año, el porcentaje era del 44,6%, superando el porcentaje de trabajadores que permanecían en las oficinas de las empresas, que era del 39,3%. Para el futuro próximo, los analistas de IDC esperan que la oficina doméstica vuelva a descender hasta algo más del 22%. Sin embargo, cada vez más personas trabajarán de forma más flexible y cambiarán de oficina. Oficina en casa y trabajo móvil.
Algunos fabricantes de impresoras ya están respondiendo a esta tendencia construyendo dispositivos más compactos para un menor volumen de páginas, pero que siguen teniendo todas las funciones de gestión y mantenimiento remoto de los modelos más grandes. Otras características importantes son el bajo consumo de energía y los bajos niveles de ruido. En este caso, las impresoras multifunción son más demandadas que los dispositivos de una sola función, que también deberían permitir la impresión desde dispositivos móviles como smartphones, tabletas o portátiles conectados vía WLAN. Los fabricantes y el canal pueden esperar un negocio adicional en este sentido, ya que muchas empresas seguramente se darán cuenta de que los dispositivos de consumo económicos sólo son adecuados para el uso profesional en la oficina doméstica de forma limitada y los sustituirán por equipos multifunción profesionales compactos, que además podrán ser gestionados más fácilmente por su propio departamento de TI o por un proveedor de MPS y equipados con consumibles como tóner, tinta y papel.
Vemos los sistemas de impresión, y los sistemas MFP en particular, como una estación de servicio dentro de la empresa. Pueden hacer algo más que imprimir y escanear. La integración de estos en los procesos corporativos debería ser cada vez más importante. De lo contrario, no son más que un componente informático reemplazable.
La seguridad tiene una alta prioridad
La seguridad de los dispositivos y del flujo de trabajo documental es cada vez más importante debido a la descentralización, ya que el número de puntos de ataque es cada vez mayor. Que el tema es importante lo demuestran acciones como las del sitio de noticias especializado en seguridad Cybernews, que utilizó un hackeo "ético" a mediados de año para conseguir que casi 28.000 impresoras insuficientemente protegidas imprimieran un mensaje de advertencia y una guía de seguridad mediante un script especial. Utilizando el motor de búsqueda especializado Shodan, pudieron incluso encontrar unas 500.000 impresoras y dispositivos multifunción vulnerables en todo el mundo. Pueden servir como punto de partida para un ataque más extenso a la red de una empresa, ser utilizados indebidamente para ataques DDoS o como lanzadores de spam. Dado que los equipos multifuncionales, en particular, están equipados con procesadores cada vez más potentes, son un objetivo interesante para los ciberdelincuentes.
Los fabricantes afirman que la seguridad de los dispositivos es una prioridad absoluta para ellos. Así, han dotado a las nuevas generaciones de sus dispositivos de funciones de seguridad adicionales que, por ejemplo, detectan los ataques a través de Internet, impiden la manipulación del firmware o garantizan las actualizaciones automáticas. Además, la configuración de los dispositivos debe ajustarse a: contraseñas seguras u otras formas de autenticación, ausencia de puertos abiertos innecesarios y restricción del acceso a la WLAN. En este caso, los proveedores de MPS también pueden convencer a través de la competencia. Con las soluciones MPS en la nube, el proveedor de servicios recibe notificaciones de los ataques detectados en tiempo real, puede tomar medidas y avisar a sus contactos en la empresa. En el futuro, se utilizarán más funciones de IA para identificar los ataques más rápidamente. Sin embargo, la conexión a la nube de los dispositivos es, por supuesto, otro riesgo para la seguridad, lo que hace necesarias las correspondientes medidas de protección, como un potente cortafuegos.
La sostenibilidad sigue siendo un tema importante
El tema de la sostenibilidad es cada vez más importante. En este caso, no se trata sólo de reducir el número de impresiones superfluas, sino también de prestar atención a la compatibilidad medioambiental a la hora de adquirir los dispositivos. Los fabricantes de impresoras de inyección de tinta señalan el menor consumo de energía en comparación con los dispositivos con unidades de impresión láser o LED. Las impresoras de tinta con grandes depósitos o bolsas en lugar de cartuchos convencionales hacen innecesario el costoso reciclaje de los cartuchos, si es que no acaban en la basura. Pero los fabricantes de dispositivos láser y LED están reduciendo el consumo de energía de sus aparatos e introduciendo cartuchos de tóner fabricados con material reciclado. Además, las primeras impresoras y equipos multifunción con tóner de recarga de la jeringa están disponibles aquí. Sin embargo, en la actualidad sólo hay dispositivos monocromáticos.
Con el fuerte descenso de los volúmenes de impresión en muchas industrias y muchos empleados en la oficina doméstica, la crisis de Covid-19 sólo ha reforzado una tendencia ya existente. Las ventas de equipos multifunción y, sobre todo, de impresoras puras, llevan un tiempo disminuyendo.
Para los fabricantes, el canal y, sobre todo, los proveedores de MPS, esto significa que deben asumir un papel de liderazgo en la digitalización en curso de los flujos de trabajo en las propias empresas y acelerar su propia transformación para convertirse en proveedores de soluciones de gestión digital de documentos y output. Esto incluye necesariamente los servicios de impresión gestionados en la nube.