Gutbrod presentó mySAP Business Suite como su nueva solución ERP. La mediana empresa proveedora del sector de la automoción recibió el apoyo de Steeb Anwendungssysteme.
La máxima calidad de los productos, la entrega a tiempo y la preparación del servicio son los objetivos corporativos más importantes en la industria proveedora del sector de la automoción. Para poder producir a precios de mercado en estas circunstancias, todos los procesos empresariales, desde la planificación y la producción hasta la entrega y la facturación, deben estar automatizados en la medida de lo posible, ser transparentes en todo momento y poder ser rastreados por la dirección: Sólo así se evitan los excesos y los déficits de capacidad, se optimiza el almacenamiento y se minimizan los errores causados por demasiadas intervenciones manuales.
Organizar objetivos
El Grupo Gutbrod, fundado por Horst Gutbrod en Dettingen/Erms, Baden-Württemberg, allá por 1963, también tuvo que superar los retos del mercado moderno. Su origen y competencia principal es la fabricación de herramientas como fase previa a la producción de piezas a medida. Además, existen las áreas de negocio de desarrollo, así como de producción en pre-serie y en serie de piezas estampadas y conformadas listas para instalar, así como de conjuntos y componentes de seguridad/protección contra impactos. En 2001, se construyó otra planta en Schmölln/Turingia para la producción en serie.
Estos objetivos obligan a una organización que funciona bien: el desarrollo personalizado de las herramientas que finalmente producen las piezas de preserie y serie se basa en el departamento de diseño en software de desarrollo y sistemas CAD/CAM apoyados por un sistema de control de proyectos. En la industria del automóvil, las piezas fabricadas se alojan en los llamados almacenes de servicio externo (EDL) o centros de entrega y rendimiento (LLZ). Mientras que los almacenes de servicio externo retiran las piezas en Gutbrod, la empresa es responsable del inventario en el centro de entrega y rendimiento de Daimler-Benz, por ejemplo. Esto significa que debe garantizar automáticamente la reposición. Pero esto también significa que la información precisa sobre la salida de piezas de los almacenes debe fluir directamente hacia la planificación y el control de la producción. En cuanto las piezas se retiran o se instalan en los automóviles, la facturación tiene lugar en el procedimiento de abono.
La heterogeneidad obstaculiza
Gutbrod ya utilizaba el sistema ERP Brain XPPS para la logística con gestión de inventarios, planificación de la producción, producción y control desde 1999. Sin embargo, los costes y los flujos de valor sólo se registraron a través de la contabilidad. Los diferentes sistemas de hardware y software, como el IBM AS/400 para el sistema ERP y el antiguo DOS en el departamento de RRHH, eran dos ejemplos más de la heterogeneidad de la estructura informática que se había creado. La comunicación entre los sistemas funcionaba a través de interfaces o no funcionaba, los maestros de datos de clientes y proveedores se gestionaban de forma redundante en un sistema K+H en contabilidad y en Brain XPPS en producción. La obtención de información sobre los pedidos en curso y la planificación de la producción era difícil, y la agregación de información para el control, lenta o imposible. Por último, pero no menos importante, no había datos actualizados para la gestión empresarial, una situación insostenible para una empresa con un volumen de negocio de más de 100 millones de euros.
Un nuevo comienzo
Así pues, las deficiencias estaban claras: ahora la empresa necesitaba una buena solución para alcanzar los objetivos estratégicos más importantes: Un sistema integrado con almacenamiento central de datos debía acabar con las aplicaciones aisladas y conectarse a los subsistemas mediante interfaces estándar. El nuevo sistema ERP debía tener un alto nivel de funcionalidad en el sistema del proyecto y permitir la integración de la producción y el almacén, aportar procesos empresariales estandarizados para la industria del automóvil y un módulo de control potente y flexible. También era importante una alta cobertura de las funcionalidades estándar requeridas, así como la preparación para el futuro.
Entre los sistemas evaluados en una licitación, Brain XPPS, Baan (ahora Infor) y mySAP Business Suite, el proveedor de Walldorf causó la mejor impresión en términos de funcionalidad, idoneidad para el sector y seguridad futura y de inversión.
100% PYMES
Todo sistema SAP es tan bueno como su planificación e implementación. Y la experiencia ha demostrado que esto es precisamente lo que requiere el apoyo de una casa de sistemas competente. Steeb Anwendungssysteme ganó la carrera aquí. Como filial de SAP y una de las principales casas de sistemas SAP de Alemania, no sólo aportó los conocimientos necesarios sobre el programa ERP, sino también la consultoría y los conocimientos industriales necesarios del sector del automóvil. Un gran punto a favor fue el compromiso con las medianas empresas del socio informático de Suabia, que lleva 30 años de éxito y que hoy emplea a unas 255 personas.
Para simplificar la introducción, el proyecto se planificó y llevó a cabo en dos partes. Gutbrod desarrolló los conceptos técnicos junto con Steeb en un plazo de dos meses, y luego los conceptos fueron revisados por la dirección y los usuarios clave. Dentro de esta preparación, los usuarios clave de nueve áreas especializadas analizaron un proceso en reuniones de integración de un día de duración, que luego debía ser mapeado por Steeb en el mySAP Business Suite. En el proyecto participaron 29 empleados de Gutbrod, doce consultores de Steeb y un empleado más de un socio consultor externo de Steeb. El comité directivo estaba formado por la dirección comercial de Gutbrod y dos consultores de Steeb.
Las mayores preocupaciones antes del complejo proyecto, que la empresa podría casi paralizarse, como ocurrió con la introducción de Brain, no se confirmaron. Para evitar sorpresas desagradables, Gutbrod y el equipo de consultores llevaron a cabo tres grandes pruebas de integración en un plazo de tres meses antes de salir a la luz durante los días libres de producción entre Navidad y Año Nuevo.
El proceso clave decisivo fue la conexión del controlador de flujo de materiales y, por tanto, del almacén de estanterías elevadas, que funcionó sin problemas. Por tanto, la empresa siempre ha sido capaz de cumplir. Sin embargo, quedó claro, sobre todo hacia el final del segundo proyecto, que el tiempo de formación de los usuarios era un poco escaso. Aunque todos los módulos cumplieron las expectativas tras la "Golden Live Session", Gutbrod está ampliando la solución con el apoyo de Steeb Application Systems: algunos de los proyectos ya iniciados incluyen la introducción de SAP BIW (Business Information Warehouse), así como la ampliación de la gestión de proyectos y de la calidad.