Los entornos de trabajo modernos requieren una gestión de salas eficiente y flexible. El sistema de reservas y las pantallas de las salas de reuniones de Roomz crean una solución en este caso. La empresa suiza ha ampliado ahora las posibilidades de uso.
Aunque el tema de la reserva y gestión de habitaciones se solía manejar manualmente en el pasado, hoy en día se utilizan cada vez más sistemas digitales de reserva de habitaciones que ahorran tiempo. El sistema Swiss Roomz, compuesto por pantallas inalámbricas para salas de reuniones y el correspondiente sistema de reserva de salas, proporciona una visión general actualizada de la ocupación de las salas respectivas. Además, los datos de uso pueden evaluarse estadísticamente. Esto debería ahorrar tiempo, recursos y nervios.
El software de gestión puede integrarse en la infraestructura existente. Es compatible con Microsoft Exchange, Office 365, IBM Lotus o Google Calendar. Conectado al WiFi existente, las reservas se pueden hacer y cancelar en tiempo real tanto en la pantalla como a través del sistema de reservas. También existe la opción de equipar las salas de reuniones con sensores que liberan automáticamente la sala si no detectan ningún movimiento.
A partir de ahora, los usuarios pueden mostrar edificios y niveles individuales para reservas independientes, así como recursos libres a través de la plataforma de gestión "Roomz Server". Al hacerlo, el usuario puede elegir si los llamados "tableros de vuelo" enumeran sólo las salas y puestos de trabajo disponibles o todo el plan de ocupación de la planta o el edificio seleccionados. Además, el plan de ocupación también puede visualizarse a través de una smart TV, independientemente de las pantallas de Roomz. Por ejemplo, en la entrada de una zona de coworking o de un área de escritorios compartidos, proporciona información en tiempo real sobre las capacidades disponibles.
La actualización permite ampliar la base de datos del sistema para incluir la dirección y los horarios de apertura. No sólo ofrece una programación semanal ajustada al tiempo, sino también la reducción automática del intervalo de actualización de todas las pantallas cuando la empresa está cerrada. Esto también ahorra batería.
Además, el análisis de uso ahora también incluye las horas de trabajo y refleja la demanda real en consecuencia. Esto se hace sobre la base de todas las reservas y liberaciones o con el apoyo del uso de los sensores de escritorio y habitación de Roomz, que pueden liberar automáticamente la habitación de nuevo si no hay movimiento en ella. Anteriormente, se especificaba un tiempo de espera de 15 minutos. Ahora se puede seleccionar libremente el ciclo de minutos de los sensores. Además, el acoplamiento a las pantallas ya no es necesario.