La oficina sin papel se invoca a menudo y se considera un objetivo deseable por razones de eficiencia y medioambientales. Así que no está de más acercarse al menos a esta utopía. DocuSign, que lleva 16 años en el mercado, quiere aportar la tecnología adecuada para ello.
Daniela Becker es responsable en DocuSign de las cuentas clave en la región EMEA, principalmente de empresas con más de mil millones de facturación. "En DocuSign tampoco existe todavía una oficina completamente sin papeles, pero estamos en camino de conseguirlo", se complace el director.
La mayoría de sus colegas, así como la propia Becker, siguen utilizando papel para tomar notas en las reuniones, "pero todavía no he visto ni utilizado una impresora", dice Becker y subraya: "El impacto positivo de DocuSign en el medio ambiente es enorme. En su día calculamos que actualmente se ahorran 356 millones de kilos de madera al año, 1,9 millones de litros de agua y 52,5 millones de kilos de residuos."
Digitalizando el mundo del trabajo
Sin embargo, DocuSign no es una empresa de tecnología medioambiental o de reciclaje, sino que ofrece herramientas de colaboración, gestión de contratos y firma electrónica. Becker describe el campo de actividad: "En un ciclo típico de contratos, lo primero es el contenido. Las partes del contrato y las cláusulas que se escriben suelen negociarse de abogado a abogado en una plataforma de colaboración, que ofrecemos como parte de DocuSign". En el siguiente paso, el contrato sale al cliente, por ejemplo, que regula componentes como los servicios, incluidos los acuerdos de nivel de servicio y los productos.
DocuSign no trabaja aquí con una plataforma como force.com, por ejemplo, donde se ofrecen extensiones, sino con un soporte organizativo llamado "DocuSign Agreement Cloud", que automatiza todos los procesos antes y después de la firma electrónica.
Gestión de contratos
Los contratos de DocuSign se enriquecen con metadatos. Por ejemplo, cuando se trata de las horas de inicio y finalización y de los acuerdos de nivel de servicio, se almacenan de tal manera que su contenido se puede encontrar de forma transparente y rápida utilizando la función de búsqueda. "Los proveedores de servicios de TI pueden utilizarlo, por ejemplo, para añadir valor a la elaboración de procesos y a la implementación y para facturarlos", dice Becker. En el plano tecnológico, la empresa trabaja con socios como ID Now, entre otros, que proporcionan firmas electrónicas cualificadas para las personas mediante el reconocimiento facial. "Esto lo utiliza, por ejemplo, TeleDoctor24, un servicio web en el que se puede hablar con un médico a distancia y obtener recetas. Dicho médico se califica como tal aquí mediante el reconocimiento facial", informa el gestor de cuentas clave de la consulta. Sin embargo, a menudo basta con una firma electrónica. El cuasi estándar en este entorno es la autenticación de dos factores.
Adquisiciones y ampliaciones
En mayo, DocuSign adquirió Seal Technologies, una ampliación de las opciones de contrato para DocuSign a través de la IA, que ayuda a cribar contratos. Por ejemplo, a la hora de intentar comprender qué oportunidades se esconden para la empresa en sus contratos o qué riesgos pueden acechar. Con la adquisición de Liveoak Technologies también se compró un complemento que ayuda a verificar los contratos para los notarios, por ejemplo a la hora de comprar o vender casas.
Trabajando con el canal
El programa de socios está estructurado de forma clásica, con tres niveles de metales preciosos plata, oro y platino. Cuanto más alto sea el nivel, mejores serán las condiciones, los objetivos de ventas y las cualificaciones requeridas, dependiendo del tipo de asociación.
"En lo que respecta al canal, todavía tenemos muchos planes y buscamos socios con conocimientos de la industria y de la nube que ahora tengan la oportunidad de desempeñar su papel en la digitalización de la contratación en Alemania", detalla Becker.