Lentamente, el papel parece desaparecer en las empresas y las herramientas de comunicación y colaboración de mensajería digital ganan en importancia, según una encuesta de Bitkom. Por primera vez, se dice que hay más facturas digitales que en papel.
Si se quiere atribuir algo positivo a Corona, es quizás que la digitalización ha avanzado rápidamente debido a la pandemia. Y con ello, la visión de las empresas sobre la digitalización también ha cambiado considerablemente. Sólo el 12% de las empresas con 20 o más empleados encuestadas por Bitkom sigue dudando de los beneficios económicos de la digitalización. Al principio de la pandemia, hace un año, el 27% todavía decía no tener claros los beneficios, hace dos años era incluso el 34%. Al mismo tiempo, el 64% afirma que las tecnologías digitales ayudan a la empresa a hacer frente a la pandemia. Y en casi todas las empresas (95 %), la digitalización de los procesos de negocio ha cobrado mayor importancia a raíz de Corona.
"Corona ha provocado un impulso de digitalización en la mente de las personas. Ahora debemos conseguir impulsar la digitalización también en la práctica", afirma el Presidente de Bitkom, Achim Berg. "Aquellos que se establecen digitalmente no sólo pueden sobrevivir mejor a los tiempos de crisis, sino que también se beneficiarán de ello en un periodo posterior al cierre"."
Acerca del estudio
La base de los datos es una encuesta realizada por Bitkom Research en nombre de la asociación digital Bitkom. En el proceso, 502 empresas con 20 o más empleados en Alemania fueron encuestadas por teléfono en marzo y abril de 2021. La encuesta es representativa.
Acelerador y freno de la digitalización al mismo tiempo
Hasta ahora, dos tercios de las empresas han capeado la crisis de Corona muy mal (38%) o bastante mal (28%), sólo un tercio bastante bien (26%) o muy bien (5%). El 23% cree que saldrá fortalecido de la pandemia de Corona, pero más de uno de cada tres (38%) ve su propia existencia amenazada por la pandemia.
"La pandemia está abriendo una brecha de digitalización en la economía alemana", dice Berg. Así, el 47 por ciento de las empresas encuestadas han iniciado proyectos de digitalización que llevaban mucho tiempo pendientes debido a Corona, pero para el 52 por ciento los proyectos de digitalización han quedado en suspenso debido a Corona. Y la mitad de las empresas (46 %) se consideran pioneras en la digitalización de los procesos empresariales y administrativos, mientras que la otra mitad (50 %) son rezagadas. "La crisis de Corona está impulsando la digitalización en una de cada dos empresas y, al mismo tiempo, frenándola en las demás. Corona es tanto un acelerador de la digitalización como un freno a la digitalización", afirma Berg. "No debemos aceptar esto. No debemos dejar atrás a ninguna empresa en lo que respecta a la digitalización. La digitalización debe ser una prioridad en todas las empresas. Allí donde actualmente falta el poder, la política está llamada a proporcionar medidas de apoyo eficaces."
Pero las soluciones de oficina digital todavía tienen potencial
El estudio también muestra que las soluciones de oficina digital han llegado de forma generalizada a las empresas, pero todavía hay mucho potencial en el uso de aplicaciones individuales. Así, el 93% afirma que utiliza soluciones individuales como CRM, ECM o ERP, mientras que otro 4% está planeando o discutiendo su uso. Sin embargo, sólo el 48% utiliza soluciones digitales para digitalizar documentos, el 44% utiliza la gestión de flujos de trabajo, por ejemplo para los procesos de aprobación, y el 41% utiliza archivos electrónicos y gestión de documentos. El output management, por ejemplo, para la generación de documentos, es utilizado por el 35%, el 27% ha introducido soluciones digitales para la investigación interdepartamental de la información de la empresa y el 21% utiliza la firma digital.
En los próximos años, el uso podría aumentar significativamente. Por ejemplo, el 39% está planeando o discutiendo la introducción de soluciones de output management, el 38% de gestión de flujos de trabajo, el 37% de búsqueda de información corporativa entre divisiones, el 34% de archivo electrónico y gestión de documentos, el 33% de digitalización de documentos y el 30% de soluciones de firma digital. Y en el año en curso, el 42% quiere invertir en la digitalización de sus procesos empresariales y administrativos. Entre las grandes empresas de 500 o más empleados, la proporción es aún mayor, con un 59%.
El adiós al papel
Durante la pandemia de Corona, muchas empresas están diciendo adiós al papel. En el 62% de las empresas se imprimen menos documentos que hace un año, y sólo en el 8% se imprimen más. Hace un año, el 49% ya había reducido el número de impresiones y el 15% lo había aumentado. Y también en los procesos administrativos y de oficina, el papel sigue siendo dominante en sólo una de cada cuatro empresas (23%): en el 6% prácticamente todo es papel, en el 17% aproximadamente tres cuartas partes. Por el contrario, los procesos sin papel están totalmente implantados en el 7 por ciento y aproximadamente en tres cuartas partes en el 27 por ciento. En el 40% de las empresas, los procesos sin papel y con papel están más o menos equilibrados.
En la facturación, Corona ha iniciado un cambio de era. Por primera vez, las facturas se emiten predominantemente en formato digital y ya no en papel. Una de cada tres empresas (32%) emite las facturas predominantemente o exclusivamente en formato electrónico, y sólo el 19% lo hace predominantemente o exclusivamente en papel. Hace un año, el 24% utilizaba mayoritariamente facturas electrónicas, pero el 33% lo hacía principalmente en papel. Hace cinco años, incluso, sólo el 18% era electrónico, pero el 58% era en papel. "La clásica factura en papel también está en retirada. Las ventajas de las facturas digitales son evidentes: la facturación y la tramitación se hacen más fáciles y rápidas, las empresas ahorran gastos de envío y recursos de personal y, sobre todo, protegen el medio ambiente porque se utiliza menos papel y se eliminan las rutas de transporte", afirma Berg.
Mensajería, herramientas de colaboración y videollamadas
La comunicación digital es cada vez más importante en las empresas. En la pandemia de Corona, el uso de mensajeros y herramientas de colaboración como Teams y Slack para la comunicación interna y externa, en particular, ha aumentado considerablemente. Por ejemplo, dos tercios (66%) utilizan con frecuencia los servicios de mensajería, frente al 50% de hace un año y sólo el 37% de hace tres años. Y el 45% utiliza con frecuencia herramientas de colaboración, frente al 36% de hace un año. La videoconferencia también se ha convertido en un estándar en la pandemia. Dos tercios (67%) las utilizan con frecuencia, frente al 61% de hace un año, al comienzo de la pandemia, y a sólo el 48% de hace tres años. El uso del smartphone también vuelve a aumentar, con un 89%, frente al 81% (2020) y el 51% (2018) en un nivel alto. Casi no hay cambios en comparación con el año anterior, con un 30 por ciento para los medios sociales (2020: 29 %, 2018: 25 %) - y sin cambios todas las empresas utilizan frecuentemente el correo electrónico.
Hay una evolución inversa para los canales de comunicación clásicos. El correo postal es utilizado con frecuencia por el 60 por ciento, por debajo del 56 por ciento en 2020, pero todavía el 71 por ciento en 2018. Y el fax sólo es utilizado con frecuencia por el 43 por ciento de todas las empresas, por debajo del 49 por ciento de hace un año y el 62 por ciento de hace dos años.
Hay una falta de conocimientos digitales
El ritmo de la digitalización se ve actualmente frenado por la falta de competencia digital en las empresas. Así, sólo el 56% cuenta con el personal necesario para impulsar la digitalización de los procesos empresariales y administrativos. Hace un año, el 72 por ciento de las empresas todavía tenía suficientes empleados con competencias digitales. Sin embargo, sólo el 64% invierte en la formación y el perfeccionamiento digital de sus empleados, después del 70% del año anterior. Y sólo algo menos de la mitad de las empresas (54 %) cuentan con directivos con la competencia digital necesaria para impulsar los procesos de digitalización. "Cuando la digitalización adquiere ahora una importancia masiva para las empresas y debe impulsarse con más fuerza, la falta de conocimientos técnicos es más notable que nunca. Esto hace que sea aún más importante activarse uno mismo y cualificar rápidamente la mano de obra", dice Berg. "La dirección debe entrar en este proceso de forma autocrítica: Si hay una falta de experiencia en la suite ejecutiva, los equipos de digitalización deben ser definitivamente creados y, si es necesario, se debe traer ayuda externa"
Los mayores obstáculos que las empresas ven para la digitalización de su propia empresa son la falta de normas (64%) y los requisitos de protección de datos demasiado altos (63%). Pero la normativa legal general también obstaculiza los proyectos de digitalización (47 %), como el requisito de la forma escrita. La preocupación por la seguridad también obstaculiza la digitalización. Por ejemplo, el 61 % de las empresas teme el acceso no autorizado a los datos sensibles de la empresa, el 57 % cita requisitos de seguridad informática demasiado elevados desde el punto de vista de la empresa y el 49 % teme la pérdida de datos. Y por último, también falta dinero. El 57% se queja de la necesidad de demasiada inversión, el 55% carece de tiempo, el 42% echa de menos el asesoramiento externo y el 39% ve una resistencia general en la empresa a la digitalización.