¿El fax es cosa de ayer? En absoluto, dice Ferrari Electronic, proveedor de productos de fax. Hoy en día, casi ninguna empresa quiere prescindir del fax. Las siguientes diez razones, recopiladas por la empresa berlinesa, deberían dejar claro el porqué. El fax es insustituible para la comunicación moderna.
1. El fax está establecido
Todo el mundo sabe cómo funciona el fax. El fax en papel está establecido desde hace mucho tiempo y se considera el medio más fiable en muchos sectores. Las farmacias, por ejemplo, no reciben la información vital de los medicamentos por correo electrónico, sino por fax.
Pero mientras el destinatario suele seguir teniendo máquinas individuales, los remitentes -como la asociación de farmacias y las empresas farmacéuticas- utilizan el fax por ordenador. Incluso las naves de producción y los almacenes sin conexiones DSL o ISDN siempre pueden ser alcanzados vía fax - incluso los cruceros pueden recibir faxes vía satélite.
2. El fax es verificable
Por cada fax enviado, el remitente recibe un informe de transmisión que indica si la entrega fue exitosa. Este principio, similar al de una carta enviada por correo certificado, se aplica igualmente a los faxes en papel y a los enviados electrónicamente.
Esta peculiaridad del protocolo de fax es técnicamente intransferible al correo electrónico: Los que quieren una confirmación de entrega de sus destinatarios de correo electrónico provocan una ventana de diálogo en el cliente de correo electrónico del destinatario y suelen hacerse impopulares. Por ello, muchos renuncian a enviar confirmaciones por completo.
3. El fax es barato
Comparado con el correo electrónico, el fax puede parecer caro, pero esta forma de pensar subestima las enormes inversiones en infraestructura que se requieren para utilizar el correo electrónico de forma eficiente hoy en día.
Un fax de ordenador habilitado para la red es un producto complementario comparativamente ligero que se conecta al cliente de correo electrónico y a la administración del mismo. Con esta solución, los faxes dentro de una empresa son incluso gratuitos, y los faxes externos cuestan sólo una fracción del franqueo de las cartas. La facturación se realiza a través de la conexión telefónica. El envío de facturas por fax también ofrece un enorme potencial de innovación y ahorro para muchas empresas hoy en día.
4. El fax es rápido
Aunque un fax es más barato que una carta, llega casi sin demora. Además, elimina la molestia de embolsar y franquear. Y con el fax por ordenador, un fax se escribe y se envía con la misma rapidez que un correo electrónico.
5. El fax es fácil
Los modernos sistemas de mensajería unificada integran completamente la función de fax (al igual que los SMS y el correo de voz, por ejemplo) en la infraestructura de correo electrónico. El usuario teclea su fax como si fuera un correo electrónico y escribe el número de fax en el campo de la dirección.
La solución de mensajería unificada crea automáticamente el fax con portada, membrete y los datos de contacto correctos. Aunque el tiempo es el mismo, lo que llega al destinatario tiene una fuerza y unos efectos vinculantes completamente diferentes a los de un correo electrónico.
6. El fax es infalible
Quien envía algo quiere que llegue. Este es precisamente el punto débil del correo electrónico. Más del 90% de los correos electrónicos que reciben las empresas nunca son vistos por el destinatario porque los filtros de spam los clasifican.
A pesar de todos los avances en tecnologías de seguridad, los "falsos positivos" forman parte de la realidad del correo electrónico. El fax, en cambio, es resistente a los filtros de spam porque el contenido de texto de un fax no puede ser reconocido. Pero el fax también es inofensivo, ya que se garantiza que no tiene virus ni troyanos.
7. El fax puede integrarse
Las posibilidades técnicas avanzadas del fax electrónico son bastante desconocidas: Por ejemplo, el despliegue de faxes también es posible en entornos de nube. Además, el envío de faxes sin papel no se limita a los programas de correo electrónico.
Las aplicaciones de oficina, las soluciones ERP (Enterprise Resource Planning), las soluciones CRM (Customer Relationship Management) o las soluciones DMS (Document Management System) también pueden enviar faxes. Por ejemplo, algunos usuarios de SAP con productos adicionales envían ofertas vinculantes directamente desde el sistema y aceleran así sus procesos. Asimismo, los documentos recibidos pueden fluir automáticamente hacia los flujos de trabajo relacionados en función del número de extensión, por ejemplo, pedidos y consultas.
8. El fax es seguro
El fax supone una comunicación confidencial entre puntos finales. El protocolo de fax envía los mensajes directamente desde la máquina de fax emisora a la máquina de fax receptora. El almacenamiento intermedio, las escuchas, la manipulación o la interceptación son técnicamente casi imposibles y aún no se han producido en la práctica.
9. El fax es legalmente seguro
Primero las malas noticias: en Alemania, sólo el envío de fax en papel es per se legalmente seguro. En cuanto se trata de un fax informático, se requiere una firma electrónica.
En este sentido, la ley trata igual al fax electrónico y al correo electrónico. La firma almacena información sobre el fax enviado. Todo el contenido se almacena en un código bidimensional y demuestra que se recibe exactamente el mismo fax que se envió.
Esto hace que las facturas, por ejemplo, sean infalsificables y que no haya problemas con la devolución del IVA. Por ello, las soluciones profesionales de mensajería unificada admiten opcionalmente la firma electrónica para el fax.
10. El fax es popular
Aunque algunas empresas puedan considerar el fax como un elemento técnico y comunicativo secundario, casi siempre y en todas partes hay al menos una razón válida para no eliminarlo: al cliente le encanta el fax.
Y lo utiliza: Siempre que un cliente quiere enviar documentos a una empresa de forma rápida y segura, ya sean pedidos, cancelaciones, rescisiones o recibos, prefiere enviar un fax. Y quien no recibe en la onda en la que los clientes envían parece viejo.