La gestión documental se refiere al conjunto de acciones y procesos que se realizan para administrar los documentos de una organización, desde su creación hasta su disposición final. La gestión documental tiene como objetivo principal garantizar la integridad, la accesibilidad y la disponibilidad de la información contenida en los documentos, así como asegurar el cumplimiento de las normativas legales y regulatorias aplicables.
Entre las principales funciones de la gestión documental se encuentran la planificación y diseño de sistemas de gestión documental, la identificación de los documentos y su clasificación, la gestión de la información contenida en los documentos, el control de la calidad y la seguridad de los documentos, y la disposición final de los documentos.
En cuanto a la clasificación de documentos, existen varios tipos de clasificación, según el criterio utilizado. Algunos de los tipos de clasificación más comunes son la clasificación alfabética, numérica, geográfica, cronológica, temática y alfanumérica.
La clasificación de documentos es importante porque permite organizar la información contenida en los documentos, facilitando su búsqueda y recuperación. Además, la clasificación de los documentos permite establecer relaciones entre ellos y obtener una visión global de la información que contienen.
Según el ciclo vital de los documentos, existen tres tipos de archivos: el archivo de gestión, el archivo intermedio y el archivo histórico. El archivo de gestión es el que contiene los documentos activos, es decir, aquellos que se utilizan con frecuencia en el desarrollo de las actividades diarias de la organización. El archivo intermedio es el que contiene los documentos semiactivos, es decir, aquellos que ya no se utilizan con tanta frecuencia, pero que aún tienen valor administrativo o legal. El archivo histórico es el que contiene los documentos inactivos, es decir, aquellos que ya no tienen valor administrativo o legal, pero que tienen valor histórico, cultural o científico.
Por otro lado, según su función, existen varios tipos de archivos administrativos, como el archivo de personal, el archivo contable, el archivo de compras y el archivo de ventas, entre otros. Cada uno de estos archivos tiene una función específica dentro de la organización y contiene los documentos relacionados con dicha función.
La clasificación documental se considera como un proceso clave dentro de la gestión documental, ya que permite organizar los documentos de acuerdo a un criterio determinado, facilitando su acceso y recuperación en el futuro. La clasificación documental debe realizarse de manera sistemática y rigurosa, siguiendo los criterios establecidos por la organización, y debe ser revisada periódicamente para asegurar su eficacia y eficiencia.
Los tres tipos de clasificación en la gestión documental son la clasificación alfabética, la clasificación numérica y la clasificación alfanumérica.
Clasificar es el proceso de organizar y categorizar documentos según su contenido, tema o finalidad. Algunos ejemplos de clasificación pueden ser por fecha, por tipo de documento, por tema o por área funcional. La clasificación adecuada de los documentos es esencial para una gestión documental efectiva y eficiente.
Los 3 niveles de clasificación de la información son: nivel básico, nivel intermedio y nivel avanzado. En el nivel básico se realiza una clasificación general y se establecen las categorías principales de la información. En el nivel intermedio se profundiza en la clasificación y se establecen subcategorías. En el nivel avanzado se realiza una clasificación detallada y minuciosa, donde se establecen categorías y subcategorías específicas.