La gestión documental es un proceso clave en cualquier organización, ya que permite el control y la organización de la información y los documentos que se generan en el día a día. Entre los aspectos más relevantes de la gestión documental se encuentran la creación de archivos de texto, el inventario documental, la identificación de los elementos de archivo más utilizados y la definición de los tipos de archivos de una empresa.
En primer lugar, para crear un archivo de texto solo se necesita un procesador de texto como Word o Google Docs. Una vez abierto el programa, se selecciona la opción de crear un nuevo documento y se empieza a escribir el texto. Es importante guardar el archivo con un nombre relevante que permita su fácil identificación posteriormente. Además, es recomendable guardar una copia del archivo en una unidad de almacenamiento externo o en la nube para evitar la pérdida de información en caso de fallos en el ordenador.
Otro aspecto importante de la gestión documental es el inventario documental. Este consiste en un registro detallado de todos los documentos que se generan en una organización, incluyendo información sobre su contenido, fecha de creación y ubicación. El inventario documental permite a las empresas tener un mayor control sobre la información que manejan, facilitando su acceso y la toma de decisiones.
En el caso del archivo central, el inventario documental es especialmente relevante, ya que es el lugar donde se almacenan los documentos más importantes de la organización. En este sentido, es fundamental contar con un sistema de organización eficiente para facilitar la búsqueda y acceso a la información por parte de los usuarios.
En cuanto a los elementos de archivo más utilizados, se pueden destacar los expedientes, las facturas, los contratos y los informes. Estos documentos suelen tener una gran importancia para la organización, por lo que su correcta gestión es fundamental para garantizar el éxito de la empresa.
En este sentido, la gestión documental tiene como principales funciones la organización, el control y la conservación de la información. Gracias a la gestión documental, las empresas pueden tener un mayor control sobre la información que manejan, mejorando su eficiencia y reduciendo los riesgos asociados a la pérdida o mal uso de la información.
Por último, es importante destacar que existen diferentes tipos de archivos dentro de una empresa, como los archivos de gestión, los archivos históricos y los archivos de seguridad. Cada uno de ellos tiene un objetivo específico y requiere de un sistema de gestión adaptado a sus necesidades.
En conclusión, la gestión documental es una herramienta fundamental para cualquier organización, ya que permite la organización y el control de la información que se genera en el día a día. La creación de archivos de texto, el inventario documental, la identificación de los elementos de archivo más utilizados y la definición de los tipos de archivos de una empresa son aspectos clave de la gestión documental que deben ser considerados para garantizar el éxito de la organización.
Los tipos de archivos administrativos pueden variar según la organización, pero algunos de los más comunes son: expedientes, informes, actas, contratos, facturas, correspondencia, registros contables y nóminas.
Los tipos de archivos según el ciclo vital del documento son tres: archivo de gestión, archivo intermedio y archivo histórico.
Los 8 procesos de archivo son: clasificación, ordenación, registro, almacenamiento, conservación, recuperación, préstamo y disposición final.