identificar, analizar y evaluar todas las series documentales que genera y recibe una entidad para determinar los plazos de conservación y las disposiciones finales en base a los cuales se elaborarán las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos.
La selección documental es un proceso clave dentro de las empresas, ya que permite la organización, clasificación y almacenamiento de la información que se genera a diario. La correcta gestión de los documentos garantiza la eficiencia y eficacia en las operaciones empresariales, así como la reducción de costos y el cumplimiento de las normativas legales.
Las empresas manejan diferentes tipos de archivos, entre ellos se encuentran los administrativos, financieros, contables, laborales, tributarios, comerciales, entre otros. Cada uno de ellos requiere una gestión particular, dependiendo de su importancia, temporalidad y frecuencia de uso. Es importante destacar que los archivos deben estar organizados de manera lógica y coherente, para que puedan ser fácilmente accesibles y consultados.
Windows 10 utiliza el sistema de archivos NTFS (New Technology File System), que permite la gestión de grandes cantidades de datos y ofrece mayor seguridad y estabilidad en la gestión de los archivos. Además, cuenta con una herramienta de compresión de archivos, lo que permite ahorrar espacio en el disco duro.
Los sistemas operativos (SO) son programas que permiten la gestión de los recursos de la computadora y la interacción con los usuarios. Entre sus principales características se encuentran la interfaz gráfica, la gestión de archivos y carpetas, la configuración de redes, la administración de usuarios y permisos, entre otros.
El MBR (Master Boot Record) es un sistema de particiones utilizado en discos duros con capacidad menor a 2TB, mientras que el GPT (GUID Partition Table) es utilizado en discos duros de mayor capacidad. La principal diferencia entre ambos radica en la cantidad de particiones que pueden tener, siendo el GPT más flexible y permitiendo un mayor número de particiones.
El exFAT (Extended File Allocation Table) es un sistema de archivos diseñado para dispositivos externos, como discos duros externos, memorias USB y tarjetas SD. Por su parte, el NTFS (New Technology File System) es el sistema de archivos estándar en Windows. Aunque ambos sistemas permiten la gestión de archivos de gran tamaño, el NTFS ofrece mayor seguridad y estabilidad en la gestión de los archivos.
Ambos sistemas de archivos tienen ventajas y desventajas en cuanto a la velocidad. Sin embargo, en general, se considera que exFAT es más rápido que NTFS al transferir archivos grandes. Esto se debe a que exFAT tiene un tamaño de clúster más grande que NTFS, lo que permite una transferencia más rápida de archivos grandes. Sin embargo, NTFS es más rápido que exFAT al manejar muchos archivos pequeños, ya que tiene una mejor gestión de los metadatos.
Las características de un documento de archivo son su autenticidad, integridad, fiabilidad, veracidad, unicidad, originalidad, orden y coherencia interna. Estas características aseguran la confiabilidad y la validez del documento como fuente de información histórica y legal. Además, permiten su correcta gestión y conservación en el archivo de la empresa.
Un archivo resumen es un documento que recopila de manera concisa y organizada la información más relevante de un conjunto de documentos relacionados con un tema específico. Es útil para tener una visión general de la información contenida en una cantidad considerable de documentos y facilitar la toma de decisiones en una empresa.