Microsoft Sharepoint es una aplicación basada en la web que permite a las empresas crear su propia intranet corporativa. En esta intranet se puede compartir información y noticias, coordinar tareas y mantener la comunicación, entre otras cosas.
Cuanto más grande es una empresa, más complejo resulta organizar bien la comunicación interna. Por ejemplo, cada vez es más exigente garantizar que todos los empleados reciban siempre la información que es importante para sus respectivas tareas en la empresa. Asimismo, cuando una empresa alcanza cierto tamaño, resulta difícil que cada empleado sepa exactamente qué compañero trabaja en qué departamento o de qué tareas es responsable. Microsoft Sharepoint proporciona a las empresas una colección de herramientas con las que las operaciones y los empleados pueden informarse y organizarse mejor en su propia intranet.
Sharepoint Online en el ecosistema Microsoft 365
Microsoft 365 es la solución en la nube de Microsoft para el trabajo móvil. Aquí, los usuarios y las empresas pueden encontrar de todo, desde almacenamiento en la nube hasta aplicaciones de Office en la nube. Sharepoint también forma parte del ecosistema: Sharepoint Online funciona sin el propio servidor Sharepoint de la empresa directamente en la nube de Microsoft y ofrece todas las funciones básicas importantes del software. Sharepoint Online suele estar ya incluido en una suscripción a Microsoft 365. Desventaja: Sharepoint desde la nube no se puede personalizar a las necesidades de la empresa tan individualmente como sería posible con una versión autoalojada. Además, la gama de funciones puede ser demasiado limitada para algunos propósitos.
Servidor Sharepoint como solución autoalojada
Las empresas que quieran tener más control sobre su sistema Sharepoint o que no necesiten o quieran una solución basada en la nube pueden configurar su propio servidor y alojar allí Sharepoint. Las versiones actuales de los servidores Sharepoint vienen en dos sabores, Sharepoint Standard y Sharepoint Enterprise.
Sharepoint Standard ofrece un conjunto de características básicas. Esto incluye los siguientes temas:
- Sitios web:Crear y compartir páginas de información, por ejemplo, información general, información sobre acciones planificadas, informes sobre eventos y proyectos
Contenido: Facilitar y hacer más eficiente la gestión de todo el contenido que debe ser almacenado y compartido a través de Sharepoint, por ejemplo, automatizar el almacenamiento de documentos de acuerdo con reglas ajustables individualmente
- Comunidades: Facilitar la colaboración, por ejemplo, wikis internos, páginas de perfil para cada empleado con foto e información detallada, organigramas
Búsqueda: Hacer que las funciones de búsqueda sean valiosas para las operaciones diarias, por ejemplo, buscar personas o expertos en temas específicos
Sharepoint Enterprise ofrece funciones avanzadas. Entre ellas se encuentran la integración de funciones de inteligencia empresarial, por ejemplo, los servicios de Excel y Visio, una función de búsqueda más cómoda que incluye la búsqueda por vídeo, así como otras funciones que resultan prácticas para las empresas, por ejemplo, los servicios de Access o InfoPath.