Entre las innumerables soluciones que se están haciendo un hueco en el contexto del trabajo continuado desde la oficina en casa, Microsoft Teams ocupa un lugar especial. Pero hay que tener en cuenta algunos puntos para introducir la herramienta de colaboración sin problemas.
De octubre de 2019 a marzo de 2020, las cifras de usuarios de Microsoft Teams aumentaron de 32 a 44 millones en todo el mundo. Desde las universidades hasta las numerosas empresas medianas, pasando por las empresas artesanales o las start-ups, todas ellas utilizaban (y siguen utilizando) Teams para mantenerse conectadas y colaborar a pesar del distanciamiento social. Y por último, pero no menos importante, el anuncio de Microsoft de que las empresas podrían utilizar Teams de forma gratuita durante los próximos 6 meses disparó la adopción de Teams de forma masiva. Pero para una introducción sin problemas, hay que tener en cuenta algunos puntos.
Cómo conseguir un equipo en Teams
Por defecto, primero cada usuario de Teams tiene la posibilidad de crear un nuevo equipo. Y eso es lo que suele hacer. Sin más, todo el mundo empieza a crear equipos por todas las razones imaginables. La mayoría de los equipos acaban teniendo un solo usuario porque se crearon, por ejemplo, con fines de prueba.
Thomas Gloeckner, desarrollador de software en Layer2, explica el trasfondo: "En teoría, es posible crear hasta 500.000 equipos en un solo tenant, es decir, el entorno de una sola organización. Por ejemplo, tenemos un cliente que tenía más de 700 equipos al inicio del proyecto con una situación de SharePoint correspondientemente confusa en el fondo. Lo que algunos no saben: Detrás de cada equipo hay un sitio de SharePoint con todos los recursos asociados. Existe el peligro de que, sin darse cuenta, se cree un repositorio de documentos sin sentido en el que no se puede encontrar nada."
En un estudio de 2018, el proveedor Panopto descubrió que las grandes empresas estadounidenses pierden 47 millones de dólares debido a una mala gestión del conocimiento, porque los empleados pasan una media de 5,3 horas a la semana esperando información o reproduciendo los resultados existentes. El director de ventas de Layer2, Clemens Streit, lo sabe por la práctica diaria: "Como herramienta principal para la comunicación interna, Microsoft Teams ya se ha establecido en muchas empresas. Pero todo el mundo conoce ese cajón en el que tiramos todo sin clasificar y no podemos volver a encontrar nada si básicamente no se ha acordado ningún sistema. En muchas empresas del mercado, Microsoft Teams se utiliza de forma un tanto caótica, porque a menudo faltan reglas claras, convenciones y herramientas administrativas para el almacenamiento de equipos y canales, estructuras de proyectos, almacenamiento de documentos, permisos, comportamiento de la comunicación, etc."
Link Up Cube Collaboration doma la jungla de Teams y SharePoint
Aquí es precisamente donde Link Up Cube Collaboration de Layer2 debe ayudar. La herramienta automatiza la migración flexible de datos heredados no estructurados -ya sean locales o en la nube- a un nuevo y ordenado entorno de SharePoint y permite una gestión centralizada y simplificada de los equipos más allá del estándar. SharePoint sirve de intranet central desde la que se puede acceder a todos los elementos relevantes del trabajo diario. La perfecta integración con Teams permite a los empleados comunicarse a través de multimedia y trabajar juntos en proyectos.
Gestión del ciclo de vida de los equipos
La palabra clave para la gestión eficiente de los equipos es Teams Lifecycle Management. Todo equipo relacionado con un proyecto sigue un ciclo de vida específico, desde su creación al principio de un proyecto, pasando por la vida del mismo, hasta su finalización y la conservación de los resultados importantes después. Link Up Cube está diseñado para gestionar precisamente este ciclo de vida mediante la estandarización de la estructura del canal y el diseño del sitio de SharePoint. Esto introduce un proceso estructurado para crear, gestionar y archivar equipos. El ambiente es ordenado desde el principio y se mantiene así.
Acerca del autor
Nacido en la Baja Baviera, Stephan Freundorfer estudió primero biología y química en la LMU de Múnich antes de empezar a trabajar como editor en la revista Power Play en 1998. Tras varios puestos como empleado fijo -como el de redactor jefe de MAN!AC o eGames-, desde 2008 trabaja como redactor independiente y coautor de varios libros.
Información complementaria sobre el tema
Consejos para la presentación de equipos
Estas reglas básicas de los equipos evitan el caos:
- ¿Quién puede crear un equipo?
Por ejemplo, se recomienda asignar este permiso solo a los jefes de departamento o a la gestión de proyectos.
¿Cómo debe nombrarse el equipo?
Las directrices de denominación solo pueden definirse con una licencia Azure AD Premium P1. No obstante, unas convenciones de nomenclatura muy sencillas ya ayudan enormemente, por ejemplo, hacer que los equipos de proyecto empiecen por una P y los equipos de departamento por una A.
- ¿Se pueden invitar invitados?
Esta característica sólo puede regularse en principio, es decir, ¡o bien! Desde el momento en que se puede invitar a partes externas, surgen preguntas sobre la protección de datos y el cumplimiento de la normativa, que deben responderse sin falta. El cubo de colaboración Link Up permite una gestión granular de los miembros del equipo externo por sala de equipo.
¿Cuál es el ciclo de vida del equipo?
Un equipo pasa por diferentes fases: Formación y configuración, uso, inactividad: en cada caso, debe determinarse cuándo debe archivarse el contenido de un equipo y posiblemente eliminarse el equipo. Desgraciadamente, en el Office 365 estándar esto solo se puede hacer manualmente, una laguna que Link Up Cube cierra.
.