Desde el 1 de enero de 2020 existe, como parte de la Ley de Caja, la llamada obligación de recibo. Su objetivo es garantizar una mayor justicia fiscal. Pero, ¿qué hay detrás, quién está obligado a emitir recibos y hay excepciones?
La Ley de Protección contra la Manipulación de los Registros Digitales Básicos, también conocida como Ley del Efectivo, se aprobó en diciembre de 2016. Desde el 1 de enero de 2020, de acuerdo con el reglamento del § 146a AO, los sistemas de grabación electrónica deben contar con un dispositivo técnico de seguridad certificado. Se trata de todas las cajas registradoras electrónicas o informáticas y los sistemas de caja registradora que deben registrarse en la oficina de impuestos. Según el Ministerio Federal de Hacienda, se trata de evitar la manipulación de datos y, por tanto, el fraude fiscal. También hay que evitar la manipulación posterior de estos datos en el futuro. Esto es posible mediante el registro (grabación con la consecuencia de que los cambios son visibles) de los datos, que comienza en el mismo momento en que se introducen los datos. Esto se lleva a cabo mediante un dispositivo técnico de seguridad certificado, de modo que se asigna un número de transacción a cada operación para que se puedan reconocer las lagunas en los registros.
Y aquí es donde entra en juego la obligación de recibir. En principio, debe emitirse un recibo a cada empresa participante en los rollos de recibos. Sin embargo, hay algunas excepciones y el comprador no está obligado a llevarse el recibo. En el sitio web del Ministerio Federal de Hacienda también se indica: "La obligación de emitir recibos está diseñada deliberadamente para ser neutral desde el punto de vista tecnológico. Los propietarios de las cajas registradoras son libres de emitir recibos por correo electrónico o por teléfono móvil, por ejemplo."
¿Hay obligación de caja registradora?
El legislador decidió no imponer la obligación de caja registradora al introducir los requisitos de los sistemas de registro electrónico. Por lo tanto, todo empresario puede utilizar también una caja registradora de tienda abierta en lugar de un sistema de registro electrónico si, por ejemplo, se vende mercancía a un gran número de personas desconocidas. No obstante, deben observarse las disposiciones legales, como el artículo 146 del Código Fiscal alemán (Abgabenordnung), es decir, los registros individuales, completos, correctos, oportunos y ordenados, así como otras normas y la jurisprudencia.
Independientemente de si se utiliza una caja registradora de tienda abierta o un sistema de registro electrónico, la regularidad de los registros y contabilizaciones de los ingresos y gastos en efectivo puede verificarse mediante la inspección de la caja registradora.
¿Qué debe escribirse en el recibo?
Además del nombre completo y la dirección del comerciante que realiza la entrega, la información obligatoria también incluye la fecha de emisión del recibo, la hora de inicio y de finalización de la transacción, la cantidad y la naturaleza de los bienes entregados o el alcance y la naturaleza del servicio, la contraprestación y el importe del impuesto que debe pagarse por la entrega de bienes o la prestación de servicios en una sola vez y el tipo impositivo aplicable o, en el caso de una exención fiscal, la indicación de que se aplica una exención fiscal a la entrega de bienes o la prestación de servicios.
¿Hay que comprar una nueva caja registradora?
No es obligatorio sustituir la antigua caja registradora. Con dos condiciones, los sistemas de registro pueden seguir utilizándose hasta el 31 de diciembre de 2022: La caja registradora no puede ser actualizada para cumplir con el §-146a-AO por razones técnicas y el sistema fue adquirido después del 25 de noviembre de 2010 y antes del 1 de enero de 2020 y cumple con los requisitos de la carta del BMF del 26 de noviembre de 2010.
Los detalles están disponibles en el sitio web de la Oficina Federal de Seguridad de la Información.
Exención de la obligación de expedir comprobantes
Según el apartado 6.9 del Decreto de Aplicación de la OA, la exención de la obligación de expedir comprobantes "sólo puede considerarse si se demuestra que existe una dificultad fáctica o personal para el contribuyente individual". La existencia de tal dificultad es una cuestión de cada caso individual y debe ser examinada por las autoridades fiscales locales, según el Ministerio Federal de Finanzas.