El Hospital Universitario de Jena es una gran empresa con más de 4 000 empleados. Gisa GmbH, de Halle, ha recibido el encargo de introducir un sistema electrónico de planificación del despliegue de personal (PEP).
El desarrollo dinámico en la gestión de los recursos humanos trae consigo muchas nuevas exigencias para las empresas y organizaciones. Hay una notable ampliación de las áreas de responsabilidad en los departamentos de personal. Pero también los empleados de los departamentos especializados están ocupados con trabajo burocrático adicional que los aleja de su trabajo real. Aquí es donde se necesitan soluciones informáticas que apoyen a los departamentos en su trabajo diario. Un ejemplo de ello es la planificación electrónica de recursos de personal (PEP).
La programación eficaz del personal es especialmente importante en los hospitales y centros asistenciales. Los responsables de las salas necesitan una herramienta fiable con la que puedan planificar y gestionar sistemas de turnos complejos, pero también reaccionar con flexibilidad a las necesidades de personal a corto plazo. Por otro lado, el departamento de RRHH debe liberarse de actividades formales, como el registro de CC-nóminas de tiempos, por ejemplo para las horas de trabajo nocturno sujetas a paga extra en el sistema SAP, que a menudo son presentadas como listas por las salas.
Con este objetivo, el Hospital Universitario de Jena, una gran empresa con más de 4.000 empleados y 50 instalaciones diferentes, encargó a Gisa GmbH de Halle la introducción del PEP electrónico.
Comprometidos con SAP
Hay más de 90 soluciones de software de varios proveedores para apoyar la programación del personal, incluyendo soluciones especiales para la industria. El Hospital Universitario, sin embargo, ha optado por la aplicación SAP PEP de Gisa. El software estándar SAP R/3 está disponible en el hospital desde 1995. Hasta ahora se han utilizado los módulos comerciales y el componente de administración de personal. Desde 2002, el hospital también utiliza la contabilidad de nóminas de SAP. Por lo tanto, un nuevo sistema de otro proveedor no era una opción. Hasta el año 2005, los responsables de las guardias en los pabellones del Hospital Universitario de Jena anotaban los tiempos de guardia en listas y tablas. Especialmente llevar la contabilidad de tiempos y documentar las horas extras, el trabajo de fin de semana, los pluses de noche y de turno, así como los pluses de fin de semana, requería mucho tiempo. A menudo, la documentación era múltiple, ya que los empleados también anotaban sus horas de trabajo. Barbara Rademacher, jefa de sala en un pabellón neurológico y, posteriormente, directora de proyectos en el hospital universitario, tuvo que fusionar los resúmenes. A menudo esta actividad tenía lugar después del turno o en casa. La Sra. Rademacher tardó unos dos días en completar las cuentas mensuales. A finales de 2006, las enfermeras de las 93 salas se verán liberadas de la documentación burocrática, que les quita hasta un tercio de su tiempo de trabajo diario.
Comenzó con un taller
En primer lugar, Gisa hizo una presentación al Hospital Universitario de Jena sobre la solución de programación de turnos disponible en el estándar SAP. Posteriormente, el personal del proyecto Gisa registró la situación actual en un taller y determinó las expectativas del personal de la clínica respecto al nuevo sistema. A finales de enero de 2005 se disponía en el hospital universitario de un concepto global para la organización del PEP, a partir del cual se llevó a cabo la introducción del sistema junto con los representantes del servicio de enfermería, el departamento de gestión de personal y el centro informático clínico. Inicialmente, la PEP se introdujo en un proyecto piloto en seis salas, incluida la sala neurológica de Barbara Rademacher. Los pilotos podrían utilizarse de forma productiva en agosto de 2005. Hasta principios de octubre se probó el PEP y se hicieron los ajustes necesarios. En enero de 2006, se inició el despliegue en otros centros de enfermería.
Tanto los programadores de turnos como los empleados del Departamento de Gestión de Personal fueron formados por Gisa. Barbara Rademacher estuvo permanentemente a disposición de sus colegas y les ayudó con las preguntas sobre la aplicación. Para el personal del Hospital Universitario, el nuevo sistema supone una enorme simplificación del trabajo: "Nos resulta mucho más cómodo introducir nuestra programación de guardias a través de la interfaz de fácil manejo. El sistema comprueba automáticamente la cobertura de la demanda por turno, y el jefe de sala puede reaccionar directamente a las necesidades de personal deseadas", dice Barbara Rademacher.
Beneficios
PEP crea una lista de turnos electrónica teniendo en cuenta las cualificaciones del personal y las necesidades de la sala correspondiente. Además de la programación del servicio, se realiza una evaluación del tiempo. Esto permite gestionar las cuentas de tiempo, por ejemplo, las cuentas de horas extraordinarias y las ausencias, como las vacaciones y el permiso parental. Además, los pluses y complementos por atención continuada, trabajo nocturno, trabajo en domingos y festivos se generan automáticamente en función de los tiempos registrados y se abonan con la nómina. Además de su declaración de remuneración, cada empleado que participa en la programación de turnos recibe una declaración de tiempo detallada en la que se enumeran sus horas de trabajo diarias, así como los tiempos de guardia, las cuentas de tiempo y otra información adicional necesaria. Wkhr