La TI en la sombra en la oficina en casa pone en peligro la TI corporativa

El trabajo en una oficina en casa tiene un impacto significativo en la seguridad de la TI corporativa, según una encuesta realizada por el especialista en ciberseguridad Forcepoint. Esto se debe a que la mayoría de los trabajadores a domicilio alemanes recurren a la TI en la sombra.

El uso de dispositivos privados y herramientas de software en la oficina en casa, que no son gestionados, controlados y asegurados por la TI central de las empresas, expone a las empresas y sus datos a un alto riesgo de seguridad. En una encuesta de Forcepoint, el 63% de los encuestados afirma que utiliza dispositivos privados para acceder a documentos y servicios de su empresa. El 58% almacena o transfiere datos de trabajo a memorias USB personales. El 55% dice que utiliza el correo electrónico privado o los servicios en la nube para compartir archivos con fines laborales.

Los encuestados citan las razones para utilizar la TI en la sombra: En primer lugar, les facilitó la realización de ciertas tareas relacionadas con el trabajo (56%); en segundo lugar, las políticas de la empresa les dificultaron la gestión de su trabajo en absoluto sin las tecnologías de la información en la sombra (50%).

Manejo descuidado

Además del uso de las tecnologías de la información en la sombra, los trabajadores a domicilio alemanes también demuestran un manejo bastante descuidado de los documentos y equipos físicos de trabajo de su empresa. Por ejemplo, el 67% de los encuestados afirma imprimir documentos en dispositivos utilizados por varias personas en su hogar. El 55% deja los documentos del trabajo tirados por la casa. Además, casi la mitad de los encuestados (47 %) también utilizan los dispositivos proporcionados por el empleador para fines privados. El 36% incluso permite que los miembros de la familia utilicen los dispositivos de la empresa.

Los culpables

Dentro del grupo de usuarios de TI en la sombra, a veces había diferencias considerables. Por ejemplo, los hombres utilizan dispositivos y programas privados para trabajar con más frecuencia que las mujeres. Las personas que realizan trabajos de cuidado en su oficina en casa, como el cuidado de sus hijos, también son más propensas a utilizar la informática en la sombra. La mayor diferencia, sin embargo, se observa en los distintos grupos de edad. Los empleados más jóvenes utilizan las tecnologías de la información en la sombra con mucha más frecuencia que sus colegas de más edad.

"Trabajar desde casa parece tener un efecto más negativo en ciertos grupos que en otros. Los empleados más jóvenes, en particular, se quejan de un mayor impacto negativo en su vida laboral y profesional que los empleados de más edad", comenta la Dra. Margaret Cunningham, investigadora principal de Forcepoint, sobre estas diferencias. "Pueden optar por la TI en la sombra porque poseen y utilizan más dispositivos y cuentas personales, o porque están más familiarizados con diferentes herramientas de software personales. Sin embargo, nuestro estudio también registró niveles de estrés más elevados entre este grupo. Esto podría indicar que se sienten más presionados por el tiempo y los compromisos laborales y, por tanto, adoptan comportamientos más arriesgados para realizar su trabajo. Esto puede exponer a las empresas a un mayor riesgo de ciberseguridad"

Sin malicia

Sin embargo, no se debe concluir que los empleados se comportan de forma arriesgada por malicia. Más bien, simplemente intentan realizar sus tareas en un momento difícil de su vida laboral, explica Forcepoint. Más del 65% de los encuestados alemanes afirman que tienen en cuenta los riesgos de ciberseguridad a la hora de utilizar la TI en la sombra. El 61% afirma haber recibido formación y apoyo adicional por parte de sus empleadores.

El estrés adicional pone en peligro la seguridad

Los factores de estrés adicionales en la oficina doméstica también podrían tener un impacto negativo en la seguridad informática. A más de la mitad de los encuestados (52%) les resulta difícil tomar decisiones diarias cuando trabajan desde casa, y al 59% le resulta difícil separar su vida personal y laboral.

"El bloqueo es un momento estresante para todos los implicados. Los empresarios están haciendo una labor admirable de apoyo al trabajo en casa con la tecnología y la conectividad, pero no deben pasar por alto el factor humano", dijo Cunningham. "Las interrupciones, las distracciones y la atención dividida pueden ser física y emocionalmente agotadoras y tener un impacto negativo en el rendimiento. En algunos casos, esto puede reflejarse en la calidad de los resultados o dar lugar a productos de trabajo defectuosos". Por ejemplo, el 54% de ellos dice ser más olvidadizo, en comparación con el 36% de los empleados sin responsabilidades de cuidado. El 58% del primer grupo comete pequeños errores con más frecuencia y para el 59% las distracciones tienen un impacto negativo en la toma de decisiones. En el segundo grupo, esto sólo es cierto para el 32% y el 45% respectivamente. Si los empleados con responsabilidades asistenciales no reciben apoyo adicional de su empleador, esto también podría llevarles a desviarse de las normas de seguridad informática predefinidas y aprendidas, exponiendo así a sus empresas a riesgos de seguridad aún mayores.

"Las empresas y sus directivos deben tener en cuenta la especial situación psicológica y física de sus trabajadores a domicilio para garantizar una protección informática eficaz. Deben asegurarse de que sus empleados también se sientan cómodos y se comuniquen entre sí en la oficina en casa, así como de que se conciencien de los problemas de seguridad informática y den ellos mismos un buen ejemplo. También deben fomentar la conciliación de la vida laboral y familiar y plantearse días libres de reuniones periódicas y apoyo", dice Cunningham.

La TI en la sombra también tiene beneficios

"La gente en las oficinas domésticas no suele utilizar la TI en la sombra por maldad o descuido, sino para ser más productiva. No podrás evitar que lo hagan", afirma Carsten Hoffmann, director de ingeniería de ventas de Forcepoint. "De hecho, la TI en la sombra puede conducir a la innovación y al aumento de la productividad. Las políticas en blanco y negro que se limitan a bloquear el acceso sólo conducirán a más soluciones. Por lo tanto, hay que centrarse en descubrir el uso de la TI en la sombra y establecer nuevas políticas cuando sea necesario. Las empresas también deben asegurarse de que los datos críticos están definidos y adecuadamente protegidos, porque las nuevas formas de trabajo flexible y el trabajo a distancia perdurarán."