El rápido cambio de la tecnología también está planteando a la contratación de TI grandes retos que ya no pueden superarse con los procedimientos aplicados tradicionalmente. Las plataformas de emparejamiento tecnológico representan una alternativa válida, en cuya comercialización también pueden participar los VAR y las casas de sistemas.
La compra puede ser bastante complicada. Cualquiera que haya buscado un mejor contrato de telefonía móvil, haya contratado un seguro por Internet o haya comprado un coche sabe que, sin la investigación y los portales de comparación en línea, no tiene ninguna posibilidad de encontrar el producto o servicio adecuado.
Esto también es cierto para las empresas, especialmente cuando se trata de compras de tecnología. Cuando se trata de hardware, software o servicios, las empresas tienen que dominar varios retos al mismo tiempo: necesitan entender las tendencias y las tecnologías, necesitan una visión general del mercado, necesitan cumplir los requisitos de sus usuarios y, si es el caso, la normativa de cumplimiento, necesitan poder comprobar la calidad y la fiabilidad de los proveedores y, por último, pero no menos importante, necesitan un precio razonable. Lo que a priori no parece tan difícil se hace mucho más complejo por algunas características del mercado tecnológico:
- Los trastornos de seguridad debidos a la digitalización con consecuencias para la estrategia, organización y métodos de trabajo de las empresas
Rápidos cambios en las necesidades de las empresas usuarias
- Alta velocidad de innovación de los proveedores
- Rápidos cambios en la tecnología
- Globalización y diversidad del mercado
- Rápidos cambios en la tecnología
Y todo tiene que ser más rápido
Y quizás el mayor reto de todos: Tiene que ser rápido. Por un lado, los usuarios corporativos no son diferentes de los consumidores privados. Lo quieren todo y, preferiblemente, de forma inmediata. Por otro lado, las empresas cambian hoy mucho más rápido que hace cinco o diez años. Las formas ágiles de trabajar en cada vez más áreas de negocio promueven esta tendencia de aceleración. La presión por obtener resultados más rápidos crea naturalmente una presión sobre la adquisición de tecnología para que haga su trabajo más rápido.
Sin embargo, las grandes compras de tecnología, como la adquisición de un software empresarial ampliamente implantado, pueden llevar varios meses o incluso años. Como puede ver, es necesario un gran cambio en los procesos de compra existentes si una empresa quiere seguir siendo competitiva en un mundo ágil. Carsten Hochschon, fundador y director general de Knooing: "El proceso de contratación y adquisición de TI en muchas empresas ya no está al día. Las empresas usuarias deben poder tener una visión más rápida del mercado, cribar más rápidamente las ofertas y evaluar mejor y más rápidamente a los proveedores. Esto no es sólo un imperativo para una mayor velocidad. Al mismo tiempo, las tecnologías se vuelven más complejas y la relación entre el proveedor y el usuario cambia en consecuencia, en la dirección de una mayor intensidad y duración". Por supuesto, esto también se aplica a la relación entre la casa del sistema y el usuario. Las empresas medianas, en particular, incluyen a las casas de sistemas en sus licitaciones de forma dedicada o incluso se dirigen a ellas exclusivamente porque no esperan el apoyo directo de los grandes proveedores.
La compra es un medio de diferenciación
La necesidad de cambio también es confirmada por grandes firmas de análisis como Gartner y consultoras como Kienbaum. En la entrada del blog "Procurement as Bottleneck of Agile IT", los consultores de Kienbaum escriben: "El proceso clásico de adquisición de TI está orientado al largo plazo, es burocrático y rígido. (...) Como demuestran estos puntos débiles, la presión actual para el cambio en la contratación de TI es extremadamente alta y es necesaria una clara agilización. Esto es especialmente cierto si otras áreas de TI se ven obstaculizadas en la realización de propuestas de valor ágiles."
La opinión de Gartner añade otros aspectos: "La compra de tecnología ya no es una función táctica", explica el director de investigación Luke Ellery. "Ahora desempeña un papel estratégico y es capaz de diferenciar a una empresa de la competencia". Además, Gartner señala que cada vez se adquiere más tecnología directamente por parte de las unidades de negocio sin que intervenga el departamento de TI. Solo el marketing ya gastó el 22% de su presupuesto en tecnología en 2018, dijo. "Comprar indirectamente a esta escala sin una cuidadosa revisión y transparencia supone riesgos significativos para una organización", explica Ellery en la misma entrada del blog.
Una forma de agilizar el proceso de compra, haciéndolo más transparente y comprensible sin perder el control, son los portales de concordancia. Ofrecen a las empresas usuarias -independientemente de los conocimientos tecnológicos de los usuarios- diversas ayudas para la compra:
- Formulación clara de los requisitos y los objetivos: Al consultar los requisitos, queda claro qué servicios y productos se necesitan. Las buenas plataformas de concordancia evalúan los requisitos en tiempo real a través de la IA mientras aún se están formulando y hacen sugerencias adecuadas al usuario en una fase muy temprana. Además, apoyan a los usuarios en las reuniones de consulta para formular requisitos, objetivos y prioridades. Cuanto más claramente se formulen los parámetros decisivos de un proyecto, más preciso será el proceso de adaptación inteligente.
- Acoplamiento inteligente de los requisitos y las capacidades de servicio: La adecuación inteligente de los requisitos con las soluciones ofrecidas en la plataforma se produce automáticamente. Los usuarios ya no necesitan crear elaboradas listas y comprobar las capacidades de los diferentes servicios. La plataforma de concordancia se encarga de ello. "Inteligente" significa aquí que no sólo se comprueba el ajuste "formal" del requisito y la solución, sino también qué otros de los parámetros introducidos, como el tamaño del proveedor de servicios, la internacionalidad, etc., se cumplen. Las plataformas de emparejamiento tienen en cuenta a los vendedores, los proveedores de servicios y las empresas de software y sistemas.
- Lista de preseleccionados sin investigación: La "lista de preseleccionados" creada automáticamente ahorra a las empresas un considerable esfuerzo de investigación y, por tanto, tiempo y costes.
Asesoramiento posterior: las plataformas de concordancia deben poder acompañar el proceso de contratación posterior en calidad de asesores. De este modo, siguen siendo responsables ante los usuarios, los proveedores y los vendedores de sistemas y pueden garantizar un proceso fluido.Acceso a la base de conocimientos: Una amplia y actualizada base de conocimientos proporciona a las empresas usuarias conocimientos sobre temas tecnológicos de actualidad. Mediante la evaluación de los numerosos requisitos, se crean procedimientos, listas de comprobación y guías de mejores prácticas anónimas, que ayudan a las empresas, durante y después de la adquisición, a manejar los productos y tecnologías adquiridos con mayor facilidad.Efectos de la red: Cuantas más empresas usuarias y empresas proveedoras utilicen una plataforma de emparejamiento, más fuertes serán los efectos positivos de la red, como la precisión, la amplitud del conocimiento metodológico y las experiencias de mejores prácticas.Integración en los sistemas existentes de gestión del ciclo de vida, de la cartera, de la contratación electrónica y de los servicios: las empresas pueden decidir así si quieren integrar la funcionalidad de una plataforma de emparejamiento en otros servicios o si quieren utilizar el servicio de la plataforma de emparejamiento directamente. "Make or Buy" y evaluación comparativa de tecnologías: son especialmente ventajosas las plataformas de correspondencia que pueden evaluar adicionalmente si ya existe una solución adecuada en los sistemas existentes. Esto significa que también puede compararse directamente con las alternativas del mercado, lo que facilita la decisión de "hacer o comprar" y favorece la evaluación comparativa de costes y tecnología. De este modo, se pueden evitar costes innecesarios.
Según el fundador de Knooing, Hochschon, el uso de plataformas de concordancia acelera considerablemente el proceso de compra y mejora notablemente sus resultados. Especialmente si trabajan con herramientas de IA y utilizan activamente su base de conocimientos. "Partimos de la base de que un proceso de compra significativamente más corto tiene un impacto positivo en los costes de TI y en el tiempo de comercialización de las empresas, especialmente cuando se trata de productos y servicios digitales."
Los proveedores y las casas de sistemas también pueden beneficiarse
Para que los portales de correspondencia funcionen, deben ser igualmente atractivos para los usuarios, los proveedores y los VAR. Sólo si todos los grupos utilizan el portal en la medida suficiente, se producirán efectos positivos como la transparencia, la reducción de costes y la creación de conocimientos técnicos para ambos. Con los portales de concordancia, los proveedores se benefician de los siguientes efectos, además de la mediación de los pedidos:
- Visibilidad y transparencia: en un mercado global con millones de productos y servicios, es muy costoso llamar la atención sobre los productos y servicios propios. Esto es cierto para los proveedores especializados, casas de sistemas, por ejemplo, con complementos para las soluciones estándar existentes, pero también para los grandes proveedores. A pesar de los inmensos esfuerzos realizados, a menudo son incapaces de presentar su propia gama de productos de forma comprensible y fácil de usar. Los proveedores más pequeños y las empresas de sistemas a veces no tienen suficiente capacidad de marketing y ventas para dar a conocer sus productos. Aunque se utilicen configuradores inteligentes en la parte de ventas, la credibilidad de las presentaciones de los productos a menudo se resiente por una presentación demasiado agresiva de las ventajas. Esto hace que los compradores potenciales consideren que la presentación no es neutral y busquen otras fuentes de información aparentemente más neutrales. En cambio, en un buen portal de concordancia, todos los productos y servicios coincidentes se presentan al posible comprador de forma neutral y sin sobreventa. Esto conduce a una presentación general más creíble, ya que es más neutral.
- Calidad de las revisiones: La revisión constante de los productos y servicios por parte del proveedor de la plataforma de concordancia contribuye a una mayor credibilidad. El proveedor de la plataforma sólo tiene éxito si sus coincidencias son correctas, es decir, si los productos que se ajustan a los requisitos cumplen realmente lo que prometen. Por ello, los buenos proveedores de plataformas comprueban la información proporcionada por los vendedores y proveedores de sistemas. Si es necesario, les ayudan a ajustar la presentación de sus productos y servicios.
- Alta frecuencia de contacto con los interesados: Las plataformas de concordancia sólo son visitadas por las empresas usuarias cuando se encuentran con desafíos tecnológicos. De esta forma, se consigue un bajo desperdicio y contactos de alta calidad con los clientes potenciales. Dado que un gran número de empresas usuarias figuran como proveedores y VAR en plataformas de emparejamiento bien posicionadas, la frecuencia de las consultas es mucho mayor que en la propia página web del proveedor.
Ampliación del grupo objetivo: según todos los analistas, cada vez se compra más tecnología fuera de los departamentos de TI. A menudo, los departamentos ya no dejan que las TI dicten qué servicios y productos utilizan. Esto significa que los proveedores y las empresas de sistemas, que suelen tener sus contactos más importantes en los departamentos de informática, ya no llegan a partes cada vez más importantes de su grupo objetivo, o lo hacen con mucha dificultad. La función de los portales de comparación es conocida por el personal de los departamentos a través de los portales de comparación orientados al consumidor. Por eso también los utilizan en el entorno B2B. Gracias a la IA y al procesamiento del lenguaje natural, los portales de concordancia inteligente se dan cuenta de si los expertos en informática o los empresarios están utilizando su plataforma y se ajustan a ella en tiempo real. Los profanos en informática reciben una información generalmente comprensible que les permite decidir sobre la idoneidad de los productos y servicios. Análisis de la evolución del mercado: Para las plataformas de concordancia es fácil evaluar las consultas de forma anónima y obtener tendencias de ellas. Cuando se combinan con los resultados de los estudios e investigaciones, se obtiene una imagen realista del mercado que los proveedores pueden utilizar para afinar su enfoque o analizar si es necesario.Ayuda para clasificar y presentar sus propios productos y servicios: No todos los proveedores y empresas de sistemas piensan desde la perspectiva del cliente cuando presentan sus productos. A veces simplemente están orgullosos de su innovación y la ponen en el punto de mira, aunque el grado de innovación no sea el foco de atención para un posible cliente. Sin embargo, a veces simplemente desconocen la situación inicial del cliente potencial y, por tanto, formulan más allá de sus necesidades. Gracias a su conocimiento preciso del mercado y de las necesidades, las plataformas de concordancia pueden apoyar en la formulación y presentación específicas para el grupo objetivo.
Así, las plataformas de concordancia ya cubren numerosos procedimientos que consumen mucho tiempo en el proceso de compra y los automatizan y aceleran considerablemente. Con el desarrollo y la difusión de la IA, seguirán mejorando y ampliando enormemente su funcionalidad en un periodo de tiempo relativamente corto.
Carsten Hochschon concluye: "La adquisición de tecnología se ha vuelto tan compleja que los procesos y procedimientos tradicionales de hace 20 o 30 años ya no son suficientes. Nos hemos propuesto acelerar estos procesos y democratizarlos para que puedan ser utilizados por todos. Para ello, nos centraremos inicialmente en la adecuación inteligente, pero sin dejar de lado los procesos previos y posteriores, como la gestión de requisitos, la aplicación y el control de calidad. Ya es hora de digitalizar la propia contratación".