Cómo comparar dos archivos de Excel

Saber cómo comparar dos archivos de Excel es importante en cualquier entorno en el que muchas personas estén realizando cambios en el mismo archivo. Esto es común en un entorno empresarial o en el caso de que los archivos de Excel se compartan en la nube y muchas personas tengan acceso para realizar cambios.

Afortunadamente, hay varias formas de comparar dos archivos de Excel. En algunos casos, incluso se pueden combinar los cambios realizados en dos archivos de Excel diferentes en un solo archivo.

Las instrucciones de este artículo se aplican a Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel para Microsoft 365 y Excel para Mac

Cómo comparar dos archivos de Excel

Si tiene dos archivos de Excel con varias hojas, el enfoque más sencillo es hacer una comparación completa de la hoja de trabajo con herramientas de terceros.

Puede encontrar algunas herramientas en línea que lo ayudarán a comparar archivos de Excel, pero también hay algunas que puede usar de forma gratuita. Uno de ellos es Spreadsheet Compare, disponible en SourceForge.

Descargue y ejecute la aplicación que instalará un complemento en su aplicación de Excel.

La comparación de hojas de cálculo funciona en todas las versiones de Excel posteriores a Excel 2000, pero solamente es compatible con el sistema operativo Windows.

Para utilizar la comparación de hojas de cálculo para comparar dos archivos de Excel:

  1. Abra los dos archivos de Excel que desea comparar y seleccione el menú Add-ins. En este menú, verá tres opciones: Comparación completa, Comparación rápida y Comparación de rango.

  2. Seleccione Comparación completa. Verá una ventana emergente que muestra ambos archivos en dos campos. Si el archivo antes de que se hicieran los cambios no está en el campo superior, simplemente seleccione el botón Intercambio. Luego seleccione Siguiente.

  3. En la siguiente ventana, puede personalizar cómo se realiza la comparación. Puede cambiar en qué parte de la hoja comienza la comparación, si distingue entre mayúsculas y minúsculas y cómo se identifican las discrepancias. Seleccione Siguiente para pasar a la siguiente ventana.

  4. Seleccione las hojas que desea comparar y presione Añadir para mover esas hojas al panel de la derecha. Elija Siguiente y haga lo mismo con la próxima hoja.

  5. Seleccionar Siguiente para ver la ventana con los ajustes de configuración del informe. Modifíquelos si lo desea, luego presione Siguiente dos veces y Comparar para terminar.

  6. Finalmente, verá cada hoja original actualizada con las celdas cambiadas resaltadas en rojo. La herramienta también crea una tercera hoja con un informe que muestra el valor anterior tachado y el nuevo valor en su lugar.

  7. Esta herramienta es una forma poderosa de comparar hojas de cálculo completas de Excel y ver resultados rápidos con todos los cambios. Puede desplazarse y conservar o eliminar los cambios que desee conservar.

Use Excel para comparar dos hojas

Si tiene hojas de trabajo individuales en un archivo de Excel para comparar, puede hacerlo de diferentes maneras. Una es usar fórmulas para crear una tercera hoja de cálculo que muestre todas las diferencias. Otra es mediante el formato condicional para resaltar las celdas que han cambiado.

Comparar hojas de cálculo de Excel con fórmulas

Si tiene dos hojas que desea comparar, puede crear una tercera hoja que resaltará qué celdas son diferentes y le mostrará la diferencia. Esto se logra usando una fórmula SI.

La fórmula SI es útil para comparar una celda a la vez y el uso de la función de autocompletar de Excel para llenar una hoja de resultados completa con resultados de comparación. No es útil para comparar libros de trabajo completos sin mucho trabajo adicional.

  1. Para comenzar su comparación de dos hojas, cree una tercera hoja. Etiquétela Resultados

    para que la hoja de resultados sea más fácil de identificar más adelante.

  2. En la celda A2 de la hoja de resultados, pegue la siguiente fórmula y presione enter:

    = SI (Hoja1! A2 <> Hoja2! A2, "Hoja1:" & Hoja1! A2 & "Y Hoja2:" & Hoja2! A2, "Sin diferencia")

    Puede modificar esta fórmula para comenzar en cualquier celda que desee. Si los datos dentro de su hoja comienzan en la fila B y la columna 3, cambiaría la fórmula para usar B3 en lugar de A2.

  3. Esta fórmula compara la celda de Sheet1 con la misma celda de Sheet2. Si las celdas son iguales, se mostrará la hoja de resultados Ninguna diferencia. Si son diferentes, la celda proporcionará los diferentes valores de cada hoja.

  4. Haga clic en la esquina de la celda y arrastre el cursor por la hoja hasta la última columna que tiene datos de las otras hojas que está comparando. Esto llenará la fórmula de comparación hasta la última columna y ajustará automáticamente las referencias de celda.

  5. Con la misma fila resaltada, haga clic en la esquina de la última celda y arrastre el cursor hacia abajo de la hoja hasta la última fila que tiene datos de las otras hojas que está comparando. Esto llenará la fórmula de comparación hasta la última fila y ajustará automáticamente las referencias de celda.

  6. Al desplazarse por la hoja, verá que todas las celdas que son diferentes entre Sheet1 y Sheet2 se muestran con los valores de cada hoja. Simplemente desplácese para identificar todas las diferencias.

  7. El uso de fórmulas es una de las formas más fáciles de comparar hojas individuales, porque no es necesario modificar las hojas originales de ninguna manera.

Comparar hojas de Excel con formato condicional

Otro método para comparar dos hojas es utilizar formato condicional. Como puede ver en la hoja de resultados anterior, con todas las celdas usando el mismo formato, puede ser difícil detectar las diferencias entre las hojas.

El formato condicional es especialmente útil para hojas grandes con muchos datos. Cambiar el color o el formato de las celdas que tienen diferencias hace que sea mucho más fácil identificar esas diferencias incluso en hojas con muchas filas y columnas de datos.

Puede utilizar formato condicional para identificar las diferencias.

  1. Primero, resalte todas las celdas en la hoja de resultados. Seleccione el menú Inicio, luego seleccione Formato condicional y elija Nueva regla.

  2. En la sección Nueva regla de formato que aparece, seleccione Use una fórmula para determinar qué celdas formatear. En el campo Dar formato a los valores donde esta fórmula es verdadera, pegue la siguiente fórmula.

    = Hoja1! A2 <> Hoja2! A2

    Al igual que con el enfoque de fórmula, puede iniciar la función de formato en cualquier celda. Si sus datos comienzan en B3 en lugar de A2, edite esta fórmula para usar B3 en su lugar. El formateo comenzará en B3 y llenará todas las filas y columnas a continuación y a la derecha.

  3. Seleccione Formato y luego configure el formato que le gustaría que tuvieran las celdas cuando haya diferencias entre las dos hojas. Luego seleccione OK.

  4. Ahora puede ver que donde las celdas entre las dos hojas tienen diferencias, el formato es diferente, lo que hace que esas diferencias sean mucho más fáciles de detectar.

Comparar hojas de cálculo de Excel manualmente

Una forma sencilla y rápida de comparar dos hojas de trabajo es hacerlo visualmente. Excel proporciona una forma sencilla de comparar visualmente dos hojas una al lado de la otra.

  1. En la hoja de trabajo donde tiene las dos hojas que desea comparar, seleccione el menú Ver. Seleccione Nueva ventana para abrir el mismo libro en una nueva ventana de Excel en segundo plano.

  2. Seleccione nuevamente el menú Ver y haga clic en Ver lado a lado. Esto coloca las dos ventanas del libro una al lado de la otra, cada una llenando la mitad de la pantalla.

  3. En una ventana, seleccione la otra hoja que desea comparar. A medida que desplaza la hoja en la ventana de un lado, verá que la hoja de la otra ventana se desplaza al mismo tiempo.

  4. La visualización en paralelo es especialmente útil en aquellas situaciones en las que dos hojas de trabajo son casi iguales, pero sabe que hay algunas diferencias. El desplazamiento sincronizado le permite escanear visualmente la hoja de cálculo para encontrar esas diferencias.

Visualización en paralelo en Excel 2010 y versiones anteriores

Si está utilizando una versión anterior de Excel, los archivos de hojas de trabajo individuales se abren en la misma ventana. Aún puede usar la función Ver lado a lado, pero encontrarla es un poco diferente.

  1. Abra ambos archivos en la misma ventana de Excel.
  2. En la sección del menú Ver, seleccione Arreglar todo para dividir los archivos abiertos en varias subventanas.

  3. Seleccione el botón Ver lado a lado para ver las subventanas una al lado de la otra y desplazarse por ambas simultáneamente.

Las opciones facilitan la comparación de dos archivos de Excel

La opción que utiliza para comparar datos en Excel depende del volumen de datos y de dónde se almacenan. Si tiene varias hojas en dos archivos de Excel diferentes, su mejor opción es utilizar un complemento de terceros como Spreadsheet Compare.

Sin embargo, si solo está buscando comparar dos o más hojas dentro de un libro de trabajo, cualquiera de las otras opciones funciona mejor. Use fórmulas y formato condicional para hojas de cálculo grandes con solo unos pocos cambios pequeños dispersos por todas partes que necesita encontrar. Utilice el enfoque visual de lado a lado si tiene dos hojas de cálculo con muchos cambios de datos que son más fáciles de identificar visualmente.