6 pasos para gestionar los datos con éxito

Cada día se generan más de 200 exabytes de datos en todo el mundo, lo que supone 1,11 GB por persona y hora. Las empresas representan ahora alrededor del 42% de estos datos. Este volumen de datos y su complejidad, cada vez mayores, también están aumentando los retos y los costes.

En 2020, la transformación digital avanzó tres años más rápido de lo previsto antes de la pandemia. Por tanto, las empresas deben adaptar sus conceptos para seguir el ritmo de esta evolución y utilizar sus datos de forma rentable.

Desafío del big data

El big data supone inicialmente costes. Es necesario almacenar y gestionar los datos antes de poder utilizarlos de forma rentable. Y el volumen sigue creciendo. A las empresas les resulta difícil crear la infraestructura necesaria para afrontar eficazmente estos retos. Esto requiere inicialmente inversiones que sólo se amortizan más tarde.

Además, las amenazas cibernéticas siguen aumentando, al igual que los daños que causan. En comparación con 2019, el coste de los incidentes cibernéticos aumentó de 10.000 a 57.000 dólares estadounidenses. Por tanto, mantener la seguridad de los datos corporativos es más importante que nunca, también por razones de coste.

El medio ambiente también puede beneficiarse de una estrategia de gestión de datos bien pensada. Más datos significa más centros de datos, que a su vez suponen alrededor del uno por ciento del consumo mundial de electricidad, según la revista Science. Así que vale la pena conservar sólo los datos que realmente pueden ser utilizados de forma rentable.

Los big data pueden ser una pura mina de oro para las empresas, porque nos informan de posibles riesgos y amenazas y pueden ayudar a reducir costes y abrir nuevas áreas de negocio. Sin embargo, esto requiere que las empresas sepan cuál es la mejor manera de gestionar los datos y qué datos aportan información valiosa.

Seis pasos para una gestión de datos exitosa

No todos los datos son importantes o relevantes. Pero, ¿cómo saber qué datos son rentables y cuáles pertenecen al vertedero digital? Con una estrategia sencilla, las empresas pueden hacer que sus datos trabajen para ellas. Seis pasos ayudan a las empresas a dar sentido a sus datos:

• 1. Ser proactivo. Un enfoque proactivo de la gestión de datos garantiza que las empresas obtengan el control de sus datos. Con una cuidadosa consideración y las herramientas adecuadas, tampoco corren el riesgo de que los datos importantes no se utilicen o se pierdan oportunidades. Invertir en servicios de consultoría y soluciones digitales como Iron Mountain InSight puede ayudar a guiar a las empresas de forma proactiva hacia el futuro.

• 2. Clasificar. Una vez que las empresas han decidido gestionar activamente sus datos, el siguiente paso es clasificarlos y categorizarlos. Un sistema sólido de clasificación de datos puede ayudar a centrarse en los datos importantes mientras los algoritmos automatizados se encargan del resto.

• 3. Automatizar. Esto también nos lleva al siguiente punto. Invertir en un ciclo de vida de los datos automatizado merece la pena. Unas herramientas adecuadas y una categorización correcta proporcionan información cuando y donde se necesita. La automatización elimina el tedioso trabajo de gestión de datos y, por lo tanto, también puede ayudar a ahorrar tiempo y costes.

• 4. Pagar por horas. Las empresas sólo deberían pagar por el almacenamiento que realmente se utiliza. Las soluciones de datos modernas permiten ampliar o reducir los requisitos de almacenamiento para adaptarlos a las necesidades individuales. Pagar por el almacenamiento no utilizado es innecesario, caro y una carga para la infraestructura de la nube.

• 5. Utilizar la IA y el ML. Las empresas deben hacer que sus datos trabajen de forma más inteligente. Existen plataformas individuales que utilizan la inteligencia artificial (IA) y el aprendizaje automático (ML) para clasificar y visualizar los datos. Esto proporciona a los usuarios muchas ideas útiles basadas en datos, y lo hace de una manera mucho más eficiente en cuanto a tiempo y recursos que los programas internos. Además, la IA y el ML también pueden utilizarse para descubrir relaciones antes invisibles entre diferentes conjuntos de datos e identificar correlaciones que los humanos no habrían descubierto sin su ayuda.

• 6. Evitar las ciberamenazas. No solo el equipo de TI debe comprender los beneficios y los desafíos de una estrategia de datos global, también debe haber una comprensión de la misma en la plantilla en general. Los empleados deben recibir formación sobre el uso de las herramientas de datos existentes para utilizarlas de forma óptima y segura. Las actualizaciones automáticas de software, por ejemplo, pueden ayudar a mantener el hardware utilizado lo más seguro posible.

Por último (y quizás lo más importante), es importante que las empresas que decidan externalizar esta importante parte de sus procesos de negocio deleguen y supervisen la responsabilidad de la optimización segura y sostenible de la gestión y el almacenamiento de sus datos, en lugar de simplemente cederla.

La selección de las herramientas y los proveedores adecuados es fundamental para desarrollar una estrategia de gestión de datos que cubra todo el ciclo de vida de los mismos y que garantice su disponibilidad, seguridad y rentabilidad. Si esta estrategia de gestión de datos se aplica luego de forma coherente, las empresas pueden ahorrar costes, detectar a tiempo las ciberamenazas e identificar nuevas oportunidades.

*El autor: Jürgen Marr, Director Comercial DACH en Iron Mountain