Tres cuartas partes de los empleados de las pequeñas empresas alemanas (73%) no conocen los requisitos legales para el archivo legalmente seguro del correo electrónico. Sin embargo, el almacenamiento incorrecto de la correspondencia empresarial puede tener consecuencias indeseables.
Para tres de cada cuatro pequeñas empresas, el archivado legalmente seguro del correo electrónico es un concepto extraño; así lo demuestra una reciente encuesta de YouGov realizada por los proveedores de alojamiento web Strato e Ionos a más de 500 empleados de empresas alemanas con menos de 50 trabajadores.
Según la encuesta, los empleados tienden a tratar con pragmatismo los correos electrónicos que tienen más de un año de antigüedad: El 39% de los encuestados se limita a dejar esos correos electrónicos en la bandeja de entrada. Un 37% incluso los elimina, y otro 17% utiliza un medio de almacenamiento externo para archivar estos correos electrónicos.
Pocos saben que almacenar incorrectamente la correspondencia empresarial puede tener consecuencias indeseables. Uno de cada cinco (21%) dijo que su propia forma de archivar los correos electrónicos probablemente no pasaría una auditoría fiscal.
Incluso para aquellos que trabajan en pequeñas empresas, que deberían estar familiarizados con el tema del archivado de correo electrónico que cumple con la ley, las cuestiones legales que conlleva son una gran incógnita: Más de la mitad de estos encuestados (54%) no conocen los requisitos legales sobre el tema.
Archivo de correo electrónico conforme a la ley
Actualmente, menos de una quinta parte de los encuestados (19%) que están al menos algo familiarizados con el tema del archivo de correo electrónico conforme a la ley utilizan una solución de software para archivarlos. Al mismo tiempo, estos programas despiertan un gran interés: el 60 por ciento de los encuestados que no utilizan actualmente este tipo de software se imaginan específicamente utilizándolo.
Para archivar los correos electrónicos empresariales de forma legal, se aplican diversos requisitos que se derivan de normativas como la GoBD (principios para la conservación y el almacenamiento adecuados de libros, registros y documentos en formato electrónico, así como para el acceso a los datos). Entre otras cosas, el archivo debe ser completo, a prueba de manipulaciones, disponible en todo momento y legible por máquina.