La gestión documental es una actividad que se lleva a cabo en cualquier organización, empresa o institución. Es una tarea que implica la recolección, el almacenamiento, la organización, la conservación y el acceso a la información que se genera en el día a día. En este proceso, una de las actividades más importantes es el archivar, es decir, la acción de clasificar y guardar los documentos de forma ordenada y sistemática.
El archivar puede definirse como el proceso de almacenamiento y organización de documentos en un sistema de clasificación que permita su fácil acceso y consulta. Es una actividad que busca garantizar la integridad y la seguridad de la información, así como su preservación a largo plazo.
La razón principal por la que se archivan los documentos es para poder acceder a ellos en el futuro. Al archivar los documentos de forma ordenada, se facilita su búsqueda y recuperación en caso de ser necesarios. Además, el archivar permite llevar un control sobre la información generada en la organización, lo que contribuye a la toma de decisiones informadas.
Un documento se archiva cuando se considera que ha cumplido su función y ya no es necesario para el trabajo diario. Sin embargo, esto no significa que el documento deba ser eliminado, sino que debe ser clasificado y almacenado en un lugar seguro y accesible en caso de ser necesario en el futuro.
La función del archivista es asegurar que los documentos sean archivados de manera adecuada y que sean accesibles cuando sea necesario. El archivista es el encargado de diseñar y administrar los sistemas de clasificación y almacenamiento de los documentos, así como de garantizar su preservación a largo plazo.
Un archivo es un conjunto de documentos organizados y almacenados en un lugar específico. Puede ser físico o digital, y puede contener diferentes tipos de documentos, como registros contables, correspondencia, informes, entre otros. Ejemplos de archivos pueden ser el archivo de una empresa, el archivo de una institución educativa, el archivo de una biblioteca, entre otros.
Cuando un expediente está archivado, significa que ha sido clasificado y almacenado en un lugar seguro y accesible en caso de ser necesario en el futuro. Esto no significa que el expediente haya sido eliminado, sino que ha sido trasladado a un lugar de almacenamiento, generalmente fuera del área de trabajo diario.
El término «archivados» en WhatsApp se refiere a los chats que han sido movidos desde la pestaña principal de chats a una sección de archivos dentro de la aplicación para que no aparezcan en la lista de chats activos. Estos chats archivados se pueden recuperar en cualquier momento y volver a la pestaña principal de chats.
Significa que su documento o expediente ha sido almacenado de manera adecuada y organizada en un sistema de archivo para su posterior acceso y consulta cuando sea necesario.
Se archivan diferentes tipos de documentos como contratos, facturas, recibos, informes, correspondencia, entre otros, con el objetivo de mantener un registro organizado y accesible de la información importante para la gestión empresarial y administrativa. Además, el archivar permite cumplir con la normativa legal y fiscal, facilita la toma de decisiones y la resolución de problemas, y previene la pérdida o deterioro de documentos valiosos.