- Compra un archivador, clasificador o carpeta.
- Codifica tu sistema para archivar documentos.
- Compra muchos fólderes.
- Utiliza un fichero diferente para proyectos en proceso y para proyectos terminados.
- Codifica los fólderes por color.
- Etiqueta los fólderes.
El archivo de documentos es una tarea fundamental para cualquier organización. Archivar documentos de manera adecuada permite mantener un control y una organización en la información que se maneja en la empresa. El objetivo del archivo es poder encontrar fácilmente la información que se necesita en el momento preciso.
Existen diferentes tipos de archivos, según el tipo de información que se maneje. Uno de los más utilizados es el archivo plano, que se refiere a la organización de documentos en un solo nivel, es decir, que no se clasifican por subtemas o subcategorías. Este tipo de archivo es utilizado en documentos que no requieren una búsqueda exhaustiva, como facturas de proveedores o recibos de pago.
Un ejemplo de archivo plano es el archivo de facturas de venta en una empresa. En este caso, las facturas se ordenan en orden cronológico, sin importar el proveedor o el tipo de bien o servicio que se haya adquirido.
Bancolombia, por ejemplo, utiliza el archivo plano para la organización de sus documentos en los que no se requiere una búsqueda exhaustiva. En este caso, se utiliza un software que permite la digitalización de los documentos y su posterior organización en carpetas según la fecha de ingreso al sistema.
Otro tipo de archivo importante es el archivo AD en Rips. Este tipo de archivo es utilizado en el área de la salud para la generación de informes estadísticos que permitan el seguimiento y control de los servicios prestados. AD significa «Archivo de Datos», y se refiere al archivo que contiene la información de una entidad prestadora de servicios de salud.
Finalmente, es importante mencionar el archivo de control, que consiste en el registro de la información de los documentos que se reciben y se envían en la organización. Este tipo de archivo ayuda a mantener un control de los documentos que se reciben y se envían, y permite la verificación de la información que se maneja.
En conclusión, el archivo de documentos es una tarea crucial para cualquier organización. La clasificación adecuada de los documentos permite una fácil búsqueda y recuperación de información en cualquier momento. La elección del tipo de archivo depende del tipo de información que se maneje y de la necesidad de búsqueda exhaustiva de la información.
La extensión de texto puede variar dependiendo del tipo de documento y del software utilizado para crearlo, pero algunas de las extensiones más comunes para archivos de texto son .txt, .doc, .docx, .odt, .rtf y .pdf.
Para ver y cambiar la extensión de un archivo en Windows, debes hacer clic derecho sobre el archivo y seleccionar «Cambiar nombre». Luego, borra la extensión actual y escribe la nueva extensión deseada. Si aparece una advertencia de seguridad, selecciona «Sí» para confirmar el cambio. En Mac, debes hacer clic en el archivo y presionar «Enter» para cambiar el nombre, incluyendo la extensión. Si la extensión no es visible, debes ir a «Preferencias del Finder», seleccionar la pestaña «Avanzado» y marcar la opción «Mostrar todas las extensiones de archivo».
Para ver las extensiones de los archivos en Windows 10, debes seguir los siguientes pasos:
1. Abre el Explorador de archivos.
2. Haz clic en la pestaña «Vista» en la parte superior.
3. Selecciona «Opciones» en el extremo derecho de la pestaña.
4. En la ventana de «Opciones de carpeta» que aparece, haz clic en la pestaña «Ver».
5. Busca y desmarca la casilla que dice «Ocultar las extensiones de archivo para tipos de archivo conocidos».
6. Haz clic en «Aplicar» y luego en «Aceptar».
Una vez hecho esto, podrás ver las extensiones de los archivos en la lista de archivos en el Explorador de archivos de Windows 10.