- Clasificaciones universales. Las clasificaciones universales son aquellas que abarcan todo el conocimiento o todas las materias.
- Clasificaciones jerárquicas.
- Clasificaciones facetadas.
- Clasificaciones híbridas.
- Clasificaciones especializadas.
La clasificación de documentos es un proceso vital para la organización y gestión de cualquier empresa, organización o entidad gubernamental. La clasificación de documentos es el proceso mediante el cual se asigna una categoría o etiqueta a un documento de acuerdo con su contenido, propósito o uso. La clasificación de documentos permite la identificación rápida y precisa de los documentos, lo que a su vez permite una gestión más eficiente de los mismos.
Existen varios tipos de clasificación de documentos, y cada uno de ellos se utiliza de acuerdo con el propósito para el que se requiere la clasificación. Los tres tipos de clasificación de documentos más comunes son la clasificación alfabética, la clasificación numérica y la clasificación temática.
La clasificación alfabética de documentos es uno de los métodos más utilizados para clasificar documentos. Esta clasificación se realiza por orden alfabético de acuerdo con el nombre de la persona o entidad que ha creado el documento o el tema del mismo. La clasificación numérica se utiliza para documentos que tienen un número único asignado, como facturas o recibos. La clasificación temática se utiliza para documentos que se agrupan en función de su contenido o tema.
En cuanto a los archivos administrativos, existen varios tipos de archivos, como los archivos corrientes, los archivos intermedios y los archivos históricos. Los archivos corrientes son aquellos documentos que se utilizan con frecuencia y que se mantienen cerca del lugar de trabajo. Los archivos intermedios son documentos que ya no se utilizan con tanta frecuencia, pero que aún son necesarios para la empresa. Los archivos históricos son documentos que se han convertido en obsoletos, pero que se mantienen por razones legales o históricas.
En cuanto al tiempo de archivo de una denuncia, este depende del tipo de denuncia y de las regulaciones gubernamentales. Sin embargo, por lo general, las denuncias se archivan por un período de varios años, dependiendo de la naturaleza de la denuncia y de las regulaciones gubernamentales.
En conclusión, la clasificación de documentos es un proceso importante en la gestión y organización de cualquier empresa, organización o entidad gubernamental. Los tres tipos de clasificación de documentos más comunes son la clasificación alfabética, la clasificación numérica y la clasificación temática. Además, los archivos administrativos se dividen en tres tipos: archivos corrientes, archivos intermedios y archivos históricos. La clasificación adecuada de los documentos permite una gestión más eficiente y efectiva de los mismos, lo que a su vez contribuye a un mejor desempeño de la organización en su conjunto.
Los tres niveles de clasificación de la información son: nivel básico, nivel intermedio y nivel avanzado. En el nivel básico se clasifican los documentos según su formato, en el nivel intermedio se clasifican según su contenido y en el nivel avanzado se clasifican según su valor y su uso.
Las fases de los archivos son tres: la fase activa, la fase semiactiva y la fase inactiva. En la fase activa se manejan los documentos que se usan con frecuencia en las labores cotidianas de una entidad, en la fase semiactiva se almacenan los documentos que ya no se usan con regularidad pero que aún tienen valor administrativo o jurídico, y en la fase inactiva se guardan los documentos que ya cumplieron su ciclo de vida pero que aún deben ser conservados por su valor histórico o cultural.
El archivo tiene tres fases: activa, semiactiva e inactiva. La fase activa se refiere a los documentos que se utilizan frecuentemente en la gestión diaria de la organización, mientras que la fase semiactiva se refiere a aquellos documentos que todavía son importantes pero que se utilizan con menos frecuencia. Finalmente, la fase inactiva se refiere a los documentos que ya no son necesarios para la gestión diaria de la organización pero que aún deben ser conservados por motivos legales o históricos.