En este artículo descubrirás las características y el funcionamiento de Microsoft Teams. Una aplicación integrada fundamental para gestionar el trabajo a distancia.
La epidemia de Coronavirus ha puesto de manifiesto la importancia del trabajo inteligente y del trabajo a distancia, una solución que en muchos casos puede ofrecer varias ventajas. Por ejemplo, es posible reducir los costes de funcionamiento, disminuir el impacto medioambiental de la empresa y agilizar la cooperación entre colaboradores, empleados y directivos. Veamos cómo funciona Microsoft Teams, una aplicación integrada con la que gestionar mejor el trabajo remoto.
Qué es Microsoft Teams
Microsoft Teams es una plataforma multimedia, una estructura telemática que permite gestionar equipos de teletrabajo y trabajo inteligente. En concreto, se trata de una serie de tecnologías para empresas y autónomos, con las que es posible simplificar la organización y coordinación del trabajo a distancia.
La empresa estadounidense ofrece dos versiones, una básica gratuita con algunas restricciones, y otra de pago totalmente personalizable, para adaptar la interfaz y las funciones a las necesidades de su negocio. La opción gratuita estándar incluye algunos servicios básicos, como videollamadas, chat online, colaboración en aplicaciones de Office y algo de espacio de almacenamiento en la nube.
Cómo funciona Microsoft Teams
Para acceder al servicio Microsoft Teams puedes empezar con un plan gratuito, sólo tienes que ir a la web oficial de la compañía y registrarte en el programa. Para registrarse, necesita una cuenta de Microsoft o una dirección de correo electrónico de Outlook. En este punto es necesario descargar el paquete de instalación de la aplicación, para cargarla en el PC.
O bien se puede utilizar la versión web, accediendo desde el portal de Microsoft para aprovechar los servicios incluidos directamente en línea. Además, también existe una aplicación para dispositivos móviles, compatible con smartphones y tabletas Android e iOS, que se puede descargar en Google Play Store y Apple Store. Por supuesto, no todas las funcionalidades están disponibles en la app, de hecho existe una versión limitada con todas las opciones más importantes.
Tras activar Microsoft Teams, es posible crear equipos de trabajo, invitando a personas a la plataforma y creando perfiles personalizados para cada uno. El único requisito es tener una cuenta de correo electrónico de Microsoft, de lo contrario puedes activar una de forma gratuita, sin coste adicional.
Microsoft Teams: chat, reuniones y otras funciones
Después de crear un equipo de trabajo en Microsoft Teams, puedes utilizar todos los servicios incluidos en el paquete gratuito, o en el plan de pago adquirido. Por ejemplo, puede organizar reuniones virtuales, en las que cada miembro del equipo puede participar a distancia en directo, siempre que disponga de una cámara web compatible.
Según sus necesidades, la reunión en línea también puede celebrarse sin vídeo, es decir, activando únicamente el sistema de audio con los micrófonos adecuados. El programa permite realizar diversos ajustes, configurar la interfaz gráfica de la pantalla y controlar el flujo de datos. Durante la sesión, también es posible compartir archivos y documentos, como recursos en Word, Excel y presentaciones en PowerPoint.
Otra característica de Microsoft Teams son los chats en directo, para comunicarse en cualquier momento con cada participante del equipo de forma remota. Los chats pueden ser individuales o grupales, se pueden enviar GIFs, emoji y stickers, o dividir la pantalla para mostrar a todos los miembros de la conversación profesional en la pantalla.
Con la plataforma de Microsoft Teams también se pueden crear pestañas, para emparejar cada tarea con proyectos específicos. Esto le permite organizar todo con mayor precisión, para una gestión óptima de cada charla y reunión que tenga. La configurazione del pannello di controllo è abbastanza semplice e intuitiva, con diversi permessi e autorizzazioni come amministratore o membro.
Quanto costa Microsoft Teams
Come abbiamo visto Microsoft Teams è disponibile nella versione di base gratuita, un’opportunità concreta per coordinare piccole squadre e semplici attività di smart working. Questa versione free include diversi servizi, tra cui quelli principali sono:
- 300 utenti;
- allegati fino a 2GB;
- 10 GB di spazio in cloud;
- chat e messaggi;
- accesso a 250 app integrate Teams;
- riunioni dal vivo.
In alternativa, per necessità più avanzate, Microsoft propone due piani tariffari a pagamento, Essentials con un prezzo a partire da 4,20 euro al mese a persona e Premium con un costo da 10,50 euro al mese per ogni utente. Ambas opciones requieren una suscripción anual, y los precios indicados no incluyen el IVA.
Las versiones de pago de Microsoft Teams incluyen servicios diferenciados, como espacio de almacenamiento en la nube de hasta 1TB o ilimitado, apps específicas para aumentar la productividad y sistemas de seguridad avanzados. Al mismo tiempo, puede obtener un soporte dedicado, con herramientas más sofisticadas para gestionar la plataforma con acceso de administrador.