El trabajo en equipo es un factor importante hoy en día para las empresas que quieren sobrevivir en el mercado competitivo. Las herramientas de colaboración pueden mejorar considerablemente la cooperación. Las tecnologías de la información y la comunicación desempeñan un papel importante en este contexto.
La cooperación entre los empleados de una empresa es cada vez más importante para el éxito. Sin embargo, esto presupone que debe diseñarse de manera que el esfuerzo de las reuniones y otras formas de comunicación no sea elevado y la cooperación sea estructurada y eficiente. Para ello existen modernas herramientas de colaboración.
Solución de colaboración: el software como base
La colaboración requiere factores que a menudo se pueden implementar con software de colaboración. Entre los factores importantes para la colaboración de alto nivel se encuentran:
- Colaboración creativa, por ejemplo en forma de mapas mentales
Trabajo de proyecto espacial y temporalmente independiente mediante el acceso centralizado a los datos
- Comunicación entre ubicaciones
Funciones de seguimiento centralizado
- Informes eficientes
- Bases de datos de conocimiento
Se suele utilizar software de colaboración, para que los flujos de trabajo sean más eficientes, rentables y cómodos para el cliente y, por tanto, más exitosos.
Herramientas de colaboración gratuitas
La lluvia de ideas, que antes se hacía clásicamente en una mesa, es un buen ejemplo de cómo los mapas mentales modernos pueden generar ideas sin mucho esfuerzo ni coste. Las herramientas de colaboración como freeware recogen ideas, las preparan gráficamente y las estructuran. El intercambio de archivos como fuente de información para acceder rápidamente a los datos también suele ser gratuito. La colaboración en los proyectos suele ser posible gracias a las soluciones en la nube. También son muy rentables. No sólo ofrecen la ventaja de una colaboración flexible. Gracias a las ventajas de la nube, también garantizan la protección de los datos contra el acceso no autorizado y su almacenamiento seguro.
Selección según las necesidades
Las herramientas de colaboración ofrecen aplicaciones a medida para todos los procesos operativos. Quienes deseen utilizar el conocimiento de forma agrupada y rápidamente disponible pueden utilizar las herramientas wiki. Los que quieren que sus mensajes lleguen y sean leídos más rápido de lo que es posible con el tráfico de correo clásico utilizan la moderna mensajería instantánea.
El software de colaboración también ha dado un nuevo rumbo a la telefonía: Las llamadas telefónicas pueden realizarse de forma rentable con VoIP (Voz sobre IP). Esto es especialmente cierto para las llamadas internacionales. Además de las conversaciones, ahora es posible realizar videoconferencias completas. La digitalización crea conferencias virtuales cuyos participantes pueden estar dispersos por todo el mundo. Las herramientas de grupos de trabajo son una base importante para la gestión de proyectos, ya que optimizan la planificación de las citas y de todos los pasos del trabajo.
El coste y el esfuerzo suelen ser bajos
A pesar de las grandes ventajas de las herramientas de colaboración, suelen costar muy poco dinero. Todo lo que se necesita a menudo es Internet y un navegador. En muchos casos, el software de colaboración es incluso gratuito. Por lo tanto, la relación coste-beneficio puede juzgarse generalmente como absolutamente positiva.