Kanban es un método de gestión desarrollado originalmente por el fabricante de automóviles japonés Toyota para el control eficiente de la producción. Hoy en día se utiliza en las tecnologías de la información y en otros ámbitos para establecer una gestión ágil de los proyectos.
Origen y finalidad de Kanban
Traducido literalmente, el término japonés Kanban significa "tarjeta de señales". Fue utilizado como método de control de la producción por Toyota desde 1947. Originalmente, se utilizaba para optimizar el flujo de materiales para la producción de automóviles. El almacenamiento debe organizarse de forma que se eviten los cuellos de botella y el exceso de existencias. Por tanto, el material sólo se solicita cuando se agotan las existencias. Este procedimiento también se denomina método pull. Más tarde, Kanban se impuso en la informática y el desarrollo de software. El método pull se trasladó así a la realización de las tareas relacionadas con el proyecto. El objetivo de Kanban es garantizar un flujo de trabajo ordenado y continuo, aumentar la productividad y mejorar la calidad del servicio prestado. En la gestión de proyectos actual, Kanban se utiliza a menudo junto con otros métodos ágiles como Scrum.
¿Cómo funciona Kanban?
El principio de Kanban se basa en que las tareas se dividen en pequeños pasos y se procesan sobre esta base. Esto hace que el método sea muy fácil de integrar en los flujos de trabajo existentes. Los flujos de trabajo se organizan de forma diferente, pero la estructura general del proceso no se modifica.
El enfoque del método es la visualización de los pasos de trabajo individuales con la ayuda del tablero Kanban, en el que se introducen todas las tareas pendientes para que todos los miembros del equipo puedan verlas. Este tablero consta de al menos tres columnas: En el extremo izquierdo se encuentra el backlog, que contiene las tareas pendientes y no procesadas. Las tareas que se han procesado -a menudo bajo la etiqueta "Trabajo en curso"- están en la siguiente columna. Las tareas completadas también se trasladan a la columna correspondiente. Estas columnas pueden subdividirse en otras subsecciones para asignar los flujos de trabajo de forma detallada. Un tablero Kanban puede crearse y gestionarse de la misma manera, por ejemplo, en una pizarra blanca o en un tablero de anuncios. Los pasos individuales de trabajo se introducen en tarjetas. También es posible integrarlo en una app digital de gestión de proyectos.
Kanban permite:
- Una visión completa de todas las tareas que son actualmente relevantes para el equipo
- La priorización
- El control de la capacidad a través de los límites de la cantidad de órdenes o tareas procesadas activamente
- El establecimiento de más reglas para el control de los flujos de trabajo que pueden ser manejados ágilmente en la práctica.
- La priorización
- Retroalimentación y mejora continua
También es importante para la aplicación de Kanban el intercambio y la retroalimentación regulares en el equipo en el marco de reuniones periódicas. Esto está relacionado con el objetivo fundamental de mejorar continuamente los procesos de producción o de trabajo. En la ciencia de la gestión, esta práctica también se denomina kaizen (en japonés: cambio continuo): Las mejoras son para trabajar permanentemente, no hay un óptimo.