La digitalización no es sólo una cuestión de planificación y tecnología, sino también de cultura empresarial. Muchas empresas siguen teniendo problemas con la digitalización. Sin embargo, el tema es cada vez más importante. Y no tiene por qué ser tan difícil.
La conexión es buena, el sonido y la imagen funcionan sin problemas. Esa es una de las cosas principales en una convocatoria de equipo. De repente, un traqueteo demasiado familiar interrumpe la conversación. "Mis hijos están imprimiendo el material escolar", dice Peer Heinlein, propietario y director general del servicio de correo Mailbox.org. Heinlein es también propietario de Heinlein Support GmbH. La empresa lleva en el negocio de las tecnologías de la información desde finales de los años 80. Al principio de la pandemia de Corona, escenas como ésta todavía hacían sonreír a la gente. Ahora, a finales de abril de 2021, forman parte de la vida cotidiana.
En este momento, la escena incluso viene bastante bien, porque es un buen símbolo para la ocasión de la convocatoria del equipo: se trata de la digitalización. "Mis hijos imprimen sus hojas de trabajo, las rellenan y luego las vuelven a escanear. Allí, un proceso realmente analógico sólo se complementa digitalmente", explica Heinlein.
Los problemas que tiene el sistema educativo alemán también existen en la industria. A pesar del auge digital durante la pandemia y de la exageración de las relaciones públicas en torno a la Industria 4.0 desde principios de la década de 2010, muchas empresas siguen teniendo problemas con la digitalización. ¿Qué pueden hacer para facilitarles las cosas?
Analizar primero los procesos
"Si escribes un correo electrónico en lugar de enviar un fax, eso también es digitalización en cierto modo. Pero el esfuerzo es el mismo. El proceso no se replantea", explica Stephan Scheer, Country Manager DACH del proveedor de software como servicio Efecte. El primer paso de la digitalización debe ser el examen de los procesos. Eso cuesta tiempo. Y todavía no se puede derivar ningún éxito directo de ello. Sin embargo, merece la pena. Porque en cuanto una actividad que se realiza decenas de veces al día es mucho más eficiente, también se hace notar económicamente.
No todos estarán contentos con esto. Porque si los procesos cambian, los empleados tienen que adaptarse. Algunos puestos de trabajo pueden incluso quedar obsoletos. Estas cosas siempre pueden ser un efecto secundario del cambio.
Una vez analizados los procesos, deben seguir los proyectos concretos. ¿Pero por dónde se empieza? Según Stephan Scheer, lo mejor es empezar con procesos de gran volumen. Si los digitalizas, verás rápidamente los primeros éxitos. Estos procesos suelen ser tareas estándar. Las empresas de informática suelen tener herramientas ya preparadas que se pueden comprar. Un ejemplo es la documentación. Si puede establecer una oficina sin papeles y mapear todos los documentos digitalmente, ya ha ganado mucho. Con esta base, se pueden realizar más proyectos.
Alcanzar la meta de forma constante y consecuente
Incluso las empresas que ya tienen una base sólida no deben confiarse. Trabajar paso a paso pero con constancia es la mejor manera en muchos casos. "Muchos proyectos fracasan porque se quiere dar el gran golpe enseguida. Luego trabajas en él durante años y nunca lo terminas. Al final, no consigues nada. Pero a poco que los proyectos pequeños funcionen, podrás convencer a uno o dos escépticos", dice Heinlein.
Una vez que te hayas decidido por uno o varios proyectos, tienes que averiguar cómo se puede llevar a cabo el plan. "La gama de empresas de informática es como un kit de construcción de Lego. Cada uno elige sus ladrillos. Pero alguien tiene que construir algo con ellos. Y por eso, desde el punto de vista del cliente, suele ser difícil encontrar los ladrillos que encajen", afirma Florian Rätzer, director técnico de ventas del especialista en centros de datos Syseleven. Rätzer lleva 13 años trabajando en el entorno de la nube e imparte regularmente seminarios web sobre el tema.
La gama de productos y servicios de la industria de las tecnologías de la información es amplia y crece continuamente. Sin embargo, no es necesariamente el camino correcto para elegir el más moderno. Heinlein explica: "El statu quo de tu propia empresa y el estado de la técnica están a veces a tres o cuatro pasos o generaciones de distancia. Es mejor tomar algo anticuado, establecido, que puede haber sido lo último de lo nuevo hace tres o cuatro años". Los productos actuales no son necesariamente malos. Pero, al igual que ocurre con un coche nuevo, hay más probabilidades de que siga habiendo uno o dos problemas iniciales. Así, los usuarios inexpertos podrían traer problemas adicionales a la casa.
La digitalización es también una cuestión de cultura
Ahora la digitalización no es sólo una cuestión de planificación y tecnología, sino también una cuestión de cultura en la empresa. El impulso debe venir de la dirección de la empresa. Por lo tanto, la dirección debe tener una comprensión del tema. Las empresas cuya actividad principal se basa en las tecnologías de la información lo tienen más fácil. Pero las empresas más tradicionales también pueden poner en marcha proyectos. La competencia suele estar ya ahí. El departamento interno de informática suele tener los conocimientos necesarios. Pero, especialmente en las empresas más pequeñas, el informático puede tener otras obligaciones y no tener tiempo para trabajar en proyectos de digitalización. Ahí es donde se necesitan gestores. Si reasignan recursos y reasignan tareas, al menos temporalmente, liberan el tiempo necesario para nuevos proyectos. Aquellos que lo aplican de forma coherente y constante se desarrollan más.
El inicio de la pandemia fue un buen indicador de lo que se puede conseguir si uno se pone a ello. Es cierto que allí la necesidad nació de la necesidad. Sin embargo, el resultado fue notable. En los primeros meses de 2020, el home office todavía no era un problema en muchas empresas. Poco después, de repente era normal. Y ha funcionado bien. Ahora tenemos que ver qué hemos aprendido de ello.
"También habrá regresiones digitales en algunas áreas. Algunos pueden no querer la digitalización. Pero otros siguen viviéndola y desarrollándose con ella incluso después de la pandemia. Los que no lo hagan acabarán perdiendo el contacto y no podrán seguir el ritmo. Un paso atrás sería la dirección equivocada. Porque entonces te quedarás atrás", resume Rätzer."
Información complementaria sobre el tema
Tres pasos para ser más digital
Analizar los procesos: La digitalización no debe perseguirse por sí misma. El objetivo es mejorar los procesos de trabajo. El primer paso de un proyecto de digitalización debe ser siempre un análisis de los procesos de la empresa. A partir de esto, se puede deducir qué flujo de trabajo será más eficiente o más barato cuando se mapee digitalmente.
Establecimiento de objetivos realistas: Especialmente si una empresa aún no tiene mucha experiencia en la digitalización, los objetivos deberían establecerse de forma algo más conservadora. Un proyecto demasiado ambicioso que lleva mucho tiempo, devora recursos y al final fracasa es contraproducente. Más bien, proceda paso a paso. Las empresas que trabajan de forma continua y consistente en proyectos digitales ven los éxitos iniciales más rápidamente. Esto le mantiene motivado y puede incluso convencer a los escépticos.
Crear la cultura adecuada: La digitalización funciona mejor cuando se involucra el mayor número posible de empleados. El impulso debe venir de la sala de juntas, pero los trabajadores deben ejecutar los proyectos. Wenn sowohl die Geschäftsführung als auch die Angestellten offen für Neues sind und Veränderungen unterstützen, klappt es auch mit der Digitalisierung besser.
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