El bot colega es tonto pero trabajador

Primero el sector informático ayudó a automatizar cada vez más los procesos en la industria, ahora se está automatizando a sí mismo: La automatización de procesos robóticos, los bots de comunicación y la administración de TI activada por eventos están dando forma a la digitalización del mañana.

"Si la automatización continúa, el hombre dejará que se atrofien todos sus miembros, excepto el dedo para pulsar botones", se cita al arquitecto y escritor estadounidense Frank Lloyd Wright. Se puede rebatir que, al igual que los coches de caballos, argumentó contra el automóvil, es decir, contra el progreso en sí. Pero las posibles consecuencias negativas del avance de la automatización se discuten de forma bastante controvertida. Por ejemplo, ¿qué efectos tiene la automatización a través del software en el mercado laboral? Si se creen los resultados del análisis "Robotic Process Automation (RPA) in the DACH region" de la auditora PricewaterhouseCoopers (PwC), se podría ahorrar mano de obra en aproximadamente una quinta parte de las empresas mediante el uso de soluciones RPA (ver gráficos en la galería de imágenes).

Por otro lado, el aumento de la eficiencia en las empresas es quizás el motor más importante de la innovación y la prosperidad de una economía. Según una interpretación benévola, gracias a la automatización basada en software, los empleados de las empresas tienen que lidiar menos con el trabajo aburrido y pueden utilizar su tiempo de trabajo de forma más productiva. No importa el punto de vista que se adopte en esta discusión fundamental: El pasado ha demostrado que el progreso no puede detenerse. La digitalización y la automatización de los procesos empresariales basada en el software avanzarán de todos modos.

Segmente der Software Automatisierung

Software Automation kann in folgende Segmente unterteilt werden, beziehungsweise spielt sie hier eine wichtige Rolle:

• Robotic Process Automation (RPA)

• Business Process Management (BPM)

• Automatisierte Analytics-Prozesse

• KI-gestützte Workflows

• Task Mining und Task Capture

• Process Mining

• Testautomatisierung

• Kommunikationsautomatisierung (zum Beispiel Chatbots)

• IT-Management

• Bereitstellungsmanagement

• Orchestrierung von IT-Prozessen.

Rube-Goldberg-Maschinen und BPM

Unter dem Sammelbegriff RPA erobert programmierte Software den Büroalltag dahingehend, dass „Software-Roboter“ repetetive, regelbasierte Aufgaben übernehmen. Zu verstehen ist dies im Sinne von anwendungs-übergreifenden Makros.

Mientras que el BPM (también conocido como "procesamiento oscuro") es un método para optimizar los procesos, en el software RPA los bots ejecutan los procesos. Así, el BPM ayuda a analizar y modelar todos los procesos empresariales y a mejorarlos en función de ello, por ejemplo, porque se descubren procesos ineficientes o incluso superfluos, como los que se encuentran en una máquina de Rube Goldberg. Una máquina de este tipo es un aparato sin sentido que realiza deliberadamente una tarea con muchos pasos individuales innecesarios y complicados. Según un proceso BPM, el exprimidor de limones (ver imagen) sólo consistiría en el proceso "la piedra exprime el limón".

Análisis de procesos

La minería de tareas y la captura de tareas es un medio para un fin aquí y se ocupa de registrar automáticamente los procesos en los ordenadores de los empleados y luego examinarlos en busca de potencial de automatización. La "minería de procesos" es el enfoque que consiste en visualizar los procesos de las aplicaciones a partir de los datos de registro y las entradas de la base de datos. Aquí también se hacen visibles los potenciales de automatización.

En las soluciones RPA, en cambio, determinados procesos son ejecutados por bots de software. Los procesos que pueden ser asumidos por los bots RPA en el departamento de compras, por ejemplo, incluirían:

• Cortar las discontinuidades de los medios de comunicación en las ofertas mediante la transferencia de los datos básicos en representaciones generales uniformes.
  • Una comprobación de validez de los números de impuestos sobre las ventas podría ser asumida automáticamente.
• El mantenimiento de las bases de datos -ya sean datos de clientes o de productos- puede ser asumido por el robot en el sentido de cotejar una colección de datos existente con una fuente externa.

Cuando los bots trabajan para los bots

Para la mitad de los participantes en el Panel de Negocios de TI, la "automatización de pruebas" juega un papel importante en su negocio diario. Los robots de software también pueden ser útiles en este caso. Especialmente si ya utiliza bots, es importante realizar pruebas de regresión después de las actualizaciones de software. Si un bot se hace cargo del trabajo automatizado y repetitivo con el software y las bases de datos, puede ocurrir que las interfaces hayan cambiado, y que el clic sin sentido de un bot se produzca entonces en el lugar equivocado.

Si dejas que los bots realicen estas tareas por ti en el ordenador, puedes grabarlo -como en un intento de hacer visible el trabajo de los brownies- y reproducir el vídeo en pantalla lentamente. Sin embargo, las pruebas prácticas para comprobar si la instalación del RPA sigue funcionando sin problemas después de las actualizaciones del software son más eficaces si se proporciona una gran cantidad de datos de prueba. En este complejo proceso de automatización de pruebas, otros bots ayudan a su vez, ya que los RPA pueden utilizarse para automatizar las pruebas de las aplicaciones.

Los bots RPA también ayudan a sus colegas bots -si se quiere poner en términos tan humanizadores- en los procesos automatizados de otros lugares. Por ejemplo, hay robots de software que se hacen necesarios sólo por razones de cumplimiento al utilizar otros robots. Si, por ejemplo, el departamento de TI estipula que las contraseñas de acceso de los bots a determinadas aplicaciones deben cambiarse a intervalos regulares, se necesitan otros robots que cambien estas contraseñas para sus "colegas bot" para la automatización y desde una perspectiva de cumplimiento.

Los chatbots enfadados y la Stiftung Warentest

Los chatbots se encuentran entre las tendencias de automatización más controvertidas, especialmente porque a menudo no son del todo honestos con sus compañeros de comunicación humanos. Al fin y al cabo, a veces intentan dar la impresión de ser un empleado de carne y hueso. Sus respuestas parecen entonces aún más grotescas cuando se ven abrumadas. Por ejemplo, cuando Stiftung Warentest probó la calidad del asesoramiento proporcionado por los chatbots de algunos proveedores de servicios de telecomunicaciones, recibió el indignado anuncio del chatbot de Vodafone: "No creerás que voy a dejar que me insultes así, ¿verdad? Por favor, abstente de hablarme así". Sin embargo, hacen falta dos para enredar, y como el historial previo juega un papel en las escaladas, he aquí la indecorosa pregunta de prueba de la fundación para que no quede duda: "Mi ahijado va a recibir mi viejo teléfono móvil: ¿qué tarifa le conviene y qué tengo que tener en cuenta?"

Pero la comunicación automatizada también tiene lugar dentro de las empresas. Supongamos que el departamento de control de una empresa necesita regularmente una visión general de la situación de los costes de un determinado proyecto. Con la ayuda de una solución interdepartamental basada en RPA, la dirección del proyecto podría ser contactada automáticamente por correo electrónico a intervalos predefinidos. Las tareas de seguimiento resultantes también son a veces ya realizadas o preparadas por robots.

Por regla general, los bots de software se identifican como tales en las consultas de correo interno. Dado que los bots suelen manejar mejor los datos estructurados que los no estructurados, un documento o formulario de Excel adjunto es una buena opción. Para seguir con el ejemplo del control: En Excel, el robot recoge el gasto restante a devengar en el año, así como los topes de seguridad calculados durante la gestión del proyecto. En el control, esta información se puede procesar automáticamente en forma de provisiones.

Administración automatizada

La automatización elimina muchos viejos hábitos en la administración de TI. Mientras que "eventos" como "la memoria se está llenando" o "el ventilador está fallando" condujeron en un primer paso a las notificaciones activadas automáticamente, un grito de ayuda del sistema informático si se quiere, la tendencia es avanzar hacia la automatización total. Especialmente en materia de seguridad informática, cada vez se utilizan más las medidas de protección automatizadas. Cuando se requieren reacciones rápidas, incluso si el administrador de TI está dormido, los enfoques basados en el comportamiento están ganando cada vez más aceptación. En lugar de identificar eventos sospechosos y luego enviar mensajes, el objetivo es desencadenar acciones automatizadas.

Por ejemplo, los eventos automatizados desencadenados por irregularidades incluyen actividades de bloqueo como primer paso. Si el contenido se encripta de una manera que sugiere una sospecha de ransomware, esto se puede prevenir automáticamente. También se puede bloquear el envío de cantidades llamativas de datos. Los dispositivos finales pueden ser enviados automáticamente a un estado de cuarentena y las aplicaciones parcheadas. A veces, la administración automatizada llega hasta el punto de que un dispositivo final se configura de nuevo, alimentado por una copia de seguridad, con aplicaciones completamente reinstaladas, todo ello mientras el administrador sigue durmiendo.

Tendencias actuales en la industria de la automatización

"Las oportunidades y tendencias que ocuparán la industria de la automatización en 2021 son muchas. Pero, sobre todo, se observa una tendencia importante: el giro hacia las plataformas integradas", afirma Nicolas Hess, director general para Europa y cofundador del especialista en automatización Roboy. Hess está convencido de que las plataformas de automatización del futuro incluirán algo más que la automatización robótica de procesos (RPA), por ejemplo, y espera los siguientes desarrollos concretos: "Los proveedores que tradicionalmente proceden del ámbito de la gestión de procesos empresariales están desarrollando ahora también su campo de negocio en dirección a la RPA. Los proveedores del campo del reconocimiento óptico de caracteres (OCR) también están ahora activos en el campo de la RPA. La gran ventaja es que, al integrar diferentes capacidades, las soluciones de automatización son más amplias y completas".

En la práctica, se puede ver en retrospectiva que la tecnología RPA fue inicialmente subestimada por muchos. Sin embargo, la RPA ya no sólo se utiliza para los procesos más pequeños, sino también para los más extensos. "Este potencial se está combinando cada vez más con otras tecnologías. Sobre todo, la vinculación de IDP (Intelligent Document Processing) y RPA se presta a ello", resume el profesional de la automatización. Un efecto secundario de la tendencia hacia las plataformas integradas es la eliminación de las interfaces, lo que simplifica el trabajo y conduce a una menor formación.

Los bots y las métricas comunes de las licencias

Sobre el tema de la automatización, las líneas de código utilizadas se humanizan a menudo, por ejemplo, cuando las tareas son asumidas por el "bot software colega". Sin embargo, esto está claro: no hay "esclavos digitales" en el trabajo, y si los puestos de trabajo humanos se racionalizan como resultado, esto debe ser contabilizado en el "progreso", que es imparable de todos modos. No obstante, se plantean algunas cuestiones fundamentales: ¿los bots encajan realmente en las métricas de licencia estándar para los usuarios humanos? Empresas como SAP, muy afectadas por esta cuestión, ya han reaccionado y diferencian entre usuarios humanos y "acceso digital". Probablemente ningún proveedor de software podrá evitar este problema tarde o temprano.