Una memoria USB olvidada fue el impulso para la fundación de Dropbox. A lo largo de los años, la empresa pionera en el intercambio de archivos se ha convertido en un actor de la colaboración en el entorno empresarial, integrando software de terceros y conectando sus propias aplicaciones.
Dropbox lleva en el mercado desde 2007 y ha sido capaz de asegurarse un papel pionero en el intercambio de archivos y el almacenamiento en la nube. El concepto nació de la necesidad cuando el cofundador y director general, Drew Houston, volvía a casa de la universidad en autobús como estudiante y había olvidado su memoria USB. Fue entonces cuando se le ocurrió la idea de lo cómodo que sería poder acceder a sus archivos online.
Trabajo en la nube
Desde el otoño del año pasado, Dropbox ha abierto nuevos caminos en la colaboración basada en la nube con "Smart Workspace". "Una de las ventajas de un lugar de trabajo digital organizado de forma centralizada es que se pierde menos tiempo en la búsqueda de información, ya que todas las herramientas, el equipo y el contenido están reunidos en un solo lugar", afirma Andrea Trapp, Directora de Negocios NACE y DACH de Dropbox, ya que esto permite a los usuarios centrarse plenamente en el contenido real de su trabajo.
Plataforma de integración
Al final, el Smart Workspace actúa como una plataforma de integración, con más de 300.000 aplicaciones ya integradas a través de una interfaz. Detrás de esto también hay estrechas colaboraciones con empresas como Microsoft, Google, Slack, Zoom o Atlassian, dice la empresa. En el Smart Workspace se pueden crear, ver, editar y también compartir directamente desde Dropbox archivos como documentos de Word, presentaciones de PowerPoint, Google Cloud Docs o archivos PSD, por ejemplo, a través de Slack, Zoom u Office 365.
"En términos de colaboración, para nosotros es fundamental que la comunicación se produzca directamente sobre el contenido y que se pueda trabajar de forma interactiva en tiempo real con los compañeros", afirma Trapp. Así que han creado un modelo contrario a los correos electrónicos y los archivos adjuntos. Porque aquí, los bucles de coordinación regulares pondrían los nervios de punta a todos los implicados.
Procesos de tareas para todos los tipos de archivos
A través de "Dropbox Spaces", se muestra quién ha trabajado en qué archivos más recientemente. Las tareas pueden organizarse y distribuirse en el equipo a nivel de tareas. Este nivel de contexto muestra descripciones de los contenidos. El usuario puede ver lo que hay que hacer, qué tareas ya se han procesado y qué aprobaciones están pendientes.
Trapp lo ilustra con un ejemplo práctico: "Para los archivos de vídeo, ahora ofrecemos una función de comentarios basada en el tiempo para una respuesta más rápida y la opción de establecer procesos de aprobación sencillos. El material de vídeo también se puede convertir en otros tipos y tamaños de archivo dentro de Dropbox, de modo que en la práctica, por ejemplo, se pueden compartir fácilmente archivos de vídeo de gran tamaño desde un smartphone en un taxi." Del mismo modo, estos procesos de tareas también existen para los archivos de audio y texto.
Documentos en tiempo real
Además de integrar software, herramientas y apps, Dropbox también ha integrado sus propias aplicaciones, como "Paper". Se trata de una herramienta con la que se pueden crear y editar conjuntamente documentos en tiempo real, en los que se pueden insertar vídeos, PowerPoints, imágenes o tablas a golpe de ratón. De antemano, se invita a los participantes a hacerlo y, si se desea, se pueden asignar diversos derechos, por ejemplo para ver o editar.
Solución de firma electrónica interna
Además, la solución de firma electrónica interna "HelloSign" también puede integrarse para la automatización y la gestión de transacciones comerciales importantes, también a través de soluciones que están disponibles independientemente de Dropbox. "Una diferencia importante respecto a la competencia en este caso es que no cobramos por documento, sino en un modelo de suscripción por usuario y año", dice el responsable de Dropbox. El software también cuenta con una API que se puede utilizar para el etiquetado blanco, lo que es interesante para los socios del canal, dice Trapp.
La seguridad de los datos en la nube es "absolutamente central", dice el directivo, destacando la posibilidad de que los clientes empresariales de Dropbox utilicen el centro de datos en Alemania y que Dropbox cumple con la DSGVO.
Colaboración con el canal
Se ha creado un programa de partners para Dropbox Business que tiene en cuenta que el producto se utiliza en diferentes sectores, como los medios de comunicación, el comercio minorista, la construcción o el sector educativo. "En cuanto a las integraciones, existen las correspondientes áreas de atención. Por ejemplo, en el sector de la construcción se trata de una integración BIM, mientras que en el sector de los medios de comunicación Adobe desempeña un papel importante", explica Trapp. Para el canal, existe un portal de socios basado en la web como soporte organizativo.