Reducir los desplazamientos y mejorar la comunicación: no tiene por qué ser una contradicción. Gracias a las soluciones de Polycom, Vaillant Group pudo alcanzar sus objetivos.
El Grupo Vaillant es una empresa familiar tradicional desde hace casi 140 años y es el segundo fabricante europeo en el campo de la tecnología de la calefacción. La empresa también está presente en el sector de la tecnología de los ventiladores y el aire acondicionado. Vaillant desarrolla y produce en Alemania, Francia, Inglaterra, España, Italia, Eslovaquia, Turquía y China y exporta a más de 60 países. La empresa tiene sus propias organizaciones nacionales de ventas en más de 20 países. Vaillant Group tiene más de 12.000 empleados en todo el mundo y genera unas ventas anuales de unos 2.300 millones de euros. La sede de la empresa está en Remscheid, donde trabajan unos 1.500 empleados en más de 10 edificios. Mantener el éxito y ser más sostenibles.
Reducir los elevados gastos de viaje
El Grupo Vaillant es sinónimo de una clara división de responsabilidades y jerarquías planas que permiten tomar decisiones rápidas. El éxito de la empresa se basa en su alto nivel de calidad, rapidez, flexibilidad y orientación al cliente. La empresa quería mantener estas características y su éxito, pero aún así se propuso operar de forma más sostenible, entre otras cosas, reduciendo las emisiones de CO2 en toda la empresa. Sin embargo, debido a las sucursales repartidas por todo el mundo y Europa, los empleados de Vaillant viajaban mucho, lo que suponía un reto a muchos niveles: Tiempo, costes, equilibrio entre vida y trabajo. Por lo tanto, había que encontrar una solución para reducir los gastos de viaje, por un lado, y mejorar la comunicación y el intercambio de conocimientos técnicos entre las sucursales, por otro. A Klaus Scheid, director del grupo de infraestructuras de TI de Vaillant, se le encomendó la tarea de encontrar una solución de telepresencia que se integrase bien en la red existente, ofreciese una colaboración de vídeo de alta calidad y fuese fácil de usar.
Se trazaron las necesidades
En primer lugar, Scheid obtuvo una visión general de las necesidades y los procesos de colaboración en la empresa. En el marco de un estudio interno, aclaró cómo trabajan los empleados y cómo actúan juntos los equipos distribuidos. Basándose en los resultados de este estudio, Scheid llegó a la conclusión de que la instalación de una sala de telepresencia en cada sucursal de Vaillant permitiría a los empleados comunicarse de forma diferente y daría resultados positivos. Una reducción del 15% en los viajes de un día y del 5% en los de dos días ahorraría 700 viajes y 450 días de viaje y reduciría las emisiones de CO2 en unas 400 toneladas. Scheid empezó a buscar la solución adecuada que se integrara eficazmente en la red existente y encajara con las soluciones probadas de sus socios de confianza, Microsoft y HP. Esto le llevó a Polycom. Como resultado, el equipo de Polycom se involucró en el proyecto y colaboró con HP en la gestión del proyecto para conseguir que la implantación se realizara a tiempo.
La flexibilidad es importante
Scheid explica así la decisión de apostar por Polycom: "En Vaillant Group, creemos que es importante trabajar con las mejores soluciones y proveedores probados. Decidimos llevar a cabo el proyecto con Polycom por diferentes razones. La relación de Polycom con HP y Microsoft fue importante e influyente. Pero igualmente importante era la calidad de las soluciones de vídeo de Polycom y su facilidad de uso. La plataforma RealPresence es lo suficientemente flexible como para crecer con nosotros. Podemos instalar gradualmente más puntos finales o integrar fácilmente nuevos puntos finales, como las tabletas. "HP fue capaz de gestionar el proyecto de forma global y, como cliente de Microsoft, sabemos que las soluciones de ambas empresas se integran bien. La calidad de las soluciones de colaboración de vídeo y la facilidad de uso eran igual de importantes"
La solución elegida por Vaillant incluye el RealPresence Collaboration Server, el RealPresence Resource Manager, el Video Border Proxy, el Polycom RSS4000 y más de 45 soluciones de Telepresencia RealPresence, HDX 7000, HDX 8000 y HDX 4500. Junto con HP, Polycom implementó el proyecto completo en menos de ocho meses.
Creando aceptación
Las salas de telepresencia son accesibles para todos los empleados de Vaillant Group. Scheid sabe que este tipo de soluciones sólo se utilizarán si son fáciles de usar. Explica: "Cada sala de vídeo está anotada en nuestra agenda. Para abrir una reunión de vídeo, basta con hacer clic en la sala a la que se quiere conectar. A menudo las reuniones implican a varias ramas. Por eso, cada sala de vídeo tiene su propio nombre, como "sala de conferencias de compras". Esto facilita que los participantes se unan a la reunión de vídeo adecuada". El equipo de comunicación se encargó de aumentar la aceptación de la plataforma a nivel interno.
Christoph Schnier, Director de Compras de TI y Telecomunicaciones de Vaillant, es un gran partidario. Su equipo de 15 personas solía reunirse varias veces al año en una reunión de cinco horas. Desde la introducción de la solución de Polycom, puede reunirse con su equipo distribuido cara a cara con mucha más regularidad. Schnier también utiliza la videotelefonía para comunicarse con sus proveedores y socios comerciales. "La comunicación por vídeo es genial", dice Schnier. "Sobre todo porque, al fin y al cabo, trabajamos en temas complejos. Cuando ves a alguien, la comunicación es mucho más fácil y encontramos soluciones adecuadas más rápidamente". Pero para Schnier, las ventajas de la plataforma no se quedan ahí. Sonríe y dice: "Puedo estar en Londres por la mañana, en París por la tarde y en casa para cenar".
Desarrollo de proyectos más fácil
La plataforma de Polycom facilita el desarrollo de proyectos al equipo de TI. Antes de la introducción de las soluciones de vídeo, era difícil involucrar a todo el mundo en las sesiones de brainstorming y seguir gestionando un proyecto con colegas distantes. Hoy en día, el equipo se reúne cara a cara con regularidad y la colaboración ha mejorado notablemente. La calidad de la voz es estupenda y, aunque todos los empleados de Vaillant se comunican en inglés, que a menudo no es su lengua materna, funciona muy bien, porque se pueden ver unos a otros. Todos los puntos finales implementados tienen dos pantallas, por lo que se pueden ver las presentaciones juntas, por ejemplo.
Lo que viene
El Grupo Vaillant quiere seguir aumentando la adopción de la colaboración por vídeo y reducir gradualmente los desplazamientos. Para ello, la empresa pondrá a disposición de sus empleados más herramientas de colaboración. Actualmente, la compañía está probando Polycom RealPresence Mobile en tabletas y está trabajando en un proyecto piloto con Microsoft Lync Server 2010.