El contrato está redactado, pero falta lo más importante: la firma. Las consecuencias pueden ser graves. Las excusas por las que se alarga el proceso de firma son múltiples y las consecuencias a menudo fatales y costosas.
Si falta una firma en un contrato, el proceso de trabajo se paraliza. Por encargo de Francotyp-Postalia (FP), un instituto independiente de investigación de mercado encuestó a 1.004 empresarios y empleados, así como a autónomos de 38 sectores, sobre la gestión de documentos y firmas en su empresa, así como sobre la firma digital.
El 66 por ciento de las empresas alemanas ya ha experimentado retrasos por la falta de una firma. Una de cada cinco empresas ve incluso una clara relación entre la duración del proceso de firma y la ruptura de un acuerdo comercial. El 51% de las empresas incumplen regularmente los plazos por falta de firmas. Cuanto más tiempo esté disponible una oferta para su firma, más probabilidades hay de que no se firme: el 36% de las empresas pierden regularmente ingresos por ello.
Un documento entregado por correo se firma y devuelve en una semana en el 55% de los casos. Para más de una cuarta parte de las empresas, sólo se necesitan entre dos y tres días. Sin embargo, casi una de cada ocho empresas espera dos semanas para recibir el documento firmado.
Debido a que Internet puede entregar los mensajes más rápidamente, un tercio de las empresas espera de dos a tres días para una firma por correo electrónico. Más de una cuarta parte recibe el documento en un día. Para uno de cada cinco, incluso sólo se necesitan unas horas. Las firmas digitales son aún más rápidas. El 28% recibe el documento en unas horas o al cabo de un día, y para más de una cuarta parte, la firma está disponible en dos o tres días.
Excusas cuando se vuelve a tardar...
Los investigadores de mercado también preguntaron por los motivos más frecuentes de retraso en las firmas. Los participantes en el estudio creen que al menos el 31% de los casos son excusas. Estas son las diez principales excusas, con múltiples respuestas posibles:
- 1. Cuestiones abiertas que aún deben resolverse (36%)
- 2. Revisión interna del documento aún en curso (36%)
- 3. 3. Disponible para la persona responsable que aún no ha dado su opinión (34 por ciento)
- 4. El refrendador está/estaba de vacaciones (34 por ciento)
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- 5. El refrendador está/estaba enfermo (26 por ciento)
- 6. El refrendador está/estaba fuera de la oficina debido a citas de trabajo (24 por ciento)
- 7. El refrendador pasó por alto el documento (13 por ciento)
- 8. No sabe/no contesta (11 por ciento)
- 9. Las responsabilidades dentro de la empresa no están (todavía) claras (8 por ciento)
- 10. El documento se ha perdido dentro de la empresa (6 por ciento)
- 5. El refrendador está/estaba enfermo (26 por ciento)
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Más de una de cada cinco empresas tiene que hacer una llamada telefónica después para conseguir la firma de una de cada diez de las ofertas. Para uno de cada nueve, esto es incluso cierto para el 41 al 50 por ciento de todas las ofertas. Casi un tercio de las empresas reciben un OK por correo electrónico de vuelta para una décima parte de sus ofertas que fueron enviadas como pdf por correo electrónico, pero sin firma debajo del documento.
De cada diez empresas, las personas de contacto responsables se pierden hasta en un 50% de los casos cuando un documento debe ser refrendado por varias partes. De los que utilizan la firma digital, uno de cada siete confirma que las ofertas se leen con más detenimiento cuando se insiste en la firma.