Cómo compartir una carpeta en Outlook

Hay muchas formas de compartir una carpeta en Outlook con otras personas. Esto puede hacer que trabajar con un equipo o en un proyecto sea mucho más fácil cuando todas las comunicaciones están en un solo lugar y puede ser una excelente manera de administrar las actividades del hogar, las finanzas y mucho más. Aprenda a crear carpetas compartidas de Outlook y a organizar su trabajo.

Necesita tener acceso al servidor Exchange. Esta es la única forma en que puede administrar o compartir sus carpetas de Outlook.

Cómo compartir una carpeta en Outlook 2016

Algo que debe verificar antes de intentar compartir una carpeta es si su administrador le permite hacerlo. Si es así, esto es lo que debe hacer:

1. Abra Outlook como lo haría normalmente.
2. Busque la carpeta que le gustaría compartir con alguien.

3. Una vez localizada, haga clic derecho en la carpeta, luego seleccione Propiedades

   

4. En la ventana de Propiedades, seleccione la pestaña Permisos.

   

5. Seleccione Añadir.

6. De la lista de direcciones de correo electrónico en el servidor, seleccione con la que le gustaría compartir la carpeta en Outlook.

   

Cómo abrir una carpeta compartida en Outlook

Si otra persona ha compartido una carpeta con usted, asegúrese de que le hayan otorgado los permisos correctos. Lo más probable es que reciba una invitación para compartir por correo electrónico y todo lo que necesita hacer es seleccionar Abrir estas Notas / Tareas / Diario / Contactos / Calendario en la esquina superior izquierda.

Considere conservar el correo electrónico de invitación para la carpeta compartida.

Si elimina el correo electrónico de invitación, el contenido compartido seguirá siendo accesible para usted, solo hay algunos pasos adicionales. Simplemente seleccione la carpeta, luego seleccione Abrir Calendario / Contactos / Diario / Notas / Tareas compartidos.

Esto funciona en Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016 y Outlook 2019

Cómo eliminar una carpeta compartida

Ya sea que esté compartiendo una carpeta o eliminando una carpeta compartida, el proceso es casi el mismo. Si compartieron una carpeta con usted, la forma más fácil de deshacerse de ella sería pedirle a la persona que le otorgó acceso que revoque todos los permisos.

Si necesita que alguien no vea su carpeta compartida, siga estos pasos:

1. Haga clic derecho en la carpeta compartida en Outlook, luego seleccione Propiedades.

2. Seleccione el botón Compartir carpetas.

3. Elija con qué usuario ya no desea compartir la carpeta, luego seleccione Eliminar.

Niveles de permisos en carpetas compartidas en Outlook

Existe una forma de limitar lo que las personas pueden hacer dentro de una carpeta compartida utilizando una amplia gama de pautas de permisos.

Abra Outlook, haga clic con el botón derecho en la carpeta que desea compartir, luego seleccione Propiedades > Permisos. Desde allí, seleccione el menú desplegable Nivel de Permiso y elija un nivel diferente para cada persona con la que desea compartir la carpeta.

Por ejemplo, si selecciona Propietaria, esa persona puede hacer cualquier cosa, pero si selecciona Crítico, lo único que pueden hacer es leer los elementos y nada más.