Google Drive es uno de los dispositivos de almacenamiento en la nube más populares, junto con Dropbox, Microsoft OneDrive y Apple iCloud. En este artículo, mostramos 10 consejos para que el uso del almacenamiento en la nube sea más efectivo y seguro, también para la oficina en casa.
Google Drive se puede utilizar a través de la interfaz web mediante el enlace drive.google.com, pero también se puede integrar a través de un cliente de PC. El cliente puede descargarse directamente a través de la interfaz web. Tras la instalación, el inicio de sesión se realiza con la cuenta de Google.
Entonces la sincronización entre Windows y Google Drive puede tener lugar en el cliente. A diferencia de otros dispositivos de almacenamiento en la nube, el agente de Windows para Google Drive, además de sincronizar los datos, también incluye la opción de guardar los datos locales en la nube. La configuración se realiza a través de asistentes y se completa rápidamente.
Consejo 1: El cliente de Windows de Google Drive no permite el inicio de sesión
Dependiendo de la versión de Windows utilizada, puede ocurrir que tras iniciar la configuración de Google Backup & Sync, no sea posible el inicio de sesión con la cuenta de Google. El mensaje de error "Este navegador o aplicación puede no ser seguro. Usa otro navegador".
En este caso, el enlace "Iniciar sesión en su navegador en su lugar" le ayudará. Después de iniciar sesión en el navegador utilizado y asignar los permisos para Google Backup & Sync, aparece un mensaje en el navegador que indica que la configuración se ha completado. Sólo cuando el navegador informa de que se ha completado con éxito se puede seguir configurando Google Drive.
Consejo 2: Configurar correctamente la copia de seguridad y la sincronización
Google Backup & Sync consta de dos componentes. Un componente puede hacer una copia de seguridad de los directorios locales del ordenador con Windows en Google Drive. El segundo componente se encarga de sincronizar los datos de Google Drive con Windows. En este caso, hay que tener mucho cuidado durante el montaje.
El asistente de instalación configura la función de copia de seguridad en el paso 2 "Mi ordenador". Si no desea utilizar la función de copia de seguridad, debe desactivar las carpetas y desmarcar las casillas de verificación por defecto. En el paso 3, "Google Drive", se configura qué datos de "Mi PC" en Google Drive se sincronizan con Windows y a qué directorio local deben sincronizarse los datos.
Para cambiar la configuración posteriormente, haga clic en el icono de Google Drive en la zona de la bandeja de la barra de tareas. A través de la opción de menú con los tres puntos de la derecha y la selección de "Configuración", se puede ajustar posteriormente la copia de seguridad y la sincronización. La copia de seguridad se configura a través de "Mi PC". Para configurar la sincronización se utiliza "Google Drive". A través de "Ajustes", se establecen opciones que se aplican a ambas partes de la herramienta.
Consejo 3: Gestionar y compartir el espacio de almacenamiento en Google Drive con Google One
A través de Google One, se lleva a cabo la gestión de las distintas funciones de Google que están vinculadas a una cuenta, incluyendo Google Drive. Aquí también se puede compartir el espacio de almacenamiento. Las opciones para ello se encuentran en "Almacenamiento". Además, aquí se pueden gestionar las suscripciones para adquirir almacenamiento adicional. Para liberar el almacenamiento, el enlace "Liberar el almacenamiento de la cuenta" está disponible.
Consejo 4: Subir con arrastrar y soltar
En el cliente web, los archivos también se pueden subir simplemente arrastrando y soltando. Para ello, se hace clic en un archivo con el ratón y se arrastra a la ventana del navegador. A continuación, Google Drive sube el archivo automáticamente. El estado de la subida y la finalización con éxito se muestra en la ventana del navegador.
Consejo 5: Más seguridad: Gestionar los permisos de las apps
Con el tiempo, es muy posible que varias apps que los usuarios utilizan accedan a Google Drive. El acceso debe comprobarse regularmente en los ajustes. En el navegador web, los ajustes para esto se pueden ver a través del símbolo de la rueda dentada y la selección de "Manage settingsApps". Las aplicaciones que ya no se utilizan deben eliminarse aquí.
Consejo 6: Vigila el historial de versiones de los archivos
Si los documentos se guardan y editan directamente en Google Drive, éste guarda diferentes versiones. Al abrir un documento, este historial puede visualizarse a través del "Historial de versiones de archivos". Los cambios no intencionados, por ejemplo cuando varios usuarios trabajan con un documento, pueden ser rastreados y restablecidos en este punto.
Consejo 7: Guarda los archivos encriptados
Por defecto, Google Drive no permite el almacenamiento de datos encriptados. Sin embargo, con herramientas adicionales gratuitas, los datos pueden ser encriptados desde el PC y almacenados en Google Drive de forma encriptada. Las tres herramientas Boxcryptor, Cryptomator y CryptSync son especialmente útiles en este caso. Además, existe el complemento "Secure File Encryption".
Consejo 8: Editar documentos sin conexión
Con la extensión de Google Chrome Google Docs Offline, los documentos de Google Drive también se pueden editar sin conexión, es decir, completamente sin conexión a Internet.
Consejo 9: Convertir archivos o abrirlos con Google Docs
Utilizando el menú contextual de los archivos, se pueden abrir en Google Drive con uno de los programas seleccionados o convertirlos. Por ejemplo, los archivos PDF pueden abrirse en línea con Google Docs. Las funciones están disponibles a través del menú contextual en "Abrir con". La conversión requiere una cuenta en CloudConvert. El servicio también debe tener acceso a Google Drive.
Consejo 10: Habilitar la autenticación multifactor
Para mayor seguridad, la autenticación multifactor también debería estar habilitada para las cuentas de Google. Esto garantiza que ninguna persona no autorizada pueda acceder a los datos de Google Drive. Los ajustes para ello se realizan en la configuración de la cuenta de Google a través de la opción de menú "Seguridad". Se puede acceder a la configuración directamente con el enlace myaccount.google.com/security. La opción "Confirmación en dos pasos" se utiliza para configurar la opción. Aquí también se puede utilizar Google Authenticator y Microsoft Authenticator.