SharePoint es una plataforma de colaboración desarrollada por Microsoft que permite a las empresas y organizaciones compartir información, colaborar en proyectos y gestionar documentos de manera eficiente y segura. Se trata de una herramienta muy versátil que se adapta a las necesidades de cualquier organización, independientemente de su tamaño o sector.
Una de las principales ventajas de SharePoint es que permite a los usuarios trabajar en equipo de manera eficiente y productiva, gracias a las numerosas funcionalidades que ofrece. Por ejemplo, la plataforma permite crear y compartir documentos, agendas de reuniones, listas de tareas y otros elementos de trabajo en equipo, además de contar con herramientas de comunicación como chats, foros y comentarios.
Una de las preguntas más comunes que surgen al hablar de SharePoint es cómo se diferencia de OneDrive. La respuesta es sencilla: OneDrive es una herramienta para almacenar y compartir archivos en la nube de manera individual, mientras que SharePoint se enfoca en la colaboración en equipo y la gestión de documentos empresariales. En otras palabras, OneDrive es una herramienta más adecuada para uso personal, mientras que SharePoint es esencial para el trabajo en equipo en entornos empresariales.
Para acceder a un sitio de SharePoint, es necesario contar con una cuenta de Microsoft y haber sido invitado por el administrador del sitio. Una vez dentro, los usuarios podrán colaborar en proyectos, compartir documentos y realizar otras actividades que permiten mejorar la productividad y eficiencia de la organización.
Entre las actividades que permite colaborar en SharePoint, se encuentran la creación y edición de documentos en línea, la asignación de tareas, la gestión de calendarios compartidos, la creación de listas de contactos y la realización de encuestas. Además, la plataforma es altamente personalizable, lo que permite adaptarla a las necesidades específicas de cada organización.
En cuanto a las funcionalidades que ofrece SharePoint para el trabajo en equipo, destacan la posibilidad de crear flujos de trabajo personalizados, la integración con otras herramientas de Microsoft como Teams y Outlook, y la gestión de permisos y accesos a documentos y carpetas. Todo ello se traduce en una mayor eficiencia y productividad de los equipos de trabajo, así como en una mayor seguridad y control de la información empresarial.
Por último, cabe destacar que es posible crear un sitio de SharePoint directamente desde Outlook. Para ello, basta con ir a la pestaña «Sitios» en el menú de Outlook y seleccionar la opción «Nuevo sitio de SharePoint». A partir de ahí, se podrá personalizar el sitio y comenzar a colaborar con otros usuarios en proyectos y documentos de manera eficiente y segura.
En definitiva, SharePoint es una herramienta esencial para cualquier organización que busque mejorar la eficiencia y productividad de sus equipos de trabajo, así como garantizar la seguridad y control de la información empresarial. Con sus numerosas funcionalidades y posibilidades de personalización, la plataforma se adapta a las necesidades de cualquier organización, independientemente de su tamaño o sector.
Para crear un SharePoint desde cero, primero necesitas tener acceso a Microsoft 365/Office 365. Luego, debes seguir los siguientes pasos:
1. Ir a la página de SharePoint en tu sitio de Microsoft 365/Office 365.
2. Hacer clic en «Crear sitio».
3. Seleccionar el tipo de sitio que deseas crear, como una biblioteca de documentos, un sitio de equipo o un sitio de comunicación.
4. Ingresar el nombre y la descripción del sitio.
5. Seleccionar las opciones de permisos y configuraciones avanzadas, si es necesario.
6. Hacer clic en «Crear» para crear el sitio.
Una vez que hayas creado el sitio, puedes personalizarlo y agregar contenido, como listas, bibliotecas de documentos, páginas y elementos web.
Para crear un SharePoint en Excel, primero debes tener una cuenta de Microsoft SharePoint y una hoja de cálculo en Excel. Luego, debes ir a la pestaña «Datos» en Excel y seleccionar «Desde origen de datos existente». Luego, selecciona «Microsoft SharePoint Foundation» y sigue las instrucciones para conectar tu hoja de cálculo a tu cuenta de SharePoint. Una vez conectados, puedes empezar a compartir y colaborar en tu hoja de cálculo a través de SharePoint.