Las carpetas y los archivos son dos términos relacionados con la organización de la información en un ordenador. Una carpeta es un contenedor que puede almacenar varios archivos, mientras que un archivo es un documento individual que contiene información específica. Ambos son importantes para mantener una estructura en nuestros documentos digitales.
Un archivo comprimido es un archivo que ha sido reducido en tamaño para que ocupe menos espacio en el disco duro. Los archivos se comprimen para ahorrar espacio, así como para facilitar su transferencia a través de internet. Los formatos de archivo comprimido más comunes son .zip y .rar.
Para crear un archivo en Word, abrimos el programa Microsoft Word y seleccionamos la opción «Nuevo documento». A partir de ahí, podemos empezar a escribir y dar formato a nuestro documento según nuestras necesidades. Una vez que hemos terminado nuestro documento, podemos guardarlo en nuestro ordenador en formato .docx o en otros formatos compatibles con Word.
Los archivos y las carpetas tienen varias características importantes. Algunas de las más destacadas son su nombre, su tamaño, su ubicación, la fecha en que se crearon y la fecha en que se modificaron por última vez. Estas características nos ayudan a encontrar y organizar nuestros documentos digitales de manera efectiva.
Existen dos tipos de características que podemos asignar a nuestros archivos y carpetas: las básicas y las avanzadas. Las características básicas incluyen el nombre, la fecha de creación y la ubicación de un archivo o carpeta. Las características avanzadas incluyen información adicional, como el autor, el título y las palabras clave asociadas con el archivo.
Las características de un archivo digital incluyen su formato, su tamaño y su contenido. El formato se refiere al tipo de archivo, como un documento de Word o una imagen JPEG. El tamaño se refiere al espacio que ocupa en el disco duro, mientras que el contenido se refiere a la información que contiene el archivo en sí. Todas estas características son importantes para la organización y el acceso a nuestros documentos digitales.
Lo principal que se debe hacer al crear un archivo es asignarle un nombre descriptivo para que sea fácilmente identificable y ubicable en el futuro. También es recomendable asignar una extensión correspondiente al tipo de archivo que se está creando.
Según el ciclo vital, los tipos de archivos se dividen en tres categorías: activos, semiacivos e inactivos. Los activos son aquellos que se usan con frecuencia y están en constante actualización, los semiacivos son aquellos que se utilizan de vez en cuando pero que todavía tienen valor para la organización y los inactivos son aquellos que ya no se utilizan pero que se deben conservar por un tiempo determinado por motivos legales o históricos.
Los tipos de archivos administrativos pueden variar según la organización, pero algunos comunes incluyen archivos de empleados, archivos financieros, archivos de clientes, archivos de proyectos y archivos de proveedores. Cada uno de estos tipos de archivos contiene diferentes tipos de información y documentos importantes para la gestión y operación de una empresa.