El archivo es un conjunto de documentos que se guardan y organizan de manera sistemática para su conservación y consulta posterior. Cuando se archiva un expediente, significa que se ha terminado un proceso de trabajo y que los documentos que lo componen se han clasificado y ordenado para su almacenamiento.
Los documentos de archivo pueden ser de diferentes tipos, como por ejemplo: expedientes administrativos, documentos contables, contratos, facturas, correos electrónicos, entre otros. Todos estos documentos tienen en común que son importantes para la gestión diaria de una empresa o institución, y por lo tanto, deben ser tratados con el debido cuidado y atención.
Archivar un proceso judicial significa que se ha terminado el proceso y se ha cerrado la causa. Los documentos que se generaron durante el proceso se archivan en el expediente correspondiente para su conservación y consulta posterior. Es importante destacar que el archivo de un proceso judicial no significa que los documentos se hayan destruido, sino que se han guardado para cumplir con las obligaciones legales y administrativas.
Para hacer un archivo en la computadora, es necesario seguir los siguientes pasos:
1. Crear una carpeta en el disco duro o en la nube donde se quiere guardar el archivo.
2. Darle un nombre descriptivo a la carpeta.
3. Seleccionar los documentos que se quieren guardar en la carpeta y arrastrarlos hacia la misma.
4. Organizar los documentos dentro de la carpeta en carpetas adicionales si es necesario.
Los tipos de documentos se pueden clasificar de diversas maneras, dependiendo de la naturaleza de la información que contienen. Algunas formas comunes de clasificación incluyen: por fecha, por tipo de documento, por tema, por autor, entre otras.
Existen diferentes tipos de archivos según su uso, entre los que se destacan:
1. Archivos administrativos: documentos relacionados con la gestión interna de una empresa o institución.
2. Archivos contables: documentos relacionados con la contabilidad y finanzas de la empresa.
3. Archivos legales: documentos relacionados con procesos judiciales o contratos legales.
4. Archivos de recursos humanos: documentos relacionados con la gestión del personal de la empresa.
5. Archivos de marketing: documentos relacionados con las estrategias de marketing y publicidad de la empresa.
En conclusión, el archivo es una actividad crucial para cualquier empresa o institución, ya que permite la conservación y consulta posterior de documentos importantes. Para hacer un archivo, es necesario clasificar y ordenar los documentos de manera adecuada, y elegir el tipo de archivo según su uso.
Cuando se archiva la causa significa que el expediente se cierra y se deja de investigar el caso debido a la falta de pruebas suficientes o a la imposibilidad de encontrar al culpable.
En la empresa, los documentos se clasifican de acuerdo a su importancia y frecuencia de uso. Por lo general, se utilizan sistemas de clasificación como la numeración consecutiva, la clasificación alfabética, temática o por fechas. También se pueden utilizar sistemas electrónicos de gestión documental para facilitar su búsqueda y acceso.
La clasificación documental se considera como un proceso fundamental para el correcto manejo y organización de los expedientes. Permite identificar, ordenar y almacenar los documentos de manera adecuada, facilitando su búsqueda y recuperación en el futuro. Además, ayuda a garantizar la transparencia y la eficiencia en la gestión documental.