Un archivo es un conjunto de información almacenada en un dispositivo de almacenamiento, como un disco duro, CD, USB, entre otros. La información puede ser cualquier cosa que se pueda guardar en una computadora, como documentos de texto, imágenes, música, videos, programas, entre otros.
1. Archivos de texto: estos son archivos que contienen texto sin formato y se pueden abrir con cualquier editor de texto. Ejemplos de archivos de texto son los documentos de Word, archivos de texto plano y archivos de código fuente.
3. Archivos de audio: estos son archivos que contienen música o sonidos y se pueden abrir con un reproductor de audio. Ejemplos de archivos de audio son MP3, WAV y WMA.
Además de los tipos de archivos, también existen tres clases de archivo: el archivo activo, el archivo semiactivo y el archivo inactivo. El archivo activo es aquel que se utiliza con frecuencia y se encuentra cerca del usuario. El archivo semiactivo es aquel que se utiliza con menos frecuencia y se encuentra en un lugar accesible pero no tan cercano al usuario. Finalmente, el archivo inactivo es aquel que se utiliza muy poco y se encuentra en un lugar fuera del alcance del usuario.
Para escribir el nombre de un archivo, se pueden utilizar letras, números y algunos símbolos como guiones y puntos. Es importante tener en cuenta que algunos caracteres no se pueden utilizar en los nombres de archivo, como los signos de puntuación, los espacios y los acentos.
Para saber dónde está el nombre del documento, se puede revisar la barra de título de la ventana del programa que se está utilizando para abrir el archivo. También se puede buscar en el explorador de archivos de la computadora.
La estructura de un nombre de archivo es bastante simple. El nombre de archivo se compone de dos partes: el nombre del archivo propiamente dicho y la extensión del archivo. La extensión del archivo indica el tipo de archivo y se encuentra después del punto. Por ejemplo, en el archivo «ejemplo.txt», el nombre del archivo es «ejemplo» y la extensión del archivo es «.txt».
El archivo tiene tres fases: activa, intermedia y definitiva.
Las fases de los archivos son tres: la fase activa, la fase intermedia y la fase histórica. En la fase activa se manejan los documentos de uso frecuente, en la fase intermedia se almacenan los documentos que se utilizan esporádicamente y en la fase histórica se conservan los documentos de valor permanente.
Las etapas de un archivo son tres: la creación o producción, la conservación o mantenimiento y la disposición final. La creación implica la elaboración y registro de documentos, la conservación se refiere a la protección y organización de los documentos para su uso futuro, y la disposición final se trata de la eliminación o transferencia de los documentos cuando ya no son necesarios.