- Archivo de oficina: fase activa.
- Archivo central: fase semiactiva.
- Archivo intermedio: fase inactiva.
- Archivos históricos: fase inactiva.
Los archivos son un conjunto de documentos que se conservan para su uso futuro. La información que se almacena en un archivo puede ser de gran importancia y, por lo tanto, es necesario tener un sistema adecuado de organización para su correcta gestión y uso. Para lograr esto, existen ciertas fases en la gestión de archivos que son importantes conocer.
El archivo comienza con el proceso de creación de documentos. Estos documentos se clasifican y se organizan según su relevancia y su uso futuro. Una vez que los documentos están organizados, se procede a su almacenamiento. Los archivos pueden ser físicos o electrónicos, según el tipo de documento que se esté almacenando.
La extensión de un archivo es la serie de caracteres que se encuentra después del nombre del archivo y que indica el tipo de archivo. Algunos ejemplos de extensiones de archivo comunes son .docx (Microsoft Word), .pdf (Adobe Acrobat), .jpg (imagen), .mp3 (audio) y .mp4 (video).
El programa de gestión documental consta de ocho pasos: planificación, elaboración de políticas y procedimientos, identificación de documentos, clasificación y organización, almacenamiento, acceso y distribución, conservación y eliminación.
Las fases del tratamiento archivístico son tres: la fase primaria, la fase secundaria y la fase terciaria. En la fase primaria se realiza la identificación, clasificación y ordenación de los documentos, en la fase secundaria se realiza la descripción y en la fase terciaria se realiza la conservación y la consulta de los documentos.
Las unidades documentales se clasifican según su contenido y su forma. Algunos ejemplos de unidades documentales son el expediente (conjunto de documentos relacionados con un tema específico) y la serie documental (conjunto de documentos relacionados con una actividad o función específica de la entidad). La clasificación de las unidades documentales es importante para su correcta gestión y acceso en el futuro.
En conclusión, la gestión de archivos es una tarea importante que requiere un sistema adecuado de organización y clasificación. Las fases de los archivos y el programa de gestión documental son herramientas valiosas para lograr una gestión eficiente y efectiva de los documentos y la información que contienen. Además, es importante tener en cuenta la clasificación de las unidades documentales para su correcta gestión y acceso en el futuro.
El proceso de clasificación de documentos es una actividad que consiste en organizar la información contenida en los documentos en diferentes categorías o grupos, de acuerdo con su contenido, propósito, función o cualquier otro criterio que se haya definido previamente. Esta actividad es fundamental para la gestión de archivos y permite una rápida y eficiente recuperación de la información cuando se requiere.
Para hacer un archivo en la computadora, primero debes crear una carpeta en la ubicación deseada. Luego, dentro de la carpeta, puedes crear archivos nuevos haciendo clic derecho y seleccionando «Nuevo» y luego el tipo de archivo que deseas crear (por ejemplo, documento de texto, hoja de cálculo, presentación, imagen, etc.). Una vez creado el archivo, asegúrate de nombrarlo de manera clara y descriptiva para que puedas encontrarlo fácilmente posteriormente. Además, es recomendable organizar los archivos en subcarpetas según su tema o categoría para mantener una estructura ordenada y fácil de navegar.
Lo principal que se debe hacer al crear un archivo es establecer un sistema de organización claro y coherente que permita clasificar y encontrar la información de manera eficiente. Esto incluye determinar categorías y subcategorías, asignar nombres y etiquetas significativas, y establecer un método de archivado consistente. También es importante establecer medidas de seguridad adecuadas para proteger la información.