El concepto de archivo se refiere a un conjunto de documentos, ya sean físicos o digitales, que se han creado con fines administrativos, legales, históricos o informativos. Estos documentos son recopilados, organizados, preservados y accesibles para su uso en el presente y en el futuro.
Antonia Heredia Herrera define el archivo como un conjunto de documentos que se han producido por una entidad pública o privada en el curso de sus actividades y que se han recibido o reunido para su conservación, consulta e investigación. Es decir, el archivo es una herramienta fundamental para la gestión de la información y la toma de decisiones en cualquier organización.
La función de los archivos es garantizar la conservación y accesibilidad de la información y documentación producida y recibida por una organización, ya sea pública o privada. Los archivos permiten el acceso a la información histórica y administrativa de una entidad, lo que facilita la toma de decisiones y la gestión de los recursos.
Un archivo se caracteriza por ser un conjunto de documentos ordenados y clasificados según un criterio determinado, ya sea por fecha, tema, persona o entidad que los ha producido o recibido. Los documentos pueden ser de diferentes formatos: papel, fotografías, audiovisuales, electrónicos, entre otros.
Existen diferentes tipos de archivos, entre los que se encuentran los archivos históricos, los archivos administrativos, los archivos de gestión, los archivos privados, los archivos públicos y los archivos personales. Cada uno de ellos cumple una función específica y tiene diferentes características en cuanto a su contenido y organización.
En la actualidad, los archivos digitales son cada vez más comunes y se han convertido en una herramienta fundamental en la gestión de la información. Los archivos digitales permiten el acceso a la información desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que facilita la toma de decisiones y la gestión de los recursos.
En conclusión, el concepto de archivo es fundamental para la organización y gestión de la información en cualquier entidad pública o privada. Los archivos permiten la conservación y accesibilidad de la información y documentación producida y recibida, lo que facilita la toma de decisiones y la gestión de los recursos. Existen diferentes tipos de archivos, cada uno con características específicas en cuanto a su contenido y organización. Los archivos digitales se han convertido en una herramienta fundamental en la gestión de la información.
La técnica de archivo según su finalidad es el conjunto de procedimientos y métodos que se utilizan para organizar la documentación en un archivo, con el fin de facilitar su búsqueda, recuperación y conservación a lo largo del tiempo. Esta técnica se fundamenta en la clasificación, ordenación y descripción de los documentos, de manera que se pueda acceder a ellos de forma rápida y eficiente, garantizando su integridad y autenticidad.
Un archivo con autor es aquel que está documentado y organizado por una persona específica, ya sea un individuo o una entidad. Este tipo de archivo puede ser muy valioso para la investigación y el estudio de la obra o actividad de esa persona o entidad en particular.
Las funciones de los archivos de una empresa son diversas, pero en general, se pueden resumir en tres principales:
1. Almacenamiento de información: Los archivos de una empresa permiten el almacenamiento y conservación de toda la información relevante para la misma, desde documentos formales hasta información en formato digital.
2. Acceso a la información: Los archivos también tienen la función de facilitar el acceso a la información almacenada, permitiendo su consulta y uso por parte de los usuarios autorizados.
3. Control y gestión de la información: Los archivos también son importantes para el control y gestión de la información, pues permiten llevar un registro de los documentos y datos de la empresa, así como su organización y clasificación para facilitar su búsqueda y consulta en el futuro.