Los documentos portátiles son archivos que pueden ser abiertos y visualizados en cualquier dispositivo, sin importar el sistema operativo o el software utilizado. En la actualidad, los formatos más populares de documentos portátiles son PDF, PDF/A y XPS.
El formato de archivo PDF (Portable Document Format) fue creado por Adobe Systems en 1993 y se ha convertido en uno de los estándares más utilizados para la distribución de documentos en línea. La ventaja de los archivos PDF es que mantienen el formato original del documento, incluyendo imágenes, fuentes y gráficos, independientemente del software utilizado para abrirlo. Además, los archivos PDF pueden protegerse con contraseña y cifrado para garantizar la privacidad de los datos.
El formato PDF/A es una variante del formato PDF que se utiliza específicamente para la archivación a largo plazo. A diferencia del PDF estándar, el PDF/A requiere que el documento contenga toda la información necesaria para su visualización, lo que garantiza que el contenido del documento se mantenga intacto y accesible en el futuro. Para convertir un archivo PDF a PDF/A, se pueden utilizar herramientas como Adobe Acrobat o la suite de software libre OpenOffice.
Los documentos etiquetados son archivos PDF que cumplen con los estándares de accesibilidad para personas con discapacidades visuales. Estos documentos incluyen etiquetas que describen la estructura del documento, lo que permite que los lectores de pantalla puedan leer el contenido de manera efectiva. Para crear documentos etiquetados, se pueden utilizar herramientas como Adobe Acrobat o Microsoft Word.
Los archivos XPS (XML Paper Specification) son otra opción de formato de archivo portátil, desarrollado por Microsoft en 2006. Los archivos XPS son similares a los archivos PDF en términos de visualización, pero utilizan tecnología XML para describir el contenido del documento. Sin embargo, a pesar de ser un formato de archivo portátil, los archivos XPS no son tan populares como los archivos PDF.
En resumen, los documentos portátiles son esenciales para la distribución de documentos en línea. Los formatos más populares son PDF, PDF/A y XPS, cada uno con sus propias ventajas y desventajas. Es importante elegir el formato adecuado según el propósito del documento y asegurarse de cumplir con los estándares de accesibilidad si se requiere.
Para saber si un documento es PDF o PDF/A, se puede revisar la extensión del archivo. Los archivos PDF regulares tienen la extensión «.pdf», mientras que los archivos PDF/A tienen la extensión «.pdfa». También se puede abrir el archivo en un lector de PDF y verificar si aparece alguna advertencia o mensaje sobre la conformidad con PDF/A.
Existen varias formas de crear un archivo en formato PDF, pero una de las más comunes es mediante el uso de un programa que permita guardar el documento en formato PDF. Por ejemplo, muchas aplicaciones de procesamiento de texto, como Microsoft Word o Google Docs, tienen la opción de guardar el archivo en formato PDF. También existen programas específicos para crear archivos PDF, como Adobe Acrobat o Nitro PDF. En general, para crear un archivo en formato PDF, se debe seleccionar la opción de «Guardar como» o «Exportar» y elegir el formato PDF en el menú desplegable de formatos disponibles.
Para usar archivos PDF en un celular, es necesario tener instalada una aplicación de lectura de PDF en el dispositivo móvil. Hay varias opciones disponibles en las tiendas de aplicaciones de cada sistema operativo, como Adobe Acrobat Reader, Foxit Reader y Google PDF Viewer. Al abrir la aplicación, se puede buscar el archivo PDF en la memoria del celular o descargarlo desde una fuente externa, como un correo electrónico o una página web. Una vez que el archivo está abierto, se puede navegar por sus páginas, hacer zoom, buscar palabras clave y realizar otras funciones dependiendo de las características de la aplicación de lectura de PDF utilizada.