Los archivos comprimidos son aquellos que han sido reducidos en tamaño para facilitar su almacenamiento y transferencia. Es importante saber si un archivo está comprimido o no, ya que esto puede afectar su uso y manejo. Para saber si un archivo está comprimido, se puede revisar su extensión. Los archivos comprimidos generalmente tienen extensiones como .zip, .rar, .7z, entre otras.
Las unidades documentales se clasifican en dos tipos: documentación administrativa y documentación técnica. La documentación administrativa incluye todos los documentos que tienen una relación con la gestión y administración de una entidad o empresa, mientras que la documentación técnica incluye los documentos que se utilizan para el desarrollo y construcción de proyectos, como planos y diseños.
El proceso de clasificación de documentos es la organización de los documentos en categorías específicas para facilitar su acceso y manejo. Para clasificar documentos, se deben establecer categorías y subcategorías según su contenido y uso. Esto permite una gestión más eficiente de los documentos y una mayor facilidad para encontrarlos.
Los fondos documentales son conjuntos de documentos que pertenecen a una entidad o persona. Estos se clasifican según su origen y contenido. Algunos ejemplos de fondos documentales son los archivos de empresas, instituciones gubernamentales, bibliotecas y museos.
Los tipos de archivos según el ciclo vital son aquellos que se clasifican según su importancia y utilidad a lo largo del tiempo. Los archivos activos son aquellos que se utilizan con frecuencia y son de gran importancia para el funcionamiento diario de una entidad o empresa. Los archivos semiacivos son aquellos que se utilizan con menos frecuencia, pero que aún son necesarios para el funcionamiento de la entidad. Los archivos inactivos son aquellos que ya no se utilizan con frecuencia, pero que aún son necesarios para mantener un registro histórico.
Los tipos de archivos administrativos incluyen los archivos de gestión, que son aquellos que se utilizan para la administración y gestión de una entidad o empresa. Los archivos de recursos humanos son aquellos que contienen información sobre el personal de la entidad. Los archivos financieros contienen información sobre la contabilidad y finanzas de la entidad, mientras que los archivos legales contienen documentos legales importantes para la entidad. En resumen, la clasificación de archivos y documentos es fundamental para su correcta gestión y acceso, lo que permite una mayor eficiencia y eficacia en el manejo de la información.
Los archivos se pueden clasificar según la organización del Estado en tres categorías principales: archivos públicos, archivos privados y archivos de gestión. Los archivos públicos son aquellos que pertenecen al Estado y son de acceso público, mientras que los archivos privados son propiedad de particulares y no están abiertos al público en general. Por último, los archivos de gestión son aquellos que se utilizan en la administración diaria del Estado y son de acceso restringido.
Las partes de un documento administrativo pueden variar según su propósito y contenido, pero generalmente incluyen un encabezado con información del remitente y destinatario, un cuerpo de texto con la información relevante y una despedida con la firma y cargo del remitente. También pueden incluir anexos o referencias adicionales según sea necesario.
Los documentos legales y administrativos tienen una estructura formal y protocolaria que varía según el tipo de documento y la legislación aplicable. Por lo general, incluyen encabezados con información relevante como el número de expediente, el nombre de la institución o entidad emisora, la fecha de emisión y el asunto al que se refiere el documento. También pueden contener secciones específicas como introducción, antecedentes, considerandos, resoluciones y anexos.