Google Calendar es una aplicación inteligente y dinámica con la que puedes configurar eventos, recordatorios y tareas para no olvidar tus compromisos más importantes. Google Calendar está disponible como versión de escritorio y como aplicación para Android e iOS, se puede sincronizar con Gmail y otras aplicaciones, y permite crear un grupo privado, corporativo o familiar para gestionar los eventos compartidos con todos los participantes. Aquí tienes una guía detallada de todas las características clave de Google Calendar.
Qué es Google Calendar y cómo funciona
Google Calendar es un servicio que permite mejorar la funcionalidad de las apps de Google sincronizando los datos de ciertos programas con el calendario interactivo. Se trata de una aplicación de última generación que permite gestionar las citas, las fechas importantes y las reservas de forma electrónica, recibiendo alertas y notificaciones en tiempo real para que nunca se olvide nada. La app está vinculada a tu cuenta de Google, por lo que cualquier usuario que utilice los servicios de la compañía de Mountain View puede integrar la funcionalidad de Google Calendar de forma gratuita.
De esta forma, puedes utilizar el servicio sin coste alguno, sincronizando tus fechas y plazos con tus compromisos en otras aplicaciones y programas de Google, incluido el servicio de correo electrónico Gmail. Por ejemplo, puedes crear un evento en Google Calendar, compartir tu calendario con tus contactos, importar y exportar datos a ordenadores y smartphones, gestionar recordatorios personalizados o invitar a personas y grupos a un evento.
Una de las funciones más interesantes es Gmail Calendar, un servicio gratuito que permite sincronizar Gmail con tu calendario de Google, permitiendo que la aplicación analice la información de tu bandeja de entrada. Esto le permite recibir alertas de las reservas que ha hecho, por ejemplo, para no olvidar los vuelos de avión, los viajes en tren y las estancias en hoteles. El sistema enviará un correo electrónico o una notificación recordando el compromiso, mostrando los datos principales del evento, como la posición geográfica en Google Maps o los detalles de la reserva.
Cómo crear una cuenta de Google Calendar
Google Calendar requiere una cuenta de Google para activarse, por lo que todas las personas que utilicen los servicios y aplicaciones de la compañía de Mountain View no necesitan registrarse, ya que basta con utilizar la cuenta de Google para aprovechar las funciones del calendario de Google. En concreto, existe una versión de escritorio disponible para PC, que se sincroniza con todos los programas en la nube y los instalados en tu terminal, o una app para dispositivos móviles, que se puede descargar de forma gratuita desde Google Play Store e iTunes.
Para utilizar Google Calendar desde el escritorio, basta con acceder a la web oficial en calendar.google.com, tras lo cual, si tienes una cuenta de Google, el programa abrirá directamente la pantalla de gestión del calendario. Si tienes una cuenta de Google, el programa abrirá directamente la pantalla de gestión del calendario. Desde los dispositivos móviles, en cambio, tienes que descargar la app, instalarla en tu dispositivo y sincronizarla automáticamente con el resto de tus aplicaciones. El servicio no requiere ningún coste adicional, pero es posible activar una cuenta de Google Calendar de pago.
Cómo configurar Google Calendar
Una vez descargada la app de Google Calendar, o tras iniciar sesión en la versión de escritorio, lo primero es realizar la configuración del programa. Todo lo que tienes que hacer es ir al portal en calendar.google.com, hacer clic en el símbolo del engranaje en la esquina superior derecha y seleccionar Configuración para abrir la pantalla de gestión de la aplicación. Aquí puedes personalizar tu calendario de Google, por ejemplo, eligiendo el idioma, el país, la fecha y el formato de la hora.
También puedes mostrar una segunda zona horaria, activar el reloj internacional y establecer la duración fija de las reuniones, de 15 a 120 minutos, pudiendo añadir notificaciones y alertas desde el móvil o sólo en el PC, silenciosas o sonoras. También es posible cambiar las opciones de visualización de las notificaciones, mostrándolas sólo los fines de semana, insertando eventos rechazados, reduciendo el brillo de las citas pasadas y definiendo los días a mostrar, desde un mínimo de 2 hasta un máximo de 4 semanas.
Por último, se puede activar el servicio de Calendario de Gmail, una opción de sincronización automática, con la que se pueden añadir todos los eventos comunicados por Gmail al calendario de Google, para recibir alertas sobre reservas, eventos y compromisos indicados en los correos electrónicos. Por ejemplo, la aplicación puede enviar una notificación para recordarle la salida de un vuelo, o mostrarle un mensaje para recordarle una visita con su médico. Un último ajuste son los atajos de teclado, que te permiten gestionar tu calendario de forma rápida y sencilla.
Cómo crear un evento en el calendario de Google
En la pantalla principal, Google Calendar muestra todas tus citas registradas, pero puedes añadir cualquier compromiso. Para crear un nuevo evento en el calendario, basta con hacer clic en la cuadrícula, según la fecha y hora deseadas, introducir el nombre de la nota y elegir si se trata de un evento, un recordatorio o una tarea. También se puede añadir una descripción del compromiso, invitar a un contacto y aplicar una ubicación geográfica con Google Maps, pulsando finalmente en Guardar para activar el recordatorio.
Además, se puede gestionar la configuración avanzada de Google Calendar creando un nuevo evento y seleccionando el elemento Más opciones. En este punto, la aplicación abrirá una pantalla para realizar una configuración detallada de la tarea, como activar las notificaciones o los avisos por correo electrónico, elegir el tiempo que falta para recibir el recordatorio, acertar con un color o una foto específica para el evento en cuestión, gestionar la lista de invitados o añadir una conferencia.
Con Google Calendar se pueden crear calendarios específicos para cada tema, por ejemplo, establecer una sección personal donde introducir todas las citas confidenciales, un calendario sólo para los cumpleaños, otro para los recordatorios, las tareas, los eventos deportivos y las vacaciones. Desde el menú de la izquierda, puedes añadir otros calendarios desde la pantalla principal o suscribirte al calendario de un contacto para estar al tanto de todos tus compromisos compartidos. Puedes ver todos los calendarios en los que participas, y activar o cancelar las suscripciones a través de la opción de explorar calendarios de interés en el lado izquierdo.
Calendario y Tareas de Google: cómo funcionan
Una función innovadora, introducida recientemente, te permite gestionar tu lista de tareas a través del servicio de Tareas de Google. Para activar el servicio, basta con entrar en la aplicación, pulsar el icono del lápiz en la esquina superior derecha y seleccionar Inicio, para introducir las tareas que se van a añadir al calendario de Google. Se trata de un acceso directo que permite crear eventos de forma rápida, estableciendo la tarea a registrar, introduciendo una fecha y hora, aplicando el tipo de alerta a recibir y posiblemente añadiendo una tarea secundaria.
Cómo compartir Google Calendar
Con esta aplicación puedes compartir tu calendario con amigos y familiares, para ver con otras personas tus citas de trabajo, compromisos escolares o cualquier otra actividad. Para ello, basta con crear un nuevo calendario o seleccionar uno ya existente, hacer clic en los tres puntos laterales y elegir Configuración y Compartir. En este punto puedes hacer público el calendario, solicitar un enlace para compartirlo con tus contactos o pulsar sobre el elemento Compartir con personas concretas para indicar una lista de contactos que pueden acceder al calendario seleccionado.
Para compartir un calendario con personas que no utilizan Google Calendar, la única solución es hacerlo público, activando la opción en la configuración. También puede crear grupos para compartir su calendario con todos los participantes y sincronizar los cambios en su agenda. Lo único que tienes que hacer es acceder a Grupos de Google en groups.google.com o descargar la app de Grupos de Google para dispositivos móviles, pulsar en Crear Grupo y configurar la lista de participantes y sus permisos, para después compartir tu calendario.
Cómo sincronizar Google Calendar con tablets y smartphones
El Calendario de Google se sincroniza automáticamente a través de un sistema de actualización en tiempo real, que permite ver los mismos eventos desde cualquier dispositivo conectado, PC, smartphone o tablet. De este modo, se puede acceder a la última versión del calendario desde cualquier dispositivo, para poder encontrar siempre la lista completa de citas y actividades guardadas. La sincronización está activa en cualquier dispositivo, solo hay que instalar la App de Google Calendar en Android e iOS y activar la aplicación.
Google Calendar Family: qué es y cómo funciona
Una innovadora función permite crear un calendario familiar, en el que cada miembro de la casa puede añadir eventos y actividades, para compartir información y gestionar citas, por ejemplo, delegar la recogida de la compra, o recordar a tu pareja que recoja a tu hijo de la fiesta de cumpleaños de un amigo. Para activar este servicio primero hay que crear una familia en Google, accediendo a la web families.google.com, donde se puede configurar un grupo de hasta 6 participantes.
Con los dispositivos móviles se puede descargar Google One, una aplicación que permite gestionar los grupos y las familias, de lo contrario sólo hay que acceder a través de la versión online. A continuación, tienes que abrir Google Calendar, crear un nuevo calendario y compartirlo con el grupo familiar, gestionando todas las funcionalidades dentro de la sección de Configuración. Para añadir un compromiso hay que acceder a la aplicación, pulsar en Crear un evento, seleccionar el nombre del calendario familiar, introducir el evento y guardarlo.
Google Calendar for Business: de qué se trata
Además del calendario familiar existe una versión empresarial, Google Calendar for Business, con la que se pueden crear y gestionar calendarios específicos para proyectos de equipo. Esta funcionalidad está incluida en el paquete GSuite by Google Cloud, un servicio que permite almacenar los archivos en los servidores de Google, de manera que toda la información y las actividades del calendario se pueden compartir en tiempo real. Se trata de un servicio de pago, pero es posible solicitar un periodo de prueba gratuito.
Google Calendar for Business se integra con varias aplicaciones, como Gmail, Google Drive, Hangouts y Sites, con soluciones y planes de precios desarrollados específicamente para cada necesidad, desde pequeñas empresas a autónomos, desde trabajadores remotos a grandes empresas. Con este programa se pueden programar reuniones, comprobar la disponibilidad de los compañeros y empleados que trabajan desde casa en tiempo real, acceder a ellos desde cualquier dispositivo, compartir recursos y publicar calendarios públicos en la web.