Las impresoras y los dispositivos multifuncionales no son en absoluto algo antiguo en las empresas. Todavía están muy lejos de la oficina sin papel. Sin embargo, su uso está cambiando hacia la gestión documental y el MPS como modelo de distribución.
La impresión, el escaneo y la copia forman parte de las tareas cotidianas en la mayoría de las empresas. Aunque se lleva hablando de la oficina sin papel desde hace unos 30 años, según Keith Kmetz, Vicepresidente del Programa de Soluciones de Imagen, Impresión y Documentos de IDC, todavía está muy lejos de hacerse realidad. Según el estudio Global Print Study 2025 de los investigadores de mercado Quocirca, el 64% de las empresas asumen que la impresión de documentos seguirá siendo crucial para sus operaciones comerciales en 2025. Como razones para ello, citan la necesidad de firmas físicas, así como las necesidades de proveedores, clientes y empleados que siguen prefiriendo el papel a la comunicación digital. Nuestra encuesta de panel de casas de sistemas y revendedores tampoco muestra un descenso serio en el volumen de impresión entre sus clientes, sino que en realidad ha aumentado para el 27% de los encuestados.
Las impresoras y los equipos multifunción como parte de una cadena de procesamiento digital
Sin embargo, el volumen de documentos escaneados e impresos disminuirá en los próximos años, mientras que al mismo tiempo crecerá la importancia de la gestión de documentos digitales de extremo a extremo. Los empleados más jóvenes, en particular, que forman parte de la "Generación Z" con un año de nacimiento a partir de 1995, ya han crecido con los dispositivos digitales. Imprimir documentos en lugar de revisarlos en un cuaderno o en un smartphone no forma parte de su forma de trabajar. La tendencia a trabajar con documentos digitales también está influenciada por el equipamiento de las empresas. Los puestos de trabajo con PC están equipados con monitores más grandes que hacen más cómoda la lectura en la pantalla. Con el creciente uso de tabletas, convertibles y pizarras digitales, los documentos en formato digital, como los escaneados en formato PDF, pueden leerse mejor y también editarse y anotarse.
Muchos fabricantes de impresoras y gran parte del canal ya registraron esta evolución hace años. Para ellos, las impresoras y, sobre todo, los dispositivos multifunción son sólo una parte de la cadena de procesamiento digital, que quieren cubrir lo más completamente posible. Según IDC, el número de equipos multifunción A4 en color vendidos en el tercer trimestre de 2019 aumentó un 10,8% interanual, superando por primera vez a los equipos multifunción A4 monocromo. Las impresoras de tinta en color A3 también aumentaron, mientras que en todos los demás segmentos disminuyó el número de unidades vendidas. Para el conjunto del mercado de Europa Occidental, IDC señala un descenso del 6,1% en términos de unidades vendidas; el mercado alemán se contrajo un 6% a un nivel similar. Sin embargo, el descenso se debe en parte a la atonía del mercado de consumo. Por ejemplo, el número de impresoras de inyección de tinta de consumo cayó un 4,3%, mientras que el número de impresoras de inyección de tinta para empresas sólo descendió un 3,7%.
Para algunos fabricantes y, sobre todo, para el canal, sin embargo, el descenso de las ventas de unidades no es una mala noticia. De hecho, el valor de los dispositivos vendidos aumentó un cinco por ciento, ya que se vendieron más dispositivos de mayor precio a clientes empresariales.
Las impresoras multifunción con funciones "inteligentes" son un componente clave para una mayor digitalización en la empresa. Para muchos fabricantes, los dispositivos se han convertido en una plataforma para aplicaciones que automatizan los pasos del trabajo. Pueden adquirirse como una aplicación ya preparada en las tiendas digitales de los fabricantes de impresoras o desarrollarse individualmente para los clientes. Los fabricantes suelen proporcionar a sus socios entornos de desarrollo para las aplicaciones. Este modelo de aplicación abre una fuente adicional de ingresos para los socios o desarrolladores de software independientes. Algunos fabricantes utilizan Android como plataforma para las aplicaciones, otros utilizan sus propios sistemas operativos como base. En general, los clientes esperan una mejor integración de los flujos de trabajo digitales y analógicos. La digitalización de documentos seguirá desempeñando un papel importante en 2025. Según el Estudio Global de Impresión 2025 de Quocirca, el 76% de las empresas encuestadas lo afirma.
Los servicios de impresión gestionados siguen creciendo
Como modelo de ventas, los MPS siguen ganando terreno. Las cifras más recientes sobre el mercado de MPS las proporciona el estudio Managed Print Services Landscape 2018 de Quocirca sobre el mercado empresarial global de MPS. Abarca el panorama de los MPS en empresas u organizaciones con más de 500 empleados. Para el mercado alemán, Quocirca señala un crecimiento más lento que en Estados Unidos, Francia y Gran Bretaña. Sin embargo, los presupuestos para MPS están aumentando en el 64% de las empresas. En general, se considera que el MPS es de gran importancia para la transformación digital
Hay una tendencia a dejar de lado los costosos servidores de impresión en la empresa, que requieren mucho mantenimiento, para pasar a soluciones en la nube con servidores de impresión virtuales. Algunos fabricantes y proveedores de servicios MPS ofrecen ofertas adecuadas. Son especialmente interesantes los modelos de nube híbrida, en los que el contenido a imprimir permanece dentro de la empresa por razones de seguridad y protección de datos y sólo el nivel de gestión se traslada a la nube pública. En general, con los servicios de impresión gestionados, la empresa de sistemas de apoyo o el proveedor de servicios MPS hace tiempo que no sólo garantiza el suministro de tóner o tinta y el mantenimiento de los dispositivos, sino que el servicio también incluye el apoyo en la implementación de la gestión de documentos y de la producción. De este modo, los proveedores de MPS que hasta ahora se han contentado principalmente con el mantenimiento del parque de dispositivos y el suministro de consumibles pueden contar con el apoyo de los fabricantes y distribuidores. Algunos distribuidores tienen sus propias ofertas de MPS para sus socios o trabajan con grandes proveedores de servicios de MPS.
Los servicios de impresión gestionados se encuentran entre los primeros modelos de venta basados en el consumo en TI, mucho antes de la nube y de nuevas formas de servicio como el PC o el servidor como servicio. Sin embargo, el negocio de los PSM no se desarrolló significativamente durante muchos años. Los proveedores de servicios se ocuparon principalmente de los trabajos de mantenimiento y de la instalación de consumibles. Sin embargo, a este modelo de servicio se le acaba el tiempo en los próximos años. Hay una tendencia a imprimir menos y el flujo de trabajo de los documentos se está desplazando hacia el mundo digital. Lo que se necesita ya no son llaves de hardware, sino especialistas en la gestión de documentos y productos digitales. Las pequeñas empresas, en particular, aún no han digitalizado sus procesos internos. Aquí es donde las empresas de sistemas y los proveedores de MPS pueden establecerse como consultores y proveedores de servicios. Los servicios de impresión gestionados en la nube son un componente clave aquí.
Los servicios de impresión gestionados desde la nube también pueden abrir nuevas oportunidades de negocio para el canal con los clientes de las pymes. Suelen estar interesados en seguir digitalizando sus negocios, pero no cuentan con un departamento de TI que pueda encargarse de ello. En este caso, una empresa de sistemas o un proveedor de MPS con los conocimientos necesarios puede desarrollar una solución adecuada junto con el cliente. Sin embargo, deben ser conscientes de que están tratando con interlocutores que a menudo no tienen un conocimiento profundo de las TI, especialmente en áreas como la gestión de documentos.
Las casas de sistemas como Bissinger o IT-Haus también han observado una tendencia hacia la reducción de los procesos basados en papel y una creciente importancia de las soluciones MPS basadas en la nube. Ambas empresas estuvieron dispuestas a darnos respuestas a las preguntas "¿Ve usted una tendencia hacia las oficinas sin papel entre sus clientes?" y "¿Qué importancia tienen para usted las soluciones MPS basadas en la nube?" Respuestas listadas aquí.
El tema de las oficinas sin papel
Estamos seguros de que los procesos empresariales con mucho papel disminuirán y cada vez más se mapearán digitalmente. Las ventajas son evidentes y las herramientas están ahí. Sin embargo, la oficina completamente sin papel aún tardará en llegar.
Soluciones de gestión de proyectos en la nube?
Como empresa de sistemas integrales, conocemos las estrategias de TI de nuestros clientes y podemos responder a la pregunta con un "muy importante". Cada vez son más las empresas que se centran en sus competencias básicas y externalizan las TI a la nube para aprovechar mejor los recursos y el capital. Esto también es cierto para MPS.
El tema de las oficinas sin papel
La demanda está definitivamente ahí. Apoyamos a nuestros clientes en el reconocimiento de los procesos en papel y ofrecemos posibilidades para sustituirlos por procesos digitales. Esto abarca desde el software de PDF, que permite firmar digitalmente los documentos, hasta el flujo de trabajo de documentos digitales completo con la conexión a los sistemas de gestión de documentos existentes o a SAP.
Soluciones de MPS en la nube?
Podemos ofrecer soluciones de MPS en la nube que cumplen los requisitos de seguridad de nuestros clientes y también son compatibles con la DSGVO. Por ejemplo, los usuarios pueden acceder a servicios en la nube como Office 365 directamente en el equipo multifunción para escanear e imprimir. Las colas también se pueden gestionar desde la nube. Aquí habrá mucho movimiento en los próximos años.
Seguridad y protección de datos
La protección contra ataques externos y la mejora de la protección de datos en la empresa son puntos que cada vez cobran más importancia para los clientes. En este caso, los informes de ataques exitosos a impresoras y equipos multifunción han causado inquietud entre los clientes. Dado que las impresoras, y especialmente los dispositivos multifuncionales, están equipados con procesadores cada vez más potentes y sistemas operativos más amplios, y además cuelgan en la red de la empresa, en los últimos años se han integrado a menudo en redes de bots o se han utilizado indebidamente para minar criptomonedas. Además, por supuesto, también pueden ser utilizados indebidamente como puerta de entrada al panorama informático interno de una empresa. En algunos casos, incluso la función de fax se ha utilizado con éxito como vehículo para los ataques digitales. Para evitar en lo posible estos ataques, los fabricantes han dotado a la actual generación de dispositivos de funciones de seguridad adicionales que, por ejemplo, reconocen los ataques, impiden la manipulación del firmware o garantizan las actualizaciones automáticas. La seguridad adicional la proporciona un proveedor de MPS fiable que se asegura de que el software de los dispositivos más antiguos esté actualizado. Con las soluciones MPS en la nube, el proveedor de servicios recibe una notificación de los ataques detectados en tiempo real y puede tomar medidas adicionales, así como alertar a sus contactos en la empresa. Sin embargo, la conexión a la nube de los dispositivos es, por supuesto, otro riesgo de seguridad que requiere medidas de protección adecuadas.
Para la protección de datos en la empresa, por ejemplo, las funciones "follow-me" garantizan que los documentos confidenciales no acaben desatendidos en la bandeja de almacenamiento. El trabajo de impresión sólo se inicia cuando el destinatario correcto se ha conectado al dispositivo con su contraseña o, más cómodamente, con una tarjeta inteligente, una etiqueta RFID o un smartphone. Hay soluciones especialmente sofisticadas que funcionan con la itinerancia: El trabajo de impresión sigue al usuario hasta el dispositivo de su elección. Esto también hace que las esperas en la impresora o en el MFP sean cosa del pasado. Otras cuestiones relacionadas con la protección de datos son la encriptación segura de los datos del disco duro interno del dispositivo y el borrado adecuado cuando se eliminan los dispositivos dados de baja.
Demanda de actualización de IA y Big Data
Los temas de análisis de Big Data y el uso de procesos de IA como el aprendizaje automático, el procesamiento del lenguaje natural (PLN) y la computación cognitiva, que en principio son posibles con la MSP basada en la nube, están todavía en sus inicios. Los dispositivos actuales están equipados con un gran número de sensores que, sin embargo, actualmente sólo se utilizan en su mayoría para el mantenimiento correctivo o el mantenimiento preventivo, es decir, el mantenimiento después de que se produzcan fallos o el mantenimiento planificado en función del uso individual de un dispositivo. Con el MPS en la nube también es posible, en principio, el mantenimiento predictivo, es decir, el mantenimiento predictivo basado en el análisis de datos de un gran número de dispositivos monitorizados.
Otros escenarios de uso son la defensa automática inteligente contra ataques, el control por voz de los dispositivos o también la optimización del uso del parque de dispositivos. Aquí, por ejemplo, un sistema inteligente puede ayudar al usuario durante la operación y evitar errores de impresión. Estas funciones se ofrecerán sin duda en los próximos meses o años. Presumiblemente, los fabricantes de impresoras cooperarán con los proveedores de la nube que ya cuentan con los servicios correspondientes en su cartera, que luego pueden adaptarse con relativa facilidad.
La sostenibilidad será cada vez más importante
La compatibilidad medioambiental y el consumo de energía de los dispositivos también crecerán en importancia en el futuro. En general, con una gestión documental bien planificada, se puede reducir considerablemente el número de impresiones en una empresa. Luego están los propios dispositivos. En este caso, los fabricantes de impresoras de inyección de tinta señalan el menor consumo de energía en comparación con los dispositivos con unidades de impresión láser o LED, en los que la unidad de fusor requiere mucha electricidad. Las impresoras de tinta con grandes depósitos en lugar de cartuchos convencionales reducen la cantidad de residuos producidos. Pero los fabricantes también han hecho mucho con los dispositivos láser y LED. Los cartuchos de tóner vacíos, por ejemplo, se recogen y, si es posible, se rellenan. El consumo de energía se ha reducido significativamente.