El tiempo es dinero. Si tienes datos en tiempo real, tienes una base válida para tomar decisiones. Especialmente cuando se trata de las finanzas de la empresa, es importante tener una visión rápida y completa de la situación. La gestión manual puede provocar retrasos y pérdidas.
A medida que aumenta el tamaño de la empresa, también lo hace la cantidad de datos que fluyen por ella. Si estos datos se gestionan manualmente, como sigue siendo habitual en la contabilidad, va en detrimento de la agilidad de la empresa. Por lo tanto, cada céntimo gastado en y para la empresa debe ser administrado e interpretado digitalmente. Y aún más: para tener una visión global de lo que ocurre en la empresa, se necesita una evaluación ad hoc de todos los gastos de la empresa en tiempo real. El reto está claro: ¿cómo consiguen las empresas convertirse en dueñas de sus datos y generar valor añadido para sus operaciones a partir de la información obtenida de ellos?
El mayor obstáculo: empezar
Las empresas necesitan una visión de 360º de sus gastos. Especialmente en tiempos difíciles, los gastos tienen más peso; hay menos espacio para la mala inversión o los costes evitables, como las suscripciones no utilizadas. Todos los gastos de la empresa deben ser comprensibles, interpretables y estar preparados visualmente, así como disponibles en tiempo real. Pero, ¿por dónde y, sobre todo, cómo empezar? Las soluciones SaaS ofrecen una baja barrera de entrada en este caso. Los paquetes de servicios pueden adaptarse a las necesidades de la empresa, y el mantenimiento y el cumplimiento de las normas se subcontratan en gran medida.
En el caso ideal, el paso más difícil ya se ha dado en este punto. Si las empresas invierten en herramientas digitales en la gestión del gasto, deben hacer que el control de los costes sea lo más sencillo posible. ¿Dónde se producen los costes innecesarios? ¿Dónde y cómo gastan el dinero los empleados o incluso departamentos enteros? ¿Qué comerciantes son los principales impulsores de los costes? ¿Vale la pena renegociar si es necesario? La aplicación digital adecuada no sólo es una poderosa herramienta de control: interpretada correctamente, los responsables de la toma de decisiones también pueden identificar oportunidades para la empresa. Aquí es donde entra en juego la facilidad de manejo y la preparación visual de datos complejos en pequeños trozos de comprensión. Los mejores datos son inútiles si sólo están disponibles dos semanas después o son incomprensibles para los responsables de la toma de decisiones. Existe un gran peligro de que los problemas se retrasen y no se aprovechen las oportunidades económicas. Esto se aplica no sólo a la gestión del gasto presentada aquí como ejemplo, sino a todos los ámbitos de la empresa.
Cómo hacer el cambio
1. Las tres E: reconocer - elicitar - aprovechar la oportunidad: Especialmente en tiempos difíciles, los responsables de la toma de decisiones quieren ver de cerca los gastos de la empresa. Entre otras cosas, porque las conclusiones erróneas, en tiempos de malestar empresarial, pueden tener consecuencias devastadoras para toda la empresa. Pero también para las empresas en fase de crecimiento es fundamental una visión global del gasto empresarial. Si los costes se registran en tiempo real y se ponen a disposición de los responsables de la toma de decisiones -procesados visualmente- en el momento, los tiempos de aprobación y las vías de toma de decisiones se acortan, lo que conlleva una mayor agilidad. Este enfoque puede llevarse aún más lejos: ¿qué pasaría si todos los empleados de la empresa tuvieran acceso a la información relevante para ellos en tiempo real? Las oportunidades se reconocerían, se provocarían y se aprovecharían ad hoc.
2. Fortalecer los equipos y la cultura corporativa con transparencia: No sólo los empleados en puestos directivos son los que toman las decisiones. Cada miembro del equipo toma decisiones para la empresa en su trabajo diario. Todos los gastos que realiza un empleado deben servir para el progreso de la empresa. En la contabilidad, todas estas microdecisiones convergen en partidas de gastos. Línea por línea, las hojas de Excel se llenan con las decisiones tomadas por los individuos: suscripciones, gastos, gastos en equipos de oficina o software. Si estos datos se procesan y retroalimentan a los equipos, surgen responsabilidades a partir de una información que, de otro modo, desaparecería en el departamento de contabilidad. Porque la información es mucho más que entradas en tablas de Excel: significa responsabilidad. Si la soberanía de la información se distribuye de unos pocos a muchos en el trabajo diario, este paso no sólo refuerza la empresa, sino que también capacita a los empleados para tomar más iniciativas. Los equipos no sólo son más ágiles, sino que también actúan con más responsabilidad personal. Por lo tanto, compartir la información de forma transparente significa confiar en los demás y trabajar juntos en el panorama general.
3. Todo a la vista - desde cualquier lugar: Cada vez es más evidente que el trabajo descentralizado -uno de los pilares fundamentales del Nuevo Trabajo- se está convirtiendo en una parte integral de nuestra nueva cultura laboral. Además, los dispositivos móviles y los teléfonos inteligentes forman cada vez más parte de nuestra vida laboral cotidiana. El empleado del futuro no sólo hace malabares con los datos sobre la marcha, sino que también los recibe en muchos canales. ¿Qué significan estas innovaciones para las empresas? ¿Cómo mantener la visión de conjunto en este mundo laboral recién definido cuando los empleados se desplazan tanto a distancia como a través de diferentes dispositivos técnicos y canales de comunicación? Especialmente en un entorno empresarial descentralizado, es aún más importante poner a disposición de todos los empleados datos visualizados en tiempo real. De este modo, todos permanecen en la imagen en el sentido más estricto de la palabra, a pesar de la separación espacial.