Los empleados que utilizan con frecuencia herramientas de colaboración social trabajan casi un 40% más eficientemente. También se dice que mejora la cultura corporativa digital, la satisfacción del cliente y la capacidad de innovación. Lo único que falta es la introducción de las herramientas.
Especialmente en tiempos de la crisis de la corona, no hay manera de evitar la colaboración social. Pero a menudo los trabajadores no disponen de las herramientas y dispositivos adecuados para trabajar desde casa. Aunque se han producido avances en los últimos años, el 60% de los trabajadores de primera línea, es decir, los empleados que están en contacto directo con los clientes o que trabajan en la fabricación, siguen considerando que es necesario mejorar considerablemente el equipamiento de su puesto de trabajo digital. Estas y otras conclusiones fueron obtenidas por la consultora de gestión y tecnología Campana & Schott junto con la Universidad Técnica de Darmstadt en el 5º Estudio Alemán de Colaboración Social. Para el estudio de este año, se preguntó a 1.079 empleados de la región DACH sobre sus experiencias con la colaboración en red.
Buenas razones para la colaboración social
La colaboración social se refiere a la cooperación de los empleados a través de los medios electrónicos e Internet. La ventaja evidente es que pueden trabajar juntos en un proyecto con independencia espacial y temporal. La información obtenida se comparte rápida y fácilmente, evitando así los silos de datos. No sólo es posible la creación de redes con un individuo o unos pocos colegas, sino también el intercambio de datos con toda la empresa en diferentes lugares. Los conocimientos y la experiencia pueden compartirse y las cuestiones organizativas pueden solucionarse con unos pocos clics.
La mejora de la cultura corporativa sigue siendo el objetivo más importante a conseguir a través de la colaboración social en 2020, con un 16%. La cooperación interdisciplinaria, la orientación a la innovación, así como la disposición al cambio y la afinidad por la tecnología son el centro de las empresas. El aumento de la satisfacción del cliente ha cobrado mayor relevancia este año. Este aspecto, que seguía ocupando el séptimo lugar en 2016, es ahora el segundo más importante, con un 15%.
Cambio de conciencia digital
Para lograr estos objetivos y aumentar la eficiencia del trabajo, los empleados deben aceptar y utilizar las herramientas de colaboración social, como el software de comunicación o de gestión de proyectos. Pero alrededor del 70% de las empresas no toman ninguna medida para la gestión del cambio. Sólo una cuarta parte de los empleados está satisfecha con el proceso de introducción de las herramientas. Sin embargo, se supone que las empresas con una gestión integral del cambio logran una mayor satisfacción y un aumento significativo de la eficiencia laboral. La principal conclusión del estudio es que los empleados que utilizan con frecuencia las herramientas de colaboración social trabajan con un 39% más de eficiencia. "Las empresas en las que la colaboración digital ya estaba establecida antes de la crisis tienen actualmente una ventaja", explica el Dr. Eric Schott, director general de Campana & Schott. "Pudieron cambiar su rutina diaria de trabajo muy rápidamente y con menos fricción. Todos los que ahora tienen que encontrar formas deberían aprender de las experiencias de los demás. Al hacerlo, pueden mejorar directamente una cosa en particular: la introducción prudente y comunicativamente bien apoyada de las herramientas, porque esto ha sido a menudo pobre hasta ahora."
Madurez creciente
Desde 2016, la puntuación de madurez de la colaboración social ha aumentado casi cada año. De los 3,48 puntos iniciales (sobre un máximo de 7 puntos) en 2016, se pasa a 4,08 puntos de valoración en 2020. Un nivel de madurez alto es un indicador de que las tecnologías digitales actuales se utilizan con frecuencia para la información y la comunicación. Con un nivel de madurez bajo, se utilizan en gran medida enfoques analógicos o tecnologías establecidas, como el correo electrónico. Basándose en esta tendencia de datos positivos, el estudio muestra que la colaboración en las empresas es cada vez más digital. "Que la introducción de herramientas de colaboración social tiene sentido para las empresas queda demostrado por la correlación entre la madurez de la colaboración social y la eficiencia laboral de los empleados", afirma Boris Ovcak, Director de Colaboración Social de Campana & Schott. "Un alto nivel de madurez está claramente asociado a una mayor eficiencia. Esta correlación se ha demostrado sistemáticamente en los últimos cinco años. Las empresas se benefician concretamente cuando los empleados utilizan las herramientas de colaboración social de forma intensiva."
Trabajadores de primera línea y de información
El nivel de madurez de los trabajadores de primera línea, con 3,77 puntos, es menor en general que el de los trabajadores de información, es decir, los empleados que trabajan principalmente en la oficina (4,20 puntos). Se dice que esto se debe principalmente a la falta de equipamiento: Según Campana & Schott, uno de cada seis trabajadores de primera línea carece de un dispositivo digital para acceder a las herramientas de colaboración social. Como resultado, se dice que son alrededor de un 26% más ineficientes que los colegas que pueden utilizar dichas herramientas. El 86% de los empleados que no tienen acceso a herramientas de colaboración social están insatisfechos con los equipos de su lugar de trabajo.
KI como abridor de puertas
En casi dos tercios de las empresas encuestadas, las herramientas de colaboración social se apoyan en métodos ágiles, especialmente Scrum, Kanban y Design Thinking. Casi el 70% opina que esto aumenta la eficacia de la comunicación de los empleados y que los proyectos pueden adaptarse más rápidamente. Los mayores obstáculos para el uso de la inteligencia artificial (IA), la inteligencia empresarial o las herramientas de análisis son la seguridad informática, la protección de los datos y la elevada complejidad de la tecnología. Así, casi tres cuartas partes de los participantes en la encuesta se abstienen de utilizar la IA.
Sin embargo, los participantes en el estudio ven escenarios de aplicación emergentes en el campo de la IA. Los chatbots, las aplicaciones de visión artificial y la traducción automática son cada vez más importantes. En consecuencia, en el futuro, las empresas verán principalmente soluciones de software inteligentes que prometen un alto beneficio con poco esfuerzo. El Prof. Dr. Peter Buxmann, titular de la Cátedra de Informática Empresarial de la Universidad Técnica de Darmstadt, también ve la importancia de la IA: "Los algoritmos en el campo de la IA van camino de convertirse en la tecnología básica del siglo XXI. Las aplicaciones de IA pueden suponer un ahorro de costes y de tiempo, pero también la toma de mejores decisiones"
En base al historial de datos, Campana & Schott registra un claro avance en la introducción y uso de las herramientas de colaboración social. Cada vez hay más iniciativas, al menos planificadas, y más a menudo ya iniciadas o completadas.