Dropbox es una de las mejores soluciones para almacenar tus archivos en la nube, guardando documentos, fotos y vídeos en un espacio seguro y siempre accesible. La compañía ofrece hasta 2 GB de forma gratuita, de lo contrario puedes activar uno de los planes de precios, con costes que comienzan en 8,25 euros al mes por 1 TB de espacio. Además de la posibilidad de guardar archivos en la nube, con Dropbox puedes aprovechar muchas funciones adicionales, para compartir recursos, editarlos, crear álbumes de fotos y presentaciones, gestionar proyectos online y sincronizar todos los dispositivos conectados.
Qué es Dropbox
Dropbox es un servicio de almacenamiento en la nube para particulares y empresas, que pone a disposición de los usuarios un sistema de alojamiento de archivos para guardar cualquier tipo de recurso en la nube. El servicio es operado por la empresa estadounidense Dropbox Inc., fundada en 2007 y ahora uno de los líderes mundiales en computación en la nube, junto con Google Drive, iCloud y Amazon Drive. Con Dropbox, puedes guardar tus archivos, incluyendo documentos, fotos, vídeos y software, en servidores externos, utilizar el servicio de sincronización automática y solicitar espacio privado en la nube.
En concreto, la compañía estadounidense ofrece un paquete gratuito, con el que puedes utilizar un espacio de almacenamiento de hasta 2GB, de lo contrario existen una serie de planes de precios de pago, para aumentar el espacio según tus necesidades privadas y profesionales. Dropbox cuenta actualmente con millones de clientes en todo el mundo, ofrece una interfaz gráfica en italiano, también ofrece muchas funciones innovadoras y, además de la página web oficial, también una nueva aplicación para dispositivos móviles, compatible con smartphones y tablets Android e iOS.
Cómo funciona Dropbox
Dropbox permite guardar archivos en la nube, subiéndolos a los servidores propiedad de la compañía estadounidense, para liberar espacio dentro de tu ordenador o dispositivo móvil. También permite sincronizar los archivos con otros programas, de modo que se puede gestionar el mismo recurso al mismo tiempo desde diferentes terminales. De este modo, un usuario puede guardar un vídeo en Dropbox, tras lo cual otra persona puede editar la película, mientras que otro usuario puede trabajar en el recurso más tarde, por ejemplo insertando subtítulos o utilizando el vídeo para campañas de marketing.
El intercambio de archivos permite operar a distancia de forma sencilla y eficiente, gestionar grupos de trabajo con ubicaciones en todo el mundo, y el servicio también está disponible en modo offline. También puede crear diferentes niveles de acceso, permitiendo a cada usuario ver sólo determinados recursos. Con Dropbox puedes evitar riesgos para tus documentos, ligados al robo o pérdida de terminales, y mantener tus archivos de trabajo a salvo porque en cualquier momento puedes simplemente solicitar una copia de la carpeta, gracias a un sistema de copia de seguridad automática.
Cómo usar Dropbox: descarga y crea una cuenta
Dropbox está disponible en dos modalidades, la versión de escritorio para conectarse a través del PC o la aplicación móvil, para utilizar las funciones de almacenamiento en la nube desde cualquier dispositivo Android e iOS. Para empezar a utilizar el servicio hay que ir a la web oficial, registrarse en Dropbox introduciendo el nombre y los apellidos, la dirección de correo electrónico y una contraseña de seguridad, o bien seleccionar la opción rápida Sign up with Google, que permite registrarse a través de la cuenta de Google.
A continuación, hay que verificar la dirección de correo electrónico haciendo clic en el enlace del mensaje automático que se recibe en la bandeja de entrada y, por último, descargar Dropbox. Por último, sólo hay que volver al portal y desplazarse por la página principal, haciendo clic en el elemento de la versión de escritorio en la parte inferior izquierda para descargar el archivo.exe, iniciando la instalación y siguiendo el asistente paso a paso. En este punto puedes gestionar tus recursos desde tu PC, para subir, compartir y editar archivos incluso sin conexión.
De lo contrario, sólo tienes que ir al portal oficial de Dropbox, iniciar sesión con tus credenciales y utilizar el modo online. En cambio, para utilizar el servicio desde tu dispositivo móvil tienes que descargar la App de Dropbox, descargándola desde Google Play Store para smartphones y tablets Android, o desde iTunes para iPhone, iPad y iPod Touch iOS. Alternativamente, puedes descargar la aplicación desde la página web de Dropbox, haciendo clic en el ítem App Móvil en la parte inferior izquierda e introduciendo tu número de teléfono, para recibir el enlace de descarga vía SMS, o tu dirección de correo electrónico para obtener el enlace por email.
Cómo subir archivos a Dropbox
Subir un archivo a Dropbox es realmente sencillo, de hecho sólo tienes que acceder a tu cuenta, abriendo el programa instalado en tu PC o utilizando la versión online de escritorio, y entrar en la interfaz de gestión de recursos. Aquí puedes ver todos los archivos en los que has trabajado, los archivos eliminados, las carpetas y los recursos compartidos con otros usuarios. Para subir un archivo a Dropbox, basta con pulsar la opción Subir archivo de la derecha, seleccionar el documento, la foto o el vídeo y confirmar la operación.
En este punto, se puede editar el archivo, basta con pulsar el icono del ojo de la derecha para acceder a la pantalla de edición, en la que se pueden introducir comentarios, resaltar una parte del recurso, hacer zoom, imprimir el documento, ver información, ver las actividades realizadas por otros usuarios o descargar el archivo. Del mismo modo, también puedes crear carpetas dentro de Dropbox, para organizar tus archivos en categorías. Para ello, hay que pulsar en Nueva Carpeta, elegir un nombre y entrar en el modo de acceso, dejando la carpeta privada o añadiendo a personas concretas.
Cómo compartir archivos y carpetas en Dropbox
Una de las características más interesantes de Dropbox es la de compartir archivos y carpetas, una operación que se realiza mediante el envío de enlaces especiales, que permiten a otros usuarios ver los recursos. También en este caso sólo tienes que acceder al programa instalado en tu PC, o ir al portal de Dropbox y entrar en tu área privada de trabajo. Entonces sólo hay que seleccionar un recurso, insertando el tick azul en el recuadro lateral, hacer clic en los tres puntos a la derecha del nombre del archivo y elegir la opción Compartir.
Con Dropbox se pueden compartir también carpetas enteras, haciendo clic en Compartir a la derecha del archivo, insertando la dirección de correo electrónico del destinatario, añadiendo un mensaje y eligiendo Crear enlace. El otro usuario recibirá un correo electrónico de Dropbox, con un enlace para acceder al recurso, que podrá modificar o sólo ver según el tipo de permiso establecido. Además, se pueden crear carpetas compartidas, para gestionar un proyecto online con otras personas, especificando los contactos que podrán acceder automáticamente.
Cómo sincronizar Dropbox con tu PC
Una característica muy importante de Dropbox es la sincronización de archivos, una opción que permite actualizar todos los cambios realizados en tiempo real, actualizando los servidores del servicio de computación en la nube. Normalmente esto se hace de forma automática, por lo que cada vez que se realiza una operación en un archivo o carpeta, tras guardar el cambio el sistema actualiza inmediatamente los recursos en la nube. De este modo, cualquier usuario puede acceder inmediatamente a la última versión del archivo, evitando ver recursos obsoletos.
Para agilizar aún más este servicio puedes activar la sincronización LAN, que permite a Dropbox encontrar archivos incluso cuando están en una red local. Para utilizar esta función, debes descargar el programa Dropbox en tu PC, autorizando el firewall de Windows para que no bloquee el software. La única autorización necesaria es el acceso a TCP y UDP en el puerto 17500, por lo que basta con comprobar que estas dos configuraciones están habilitadas.
La sincronización se realiza automáticamente con cualquier dispositivo, por lo que no sólo desde un PC sino también desde smartphones y tablets. Al trabajar con un archivo en modo offline, es decir, sin conexión a Internet, es posible que encuentres recursos antiguos, pero el sistema siempre te notificará si hay un archivo actualizado. En algunos casos, sin embargo, pueden aparecer mensajes de error, por ejemplo si el recurso está en uso en ese momento, si no hay suficiente espacio disponible en Dropbox, si faltan los permisos necesarios o si no hay conexión a Internet.
Almacenamiento, gestión y uso compartido de fotos en Dropbox
Con Dropbox se pueden crear álbumes de fotos en la nube, para guardar en el espacio de almacenamiento todas las tomas más importantes. De este modo, tus fotos estarán siempre a salvo, no ocuparán espacio en la memoria de tu teléfono o PC, y podrás editarlas y compartirlas con tus contactos. Para crear un álbum con Dropbox sólo hay que ir a la página oficial, acceder a la zona privada introduciendo las credenciales, pulsar en Nueva carpeta del menú de la derecha, elegir un nombre y subir las fotos o una carpeta entera de imágenes.
Después se puede compartir el álbum, activando la opción Carpeta compartida o pulsando en Compartir un enlace, para enviar por correo electrónico el enlace de la carpeta a otra persona. Para ver las fotos puedes seguir una ruta alternativa, a través de la función de Vista de Galería, que también se encuentra dentro de la pantalla principal de la cuenta de Dropbox. El servicio admite varios tipos de archivos, como JPEG, RAW, PNG, pero también vídeos, PDF y otros archivos creados con el paquete Office de Adobe o Microsoft.
Aplicaciones de Dropbox para Android e iOS
Además de la versión de escritorio para PC, Dropbox también pone a disposición de los usuarios una aplicación para dispositivos móviles, compatible con smartphones y tabletas Android o iPhone, iPad e iPod Touch iOS. La app puede descargarse de forma gratuita en Google Play Store e iTunes, si no, basta con entrar en el portal de Dropbox y pulsar en el elemento App para móviles, en la parte inferior de la pantalla principal, eligiendo si se recibe el enlace de descarga por SMS o por correo electrónico.
La aplicación permite aprovechar todas las funcionalidades de la versión para el PC, también se pueden subir fotos y archivos utilizando las aplicaciones nativas del dispositivo. Desde Android solo hay que abrir la aplicación de Dropbox, ir a los ajustes, tocar en Activar subidas de cámara y seleccionar Permitir, mientras que desde iOS hay que ir al menú principal de la aplicación, tocar en Subidas de cámara y establecer las opciones Activar y Subir. Con la aplicación de Dropbox, también puedes escanear documentos y recibos con la cámara de tu teléfono y subirlos directamente a la nube de Dropbox.
Características adicionales de Dropbox
Además de la posibilidad de almacenar archivos en la nube, Dropbox proporciona a los usuarios muchas otras características. Por ejemplo, puedes utilizar el programa Dropbox Paper, un espacio de trabajo en línea que te permite gestionar proyectos digitales con otros usuarios en modo compartido en tiempo real, para celebrar reuniones, encuentros y hacer un seguimiento de las actividades del grupo. Dentro de la plataforma se pueden enviar mensajes, intercambiar archivos y recursos, invitar a contactos y mostrar documentos a otros usuarios.
Otra característica es Dropbox Showcase, un servicio de edición avanzado, que permite personalizar los archivos en línea a través del sistema de almacenamiento en la nube. Puedes crear diseños profesionales, insertar leyendas e información, compartir archivos y crear vistas previas, poniéndolas a disposición de otros usuarios de la comunidad de Dropbox. De esta forma, puedes obtener feedback en poco tiempo, para tantear el interés de la gente u obtener comentarios sobre una presentación empresarial, para mejorarla antes de la comunicación oficial.
Cuánto cuesta Dropbox: los planes de precios
Dropbox tiene varios planes de precios, pero puedes registrarte de forma gratuita, disfrutando del servicio de almacenamiento en la nube sin pagar nada, obteniendo un espacio de almacenamiento de hasta 2 GB. Para aumentar esto, puedes suscribirte a una de las suscripciones de pago, eligiendo entre dos opciones para usuarios individuales y dos planes para grupos y empresas. Para cada solución se puede obtener un periodo de prueba de 15 días, para probar el servicio y luego decidir si se confirma o se cancela la suscripción.
En el primer caso se puede solicitar el perfil Dropbox Plus, que por 8,25 euros al mes ofrece hasta 1 TB de espacio de almacenamiento, historial de 30 días, eliminación automática de archivos en caso de robo o pérdida de los dispositivos conectados, autenticación de dos factores, integración con el paquete Office 365 y asistencia prioritaria por correo electrónico. Como alternativa, es posible activar el plan Dropbox Professional por 16,58 euros al mes, que incluye todas las funciones de la opción anterior, además de soporte por chat, acceso al servicio Dropbox Showcase, control de seguridad de los enlaces compartidos, historial de 120 días y hasta 2 TB de espacio en la nube.
En cuanto a los planes de precios para equipos y empresas, Dropbox ofrece dos soluciones: la opción Standard y la Advanced. La opción Standard requiere un pago de 12,5 euros al mes por usuario registrado, y ofrece todos los servicios de Dropbox Professional más el programa de gestión de grupos, la consola de administración y hasta 3 TB de espacio de almacenamiento. La versión avanzada también incluye espacio ilimitado en la nube, un sistema de aprobación de dispositivos conectados, un programa de supervisión y asistencia telefónica, con un coste de 20 euros por usuario.