Una casa de sistemas pide mercancías al distribuidor en nombre de su cliente. Lo ideal es que el cliente pague sin problemas. Pero, ¿quién es el responsable si el pedido no va tan bien? Normalmente, paga la persona que hizo el pedido -aunque estuviera a nombre de un tercero.
En el trabajo diario, a menudo se pide algo para un tercero, ya sea material de oficina para la empresa en la que se trabaja o productos para un cliente. Normalmente, a la factura le sigue el pago, con lo que la transacción comercial se da por finalizada. Sin embargo, a veces se objetan defectos, se discute la recepción de la mercancía o incluso se alega que la mercancía no fue pedida en absoluto. ¿Quién es responsable en este caso?
En principio, quien manda también paga. Por lo tanto, es importante tener cuidado ya al aceptar el pedido. "Si el pedido se realiza en calidad de mensajero o representante de un tercero, la reclamación es contra el tercero, y entonces la factura debe emitirse también a este tercero. En el mejor de los casos, la factura también la paga el tercero", explica Bernd Drumann, director general de Bremer Inkasso. "Como contratista, sin embargo, no hay que tener miedo de comprobar la autorización incluso con clientes de larga data o de hacerla presentar y copiar, de pedir los datos pertinentes tanto del ordenante como del tercero y de tener un cuidado muy especial con la documentación si la dirección del pedido y la de la factura son diferentes."
Por eso es importante el poder notarial, con el que se puede demostrar la autorización de un pedido. Este documento deja claro que el emisor debe pagar la factura. Si falta dicha prueba, la persona que hace el pedido deberá pagar los bienes o servicios. Según el artículo 179 del BGB (Código Civil alemán), es responsable como agente sin poder de cumplimiento o compensación.
Ahora sucede que el destinatario de la factura debe ser sustituido posteriormente. Se trata de un mero gesto de buena voluntad, como explica Drumann: "Si un empresario emite una factura a la parte contratante y ésta le informa, tras recibirla, de que, sin embargo, debe emitirla a un tercero, el empresario no está obligado a cumplirla. Al fin y al cabo, el pedido no se hizo a nombre del tercero. Si, a pesar de todo, el empresario accede al requerimiento y el tercero no paga, el empresario puede dirigirse a su socio contractual". Drumann recomienda que, en caso de que se realice dicho cambio, la factura vaya acompañada de una carta de presentación en la que se indique que la factura se ha reemitido según lo solicitado.
Empleado de la empresa sin autorización
¿Qué ocurre si un empleado de la empresa realiza un pedido de mercancías sin autorización? Si un trabajador encarga bienes sin estar autorizado para ello -es decir, como agente sin poder de representación-, la eficacia de la celebración del contrato depende de la autorización de la empresa para la que realiza el pedido. Mientras no se dé la autorización, el contrato queda pendiente de ejecución.
"Por cierto, la autorización también la puede solicitar el contratista a su representado", explica el director general. "Si éste no da su aprobación, el contratista puede exigir al trabajador el cumplimiento del contrato o una indemnización de acuerdo con el artículo 179 del Código Civil alemán (BGB). Sin embargo, el apartado 2 del artículo 179 del BGB restringe que dicho empleado, si no sabía que no tenía poder de representación, sólo tiene que indemnizar el daño causado por la confianza. Se trata de los daños causados por el hecho de que el contratista haya confiado en el poder de representación existente del trabajador. Pero entonces no se puede reclamar al trabajador el cumplimiento del contrato."
El inquilino encarga a un obrero para el propietario de la vivienda
Ahora hay que realizar una reparación en el espacio de la oficina alquilada. No es raro que el inquilino encargue al obrero de su propiedad en un caso así.
El primer problema en este caso puede ser que el inquilino no haya acordado la reparación con el propietario y éste se niegue posteriormente a pagar la factura. En este caso, el propietario puede alegar que el inquilino ha sido el culpable de los daños o que el contrato de arrendamiento estipula que los costes deben ser asumidos por el inquilino.
"Si en el momento de encargar la reparación ya está claro que se trata de una vivienda alquilada y que el inquilino encarga los trabajos, el comerciante debe consultar en cualquier caso al propietario del edificio, al menos si el inquilino afirma que actúa en nombre del propietario, es decir, que la factura debe hacerse a nombre del propietario", dice Drumann. "Si está claro que el arrendador correrá con los gastos, sería deseable que lo confirmara por escrito, por ejemplo, por correo electrónico. Los datos respectivos del inquilino y del propietario deben estar documentados con precisión en la hoja de trabajo. Y si los costes se han discutido por teléfono, esto también debe quedar documentado en la hoja de trabajo. Lo mismo ocurre si se trata de una empresa de gestión inmobiliaria. El destinatario correcto de la factura debe conocerse siempre con precisión por adelantado y confirmarse por escrito."
Deficiencias
Pero, ¿qué ocurre si hay deficiencias a subsanar en la mercancía pedida por cuenta de un tercero? Aquí, por supuesto, el contratista ya no puede recurrir al agente.
"Como regla general, si se reclama un defecto incluso antes de la emisión de la factura, es aconsejable comprobarlo primero y, si es necesario, rectificarlo o rechazarlo. Nunca es aconsejable limitarse a enviar la factura a la parte contratante cuando se ha planteado una reclamación sin haber comprobado los hechos. Una vez resuelto el asunto, se puede enviar la factura a la parte contratante", dice Drumann.
La conclusión es que no hay que preocuparse por ofender al cliente haciendo demasiadas preguntas, solicitando poderes escritos o incluso pidiendo datos personales. Si se rechaza una información importante, se recomienda precaución.