El reparto de escritorios se refiere a una forma de organización del trabajo en la que hay menos puestos de trabajo o escritorios en una oficina -de cualquier tipo- que empleados. Son libres de elegir su propio escritorio cada día.
El escritorio compartido también se conoce como escritorio compartido, oficina flexible, cualquier escritorio o hot desking. El principio de este reparto se remonta a una costumbre de la marina. Especialmente en los submarinos, varios marineros comparten una cama o litera debido al limitado espacio disponible. Los que no están de guardia o de servicio pueden dormir allí.
El concepto fue adoptado por primera vez en el segmento empresarial por las prometedoras empresas tecnológicas de Silicon Valley y ahora también ha llegado a las corporaciones alemanas. Detrás está la constatación de que muchos puestos de trabajo suelen estar desocupados porque los usuarios están en una reunión, en el campo, de viaje de negocios o de vacaciones. Se calcula que en Alemania las ausencias en los escritorios suponen alrededor del 30% del tiempo total de trabajo.
Ventajas del reparto de escritorios
El reparto de escritorios tiene ventajas tanto para los empresarios como para los empleados. Los empresarios pueden reducir significativamente sus costes de alquiler, inversiones en equipos de oficina, limpieza y costes energéticos. Se puede ahorrar entre un 10 y un 20 por ciento en espacio, y hasta un tercio en energía para electricidad y calefacción.
Los empleados también pueden beneficiarse, siempre que tengan un fuerte sentido de la autoorganización en el trabajo y gocen de la confianza de sus jefes. La flexibilidad permite el mencionado ahorro y puede ayudar a asegurar el empleo a largo plazo. Además, se tiene la oportunidad de conocer mejor a más compañeros de la propia empresa y sus métodos de trabajo, lo que también conlleva un aumento de la productividad a largo plazo.
Desventajas del reparto de escritorios
El reparto de escritorios, sin embargo, no es adecuado para todas las empresas y también puede tener efectos negativos en los empleados. Por ejemplo, los flujos de trabajo deben digitalizarse al máximo para garantizar la eficiencia. Los empleados que tienen que recurrir constantemente a los documentos en papel perderían demasiado tiempo y se volverían menos productivos si, por ejemplo, tuvieran que ir de su mesa, que cambia constantemente, al mismo archivador una y otra vez.
Los empleados que son más introvertidos y reservados pueden tener problemas si entran constantemente en contacto con nuevos compañeros o también si ya no se les permite decorar sus mesas con objetos personales, como una foto de familia, o equiparlas con su propia caja de lápices. Hay empresas que han abandonado el experimento del desk sharing después de sólo una semana debido a sus malas experiencias y han vuelto a su antigua forma de trabajar.