Cómo mantener pequeño el archivo PST archivando su correo anterior

A medida que crece la pila de correo que guarda en Outlook, también aumenta el tiempo que le toma a Outlook hacer lo que usted quiere que haga. Se avecina el límite de tamaño del archivo PST. (El archivo PST o "Carpetas personales", por supuesto, es donde Outlook guarda todos sus datos, incluidos calendarios, contactos y correos electrónicos).

Las instrucciones de este artículo se aplican a Outlook para Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013 y Outlook 2010.

Un archivo PST pequeño es un archivo PST rápido

De cualquier manera, vale la pena mantener el tamaño de su archivo PST principal pequeño y manejable. Puede hacer que Outlook haga algo de eso usando Autoarchivar. O divide sus mensajes entre más archivos PST, que pueden ser sencillos y rápidos.

Archive el correo antiguo en Outlook y mantenga el archivo PST pequeño

Para crear un archivo de mensajes antiguos en Outlook separado del archivo PST que usa todos los días:

  1. Seleccionar Envíe el y elige Información.

  2. Seleccionar Configuración de la cuenta y elige Configuración de la cuenta del menú. Se abrirá la ventana Configuración de la cuenta.

  3. Seleccione el botón Archivo de datos lengüeta.

  4. Seleccionar Añadir. Se abrirá el cuadro de diálogo Nuevo archivo de datos de Outlook.

  5. Seleccionar Archivo de datos de Outlook y elige OK.

  6. Introduzca el nombre del archivo en Nombre de archivo y seleccione la ubicación donde desea guardar el archivo.

  7. Seleccionar OK y cierra la ventana.

Mover correo al archivo

Para completar su archivo PST recién creado, arrastre y suelte carpetas enteras en la carpeta raíz que aparece debajo Carpetas de correo. Esto es útil si ya tiene un Archivos carpeta que contiene, digamos, todo el correo del año pasado. Simplemente colóquelo en el archivo PST.

Alternativamente, para archivar elementos individuales:

  1. Haga clic con el botón derecho en la carpeta raíz que lleva el nombre de su archivo PST en Carpetas de correo.

  2. Seleccionar nueva carpeta en el menú.

  3. Escriba el nombre de la carpeta deseada.

    Asegurarse Artículos de correo y correos se selecciona bajo La carpeta contiene si desea archivar correos electrónicos. Para archivar otros elementos, elija la categoría adecuada.

  4. Arrastre y suelte correos electrónicos individuales o grupales en la carpeta recién creada.

  5. Para mover todo el correo anterior a una fecha determinada en una carpeta (o carpetas anidadas), seleccione Envíe el > Información.

  6. Seleccionar Las herramientas y elige Limpieza de buzón.

  7. Seleccionar Archivo automático del menú que ha aparecido.

Cierre el archivo PST de archivo

Una vez que haya archivado todos los elementos, puede cerrar el archivo PST en Outlook:

  1. Haga clic con el botón derecho en la carpeta raíz de su archivo PST en Carpetas de correo.

  2. Seleccionar Cerrar "___" en el menú.

Acceder al correo desde un archivo PST cerrado

Para recuperar mensajes de un archivo PST que ha cerrado:

  1. Seleccione el botón Envíe el pestaña y elegir Abrir y Exportar.

  2. qué Abrir archivo de datos de Outlook.

  3. El archivo PST y sus carpetas aparecerán bajo Carpetas de correo, Listo para la acción.