Cómo conectar Microsoft Excel a un servidor SQL

Las hojas de cálculo de Excel suelen contener información estática. Con una conexión a un servidor SQL, los datos permanecen actualizados cuando trabaja con una base de datos back-end. Es sencillo configurar una hoja de cálculo de Excel con una conexión a una base de datos SQL existente.

Las instrucciones de este artículo se aplican a Excel 2019, Excel 2016 y Excel para Microsoft 365.

Conectar Excel a una base de datos de SQL Server

Debe tener un vínculo válido a un servidor SQL para conectarse con Excel.

  1. Recopile la información necesaria para configurar la conexión de Excel a SQL Server:

    • Nombre del servidor SQL
    • Nombre de base de datos
    • Tabla o vista
  2. Abra Excel y cree un nuevo libro de trabajo.

  3. Dirígete a Fecha de la cita y seleccionar Obtener datos > Desde la base de datos> Desde la base de datos de SQL Server. Esta opción abre el Conectarse al servidor de la base de datos caja de diálogo.

  4. Escriba el Nombre del servidor. Especifique opciones avanzadas, incluido un nombre de base de datos específico, luego seleccione OK.

  5. La siguiente pantalla ofrece tres opciones de autenticación, según las opciones de la barra lateral derecha. En la mayoría de los casos, seleccione el Windows pestaña luego seleccione el botón de radio para Usar mis credenciales actuales. Seleccionar Conectar.

    Si el administrador de la base de datos proporcionó un nombre de usuario y una contraseña, seleccione Utilice el siguiente nombre de usuario y contraseña para ingresar las credenciales proporcionadas.

  6. Desde el navegador, elija un objeto específico, luego seleccione Carga desde la parte inferior de la pantalla.

  7. El asistente sale y muestra el contenido del objeto de base de datos seleccionado.

Lo bueno de estas técnicas es que su usuario tiene acceso a los datos actuales siempre que los necesite. Mientras los datos se guardan en la hoja de cálculo, existe una conexión a la base de datos SQL. Siempre que desee actualizar la hoja de cálculo, haga clic con el botón derecho en algún lugar de la tabla y seleccione MesaY seleccione Refrescar.

Verifique la cantidad de registros que hay en la tabla o vista a la que se está conectando. Si la tabla tiene un millón de registros, es posible que desee filtrarlos. Lo último que desea hacer es colgar SQL Server.

En la sección que pone Propiedades de conexión cuadro de diálogo, hay una opción llamada Actualizar datos al abrir el archivo. Considere marcar esta opción. Cuando esta opción está marcada, el usuario siempre tendrá un nuevo conjunto de datos al abrir la hoja de cálculo de Excel.